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In der Cloud effizienter produzieren und wirtschaften

Cloud Computing & IT

Fachbeitrag von Christopher Baxter, Exact Software GmbH:

Von der Gründung eines Unternehmens bis zu einem florierenden Geschäft ist es manchmal ein langer, steiniger Weg. Es gilt, die Produkte so zu entwickeln, dass sie Spitzenqualität erreichen. Dabei muss die Produktion rentabel sein.

Nebenbei müssen ein Kundenstamm aufgebaut, der Markenauftritt gestaltet und zusätzlich viele administrative Aufgaben erledigt werden.

Im Vergleich zu den Gründern vor 50 Jahren stehen Jungunternehmern heute innovative Softwarelösungen zur Verfügung, mit denen sie ihre gesamte Unternehmensführung von der Produktion über die Buchhaltung bis hin zum Handel steuern können.

Beziehen sie die Lösungen „aus der Cloud“, können sie alle Funktionen jederzeit und überall nutzen, auch auf mobilen Geräten, unterwegs, zuhause oder in der Produktionsstätte. Das kommt der Arbeitsweise der meisten Jungunternehmer sehr nah.

Und die Cloud birgt zahlreiche weitere Vorteile: etwa Skalierbarkeit, Flexibilität und Transparenz. Was macht den so genannten „Cloud-Unterschied“ aus und warum eignet sich eine Cloud-Lösung besonders gut für die Gründungsphase?

Anfangsinvestitionen minimieren

Gründer, etwa im Produktionsbereich, bewegen sich im Spannungsfeld zwischen begrenzten Budgets und eingeschränkten Ressourcen auf der einen und speziellen Branchenanforderungen auf der anderen Seite.

Sie müssen gleichzeitig viele Aufgaben bewältigen: etwa Buchhaltung und Kundenmanagement, Entwicklung, Produktion und Handel. Für alle Bereiche gibt es einzelne Softwarelösungen.

Um jedoch alle Aufgaben zentral erledigen zu können, sind für sie besonders solche Lösungen attraktiv, die alle Funktionen in einer Software integrieren, so genannte Komplettlösungen. Sie beinhalten eine Finanzbuchhaltung, ein Customer Relationship Management (CRM), Produktionsplanung und -steuerung (PPS) sowie Commerce und eCommerce Module.

Ein zusätzliches App Center ermöglicht, die Cloud-Software an externe Applikationen und Integrationen anzubinden. Die Apps erweitern so den Funktions- und Leistungsumfang, zum Beispiel für die Anbindung von externen Plattformen, Anwendungen oder Daten.

Als stationäre Software sind Komplettlösungen in der Anschaffung und Nutzung relativ teuer. Eine Cloud-Software wird monatlich gezahlt, und zwar zu Beträgen, die vom Nutzungsumfang abhängen.

Das ist meist eine Kombination aus der Anzahl der Nutzer und den genutzten Funktionen. Diese lassen sich nach oben und unten hin skalieren; das schafft Flexibilität in guten und in schlechten Zeiten und bewahrt den Unternehmer von einer langfristigen finanziellen Bindung.

Wird die Software aus der Cloud bezogen, muss der Anwender sich darüber hinaus nicht um die Installation und die Einrichtung der Software kümmern. Stattdessen öffnet er seinen Browser, registriert sich, nimmt einige Konfigurationen vor und startet.

Das bedeutet: Eine Cloud-Software erfordert keine Lizenzen und setzt keine aufwändige Infrastruktur mit Server und Speicher voraus.

Hier lassen sich weitere Anfangsinvestitionen, ihre Folgekosten und auch viel kostbare Zeit einsparen. Die Cloud-Verträge mit Exact etwa sind zudem monatlich kündbar und binden Unternehmen nicht langfristig. Diese vertragliche Flexibilität verpflichtet zu einer hohen Qualität – von der Benutzerführung über die Funktionsvielfalt bis hin zu Service und Support.

Aktualität für die Lösung selbst

Im Umfeld der Finanzbuchhaltung gibt es immer wieder gesetzliche Änderungen, die in einer Software umgesetzt werden müssen, zum Beispiel steuerrechtliche Vorgaben.

Bei Cloud-Lösungen übernimmt die Änderungen der Anbieter sofort und automatisch für alle seine Kunden – ohne dass der Anwender dazu etwas beitragen muss.

Neue Features oder Updates werden ebenfalls vom Anbieter automatisch eingespielt. Das entlastet einerseits zeitlich, andererseits gedanklich, denn der Unternehmer muss sich um Updates oder die Software- Wartung nicht kümmern.

Das Echtzeit-Prinzip

Grundsätzlich ist ein Cloud-Anwender frei, wo er die Software nutzt. Denn eine Grundeigenschaft der Cloud ist, dass sie von überall aus jederzeit verfügbar ist – vorausgesetzt, eine Internetverbindung besteht. Aus dem Cloud-Prinzip „jederzeit und überall“ ergibt sich ein weiterer Vorteil: die Aktualität der Daten.

In der Cloud greifen alle Mitarbeiter, auch diejenigen, die sich gerade nicht im Büro oder an ihrem Arbeitsplatz befinden, auf dieselben Daten zu. Und da diese jederzeit und von überall aus aktualisiert werden können, sind sie in der Regel auch aktuell.

Es kommt dann nicht vor, dass unterschiedliche Mitarbeiter oder Abteilungen mit ihren eigenen und teils veralteten Listen oder Daten arbeiten. Aus diesem Echtzeit-Prinzip resultiert ein zusätzlicher Mehrwert der Cloud-Lösung: ein gesteigerter Erkenntnisgewinn.

Die Echtzeitdaten aus der Cloud bringen – nach bestimmten Key Performace Indicators analysiert – Erkenntnisse, die manchmal bares Geld wert sind, zum Beispiel über die Liquidität oder genutzte Skonti und Rabatte, offene Posten, ausstehende Rechnungen, Mahnungen und vieles mehr.

Mit dem stets aktuellen Kontostand und dem Überblick über alle Unternehmensbereiche wortwörtlich im Gepäck – nämlich auf dem Smartphone oder dem Tablet in der Tasche – lassen sich zielsicher die richtigen Entscheidungen über Investitionen, einzelne Aktionen und die Gesamtstrategie treffen.

Und auch Investoren und die Bank freuen sich über so viel Transparenz.

Effizienter wirtschaften

Gerade im Produktionsbereich geht es häufig darum, die Wirtschaftlichkeit zu optimieren und Prozesse effizienter zu gestalten. Hier helfen Cloud-Branchenlösungen besonders: Mit ihr lassen sich zum Beispiel die Maschinenauslastung berechnen und optimieren oder der Ausschuss minimieren.

Bei der Erstellung eines Angebots kommt es zudem darauf an, aktuelle Tarife für feste und variable Kosten, Aufschläge, Rabatte, Outsourcing und Material zu berechnen. Erst, wenn alle Informationen in einer Lösung vorhanden sind, lässt sich ohne großen Aufwand ein zuverlässiges Angebot erstellen.

Für die Angabe eines validen Lieferdatums müssen benötigte Materialien und Arbeitsprozesse verknüpft und mit der aktuellen Auslastung abgeglichen werden. Auch dazu ist die Integration vieler Informationen aus dem Lager sowie aus der Produktion notwendig.

Checkliste: Sind Sie bereit für den Schritt in die Cloud?

Sie sind Gründer einer kleinen Firma? Um zu testen, ob Sie bereit für den Schritt in die Cloud sind, sollten Sie sich über folgende Punkte Gedanken machen:

Mobilität: Sie wollen neben ihrem PC auch ein Smartphone oder Tablet für berufliche Zwecke nutzen. Wünschen Sie sich in Zukunft noch mehr Mobilität, zum Beispiel auch durch die Anbindung an andere Unternehmenssysteme via Apps?

Informationsmanagement: Sie wollen so effizient wie möglich arbeiten und stellen dabei hohe Ansprüche an ein Informationsmanagement? Wünschen Sie sich ein System, das alle Informationen integriert und Auswertungen somit erleichtert und beschleunigt?

Aufgabenmanagement: Sie wünschen sich, Administratives auch mal unterwegs oder in Wartezeiten zu erledigen? Auch wäre es für Sie von Vorteil, wenn die Lösung die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder Kollegen einschließen würde.

Zeitmanagement: Zeit ist ein knappes Gut. Sie wollen diese möglichst in ihr Kerngeschäft investieren und sich nicht mit „IT“-Fragen belasten?

Kostentransparenz: Sie möchten genau kalkulieren und alle Kosten immer im Blick haben? Eine Cloud-Lösung bezahlen Sie zu monatlichen Raten, die Sie genau einplanen können, denn sie richten sich nach der tatsächlichen Nutzung der Software.

Fazit: Wenn Sie den meisten Aussagen zustimmen, dann sollten Sie ernsthaft über eine Cloud-Lösung nachdenken.

Zeiterfassung „light“

Viele Unternehmen brauchen eine Zeiterfassung für ihre Mitarbeiter. In der Gründungsphase können sie sich aber keine großen Zeiterfassungslösungen leisten.

Hier kann eine Cloud-Lösung auf einem aufgehängten Tablet etwa als „Zeiterfassungsterminal“ genutzt werden. Das ist von der Investition überschaubar und reicht sicher für die erste Zeit aus.

Collaboration

Hinter einer Cloud-Lösung steckt auch immer die Philosophie, die Zusammenarbeit im Unternehmen und mit Partnern zu fördern. Das bezieht sich am Beispiel der Cloud-Lösung Exact Online Produktion auch auf die Kollaboration mit dem Buchhalter und Steuerberater.

Dieser ist über eine Online-Schnittstelle direkt mit dem Unternehmen verbunden. Die Schnittstelle erleichtert die Arbeitsteilung und ermöglicht dem Berater, seine beratende Tätigkeit besser auszufüllen, etwa durch den direkten Zugriff und die Interpretation tagesaktueller Auswertungen.

Keine Angst vor Datenverlust

Trotz der vielen Vorteile zögern Unternehmer, eine Cloud-Lösung einzusetzen, weil sie Angst vor Datenverlust oder –missbrauch haben. Denn schließlich liegen die eigenen Daten nicht im eigenen Unternehmen, sondern beim Cloud-Anbieter.

Die Ängste sind nachvollziehbar – aber vielfach unbegründet. Die Sicherheitsstandards der Rechenzentren von Cloud-Anbietern überschreiten bei weitem das, was Unternehmen sich an Sicherheit selbst leisten (können).

In vielen Fällen sind die Daten beim Cloud-Anbieter also sogar sicherer. Wer hier auf Nummer sicher gehen will, sollte sich einen Cloud-Anbieter suchen, der die Daten in Deutschland hostet und ganz gezielt Auskunft geben kann.

Dass die Zukunft in Cloud-Lösungen liegt, zeigen nicht nur viele positive Unternehmensbeispiele, sondern auch die Prognosen der Marktforscher: Die International Data Corporaten (IDC) sagt voraus, dass 2016 im KMU-Umfeld bereits jedes zweite Unternehmen in Europa eine Cloud-Unternehmenssoftware einsetzen wird.

 

Autorenprofil:

Christopher Baxter verantwortet als General Manager Cloud Solutions das Cloud-Geschäft von Exact in Deutschland.

Mit Exact Online stellt Exact eine Cloud-Unternehmenssoftware für Start-ups und kleine und mittlere Unternehmen bereit, die neben der Finanzbuchhaltung auch das Kundenmanagement sowie die Produktion, den Handel und das Dienstleistungsgewerbe abdeckt.

Christopher Baxter verfügt über langjährige Erfahrungen im Softwaremarkt und kennt die besonderen Anforderungen für Gründer, Start-ups und KMU genau.

Weitere Informationen unter: www.exactonline.de

(Bild: Exact Software)

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