Virtuelle Konferenzen – ein neues Zeitalter bricht an

Videokonferenz

Wie aus der Benennung des Phänomens schon erkennbar ist, findet eine virtuelle Konferenz nicht physikalisch statt, indem sich die Menschen in den Unternehmensräumen einfinden, sondern die Konferenz findet über das Internet statt.

Gerade in Zeiten, in denen viele Unternehmen nicht mehr nur in Deutschland ansässig sind, ist die virtuelle Konferenz eine wichtige Quelle der Kommunikation für die Mitarbeiter, die aus dem Homeoffice heraus arbeiten. Im Zeitalter der Internationalisierung wird es zudem immer wichtiger, um sich mit den Kollegen auszutauschen, die in anderen Ländern arbeiten und dadurch das Teamwork länderübergreifend zu optimieren.  

In der letzten Zeit hat zudem die Anzahl derjenigen zugenommen, die aus dem Homeoffice heraus arbeiten. Um sein Arbeitsleben so gestalten zu können und auch virtuell – also statt physisch an der Konferenz teilzunehmen, profitierst du davon.

So können Arbeitnehmer,

  • die die Kindererziehung und die Arbeit unter einen Hut bringen wollen, wodurch sie ihre Tätigkeit remote – also von zuhause aus – erledigen.
  • die krank sind und an keine physikalischen Meetings teilnehmen zu können, kann ein virtuelles Meeting trotzdem stattfinden.

Der größte Vorteil liegt in der Anwendung einer Webkonferenz über hochwertige IT-Produkte und Messengerdiensten wie Skype von Microsoft oder Zoom. Diese biete eine bessere Kommunikationsmöglichkeit. Durch das Bildschirmteilens können auch Präsentationen, Notizen oder Texte angezeigt werden.

Virtuelle Konferenzen brauchen das richtige Umfeld

Es ist jedem bekannt, dass das moderne Arbeitsleben durch eine ständig zunehmende Internationalisierung und globale Vernetzung geprägt ist. Daher nehmen Videokonferenzen als Kommunikationsmittel immer weiter zu. Der Marktführer Logitech bietet hochklassiger Hardware für Videokonferenzen – wie Konferenzkameras, (kabellose) Headsets oder Alll-in-One-Lösungen.

Dabei ist die richtige Vorbereitung des Meetings die wichtigste Vorbedingung für die Durchführung. Effektive Kommunikation hat auch bei virtuellen Videokonferenzen höchste Priorität. Wie vielfältig die Nutzung von Videokonferenzen sein kann, zeigt dass sowohl virtuelle Konferenzen, Verkaufsgespräche mit Kunden und Partnern, Vorstellungsgespräche und kurze Seminare durchgeführt werden.

Neben einer hochwertigen technischen Ausstattung der Konferenzräume geht es zunächst einmal darum, den richtigen Raum zu finden. Es ist hier empfehlenswert, dass dem Bildausschnitt auch das Büro erkennbar ist sein, in dem sich die Teilnehmer des Meetings befinden.

Zudem solltest du dafür sorgen, eine Atmosphäre zu schaffen, die auch in realen Treffen in den eigenen Büroräumen bestehen würde. Dabei gilt es, Unordnung auf dem Schreibtisch oder eine schlechte Organisation gerade zu rücken. Denn dies wirkt in der Regel unprofessionell. Um einen guten Eindruck zu hinterlassen, sollte der Konferenzraum mit hochwertigen Möbeln und Einrichtungsgegenständen ausattet sein.

Videokonferenzen perfekt umsetzen

Aufgrund der technologischen Weiterentwicklungen helfen hochwertige Kameras und Headsets. Doch es ist notwendig, auch die Sicherheit der Daten im Blick zu behalten. Dennoch kann die Umsetzung der Videokonferenz auf diese Art erfolgreich gelingen:

  1. Den eigenen Arbeitsplatz richtig auswählen. Dieser sollte möglichst ruhig und aufgeräumt sein. Zudem sollten diejenigen, die an einer beruflichen Videokonferenz teilnehmen, auch gut gekleidet sein und dafür sorgen, dass die Hintergrundbeleuchtung optimal eingestellt wird.
  1. Auch das virtuelle Umfeld sollte passen. Um eine möglichst gute Präsentation in einem Meeting per Videokonferenz abzuhalten, wo alle Bereiche, die für den Gegenüber sichtbar sind, leicht schräg angebracht werden sollten.
  1. Auch die Positionierung der Kamera am PC ist wichtig – sie sollte unbedingt auf Augenhöhe sein, sodass sowohl ein direkter Blickkontakt als auch Inhalte problemlos erkennbar sind. Zusätzlich verhindert es Fehlhaltungen, die zu Verspannungen und Schmerzen führen.

Wer die Technik für die Videokonferenzen zum ersten Mal benutzt, sollte sich nicht herausreden und sagen, dass die Nutzung der Technologie noch nicht bekanntist. Daher sollten diejenigen, die im Homeoffice arbeiten, alle Einstellungen im Vorfeld gründlich zu testen.

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