Fachbeitrag von Alexander Nowak, Mitarbeiter der troii Software GmbH:
Uns geht es allen gleich: wir haben zu wenig Zeit, zu wenig Geld, verrechnen unseren Kunden viel zu wenig und die Dokumentation unserer Projektzeiten passiert entweder gar nicht oder auf viel zu vielen Zetteln. Hier kommt heute die Erklärung, wie man die Zeiterfassung richtig angeht und damit Zeit und Geld sparen kann.
Verschenken Sie keine Zeit mit Stundenzetteln
Wer kennt sie nicht, die ausgedruckten Raster mit den Spaltenbezeichnungen “von”, “bis”, “Kunde”, “Tätigkeit”. So oder so ähnlich ist jeder Stundenzettel aufgebaut. Zusätzlich zu diesem System gibt es meistens auch noch eine Anwesenheitsliste, in die man täglich seine Arbeitszeiten und Pausen einträgt.
Ich war lange als Grafiker in verschiedenen Agenturen beschäftigt und ich habe meine Arbeit immer mit viel Enthusiasmus erledigt. Wären da nicht diese Stundenzettel oder – mindestens genauso schlimm – Excel Tabellen gewesen.
Auch als ich mein eigenes Unternehmen hatte, tat ich mich nicht leichter mit der Zeitaufzeichnung. Ich fühlte mich ständig unterbrochen und in meinem Arbeitsfluss gestört. Dieses System funktionierte einfach nicht.
An manchen Tagen führte ich lange Telefonate mit meinen Kunden, obwohl ich gerade am Projekt eines anderen Kunden arbeitete.
Am Ende des Tages war dann nur einen Bruchteil meiner Arbeitszeit erfasst. “Das merke ich mir schon bis morgen.”, dachte ich mir – ich habe es mir natürlich nicht gemerkt. Am nächsten Tag hatte ich keine Ahnung mehr, was ich in meine Zeitaufzeichnung schreiben und wem ich was verrechnen sollte.
Ich verschenkte also viele Stunden, die ich eigentlich hätte verrechnen können.
Zeigen Sie Ihrem Kunden gegenüber Transparenz
Nehmen wir an, Sie arbeiten gerade an einem Projekt für ihren größten Kunden Macroforce GmbH. Nach zwei Wochen möchte Macroforce einen Überblick über die bereits erledigten Aufgaben und wieviel Zeit bzw. Budget für dieses Projekt noch zur Verfügung steht.
Sie werfen also einen Blick in Ihr Zeiterfassungssystem, exportieren dort alle Arbeitszeiten, die Sie bisher für dieses Projekt erfasst haben und senden Ihrem Kunden diesen Bericht.
Wenn Ihr Kunde sieht, wie gut Sie das Projektbudget und Ihre Arbeitszeiten im Griff haben, wird er begeistert sein und gerne wieder mit Ihnen arbeiten.
“Können Sie das noch ändern?”
“Uns würde es besser gefallen, wenn […]”
“Ich hätte noch eine kleine Bitte […]”
Wer kennt diese Fragen nicht? Daran gibt es auch nichts auszusetzen, wenn Sie wissen, ob die geforderten Änderungen noch im Zeitrahmen und somit im Budget des Projekts liegen. Es ist wesentlich einfacher zu argumentieren, wenn Sie Ihre Arbeitszeit dokumentiert und jederzeit griffbereit haben.
Optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse mit internen und externen Mitarbeitern
Wenn Sie häufig bei Ihrer Arbeit unterbrochen werden, haben Sie am Ende des Tages wenig produktive Zeit am Stück geschafft.
Sie bekommen einen neuen Auftrag und nehmen sich vor, sich eine Stunde der Projektplanung zu widmen. Sie setzen sich an den Schreibtisch und brauchen schon einmal mindestens 15 Minuten, um sich in diese neue Aufgabe einzuarbeiten.
Sie werden von 2 Anrufen unterbrochen, die beide ca. 5 Minuten dauern und brauchen nach jedem Anruf wieder 5 Minuten, um sich in das Projekt hineinzuversetzen.
Ihren Mitarbeitern geht es nicht anders, aber gerade den Workflow von Freelancern und Remote Mitarbeitern, die nicht im eigenen Büro sitzen, bekommt man nicht mit.
Über eine professionelle Zeiterfassung können Sie diese Unterbrechungen exakt feststellen und so Ihre Workflows optimieren.
Was muss eine professionelle Zeiterfassung können?
“Eine Zeiterfassung ist nur sinnvoll”, sagt Mario Breid von timr Zeiterfassung, “ wenn sie mich nicht in meinem Workflow unterbricht, wenn sie meine Arbeitszeiten unmittelbar – also sofort und auf Knopfdruck – aufzeichnet und das immer und überall – online, wie offline”
Mit timr erfassen Sie Ihre Arbeits- und Projektzeit immer und überall. Am Schreibtisch im Browser, unterwegs mit der App für iPhone, Android, Blackberry und Windows Phone. Für die mobile Zeiterfassung mit timr ist es egal, ob Sie gerade eine Mobilfunk- oder Internetverbindung haben oder nicht – timr ist Offline-fähig.
Das heißt, Sie erfassen Ihre Arbeitszeit offline am Handy und sobald sich Ihr Gerät wieder mit einem Netzwerk verbindet, synchronisiert timr die Daten automatisch und im Hintergrund.
Professionelle Zeiterfassung ist ein überaus wichtiges Qualitätskriterium für jeden Gründer und jedes Startup. Es stellt ganz einfach eine Win-win-Strategie dar. Der Kunde weiß genau wofür er bezahlt, das Unternehmen bekommt seine exakte Leistung bezahlt. Der Einsatz einer professionellen Zeiterfassung sollte daher auch den Kunden als Qualitätsmerkmal kommuniziert werden.
Autorenprofil:
Alexander Nowak war jahrelang in Startups tätig und war in den letzten 10 Jahren an mehreren erfolgreichen Unternehmungsgründungen beteiligt.
Er kennt den unternehmerischen Alltag sehr gut und weiß, was wirklich zählt. Derzeit unterstützt Alex troii Software bei deren Apps timr und tour.
Weitere Informationen zum Autor finden Sie unter: http://troii.com
Danke für den tollen Artikel! Kann hier nur zustimmen, war wie als ob ich in den Spiegel schaue. Ich benutze zwar eine andere Software (primaERP), aber was du so über die verlorenen Stunden gesagt hast und auch das Multi-tasking, kenne ich nur zu gut. Danke dafür und auch für die Bestätigung, dass die Zeiterfassung damit hilft (oder helfen sollte). LG, Gabi :-)