Wie lassen sich Effizienz und Effektivität in einem Unternehmen verbessern?

Umso globaler ein Unternehmen heute agiert, desto effektiver und effizienter muss es arbeiten. Dabei handelt es sich nicht um einzelne, klar voneinander abgetrennte Bereiche, stattdessen muss der gesamte Betriebsablauf auf die Marktbedürfnisse abgestimmt werden. Für ein Unternehmen bedeutet das nicht gleich höhere Kosten oder die Entlassung zahlreicher Mitarbeiter.

Im Gegenteil, ein effizient arbeitendes Unternehmen kann Kosten sparen und zugleich Mitarbeiter dort einsetzen, wo sie wirklich benötigt werden. Dieser Artikel geht auf die Möglichkeiten ein und stellt Tipps zur Verfügung, die Betrieben mitunter dabei helfen, ihre eigenen Schwachstellen zu erkennen

Die richtige Zusammenarbeit ist ein Schlüsselelement in Sachen Effizienz und Effektivität.

Effektivität vs. Effizienz – wo liegen die Unterschiede?

Die simpelste Erklärung lässt sich gut an einem Beispiel aufzeigen: Stehen drei Personen um eine Lampe herum und möchten die Glühbirne austauschen, mag diese Aufgabe effektiv beendet werden, doch ist sie nicht effizient. Anders gesagt, liegen die Unterschiede in den folgenden Erklärungen:

• Effektivität – »Die richtigen Schritte durchführen.« Darunter wird verstanden, dass ein Ziel definiert wird, das erreicht werden soll. Aufwand und Geschwindigkeit werden nicht bewertet. Für Betriebe bedeutet das oft, dass sie zwar ein Ziel haben, welches Kunden und somit das Unternehmen zufriedenstellt, der Weg zum Ziel ist jedoch häufig nicht effizient. Ein Beispiel: Es ist für ein Unternehmen wichtig, ein Lager zu besitzen und alle Produkte zu lagern, die die Kunden bestellen. Die Lagerhaltung ist somit der Garant, dass der Kunde effektiv seine Ware erhält.
• Effizienz – »Die Schritte richtig durchführen«. Die Effizienz stellt das Verhältnis zwischen Leistung und Kosten dar und ist somit eine wirtschaftliche Definition. Im obigen Lagerbeispiel wäre eine geordnetete Lagerhaltung, die es Mitarbeitern ermöglicht, auf kurzen und schnellen Wegen die Ware zu finden, effizienter, als eine Lagerhaltung, die auf Chaos basiert. Gleichfalls wäre es effizient, die Lagerhaltung durch eine Analyse so weit zu verringern, dass die notwendige Ware so rechtzeitig nachbestellt wird, dass kein Engpass entsteht. Hierdurch können Lager verkleinert und Kosten gespart werden.

Um das Beispiel mit der Glühbirne noch einmal aufzugreifen, ist der Glühbirnenwechsel ineffizient, da die einzelne Birne zwar gewechselt wird, doch drei Personen für eine einzelne Tätigkeit eingesetzt werden und somit an anderer Stelle fehlen oder unnötig sind.

Wie lässt sich was erreichen?

Die Effizienz eines Unternehmens lässt sich nicht verbessern, indem einzig der Glühbirnenwechsel als Beispiel genutzt wird. Ginge ein Unternehmen hin und streicht die Mitarbeiterzahl in Abteilungen zu massiv, wirkt sich das zwar positiv auf die Kostenseite aus und wirkt auf den ersten Blick effizient, doch kann diese Vorgehensweise auch zur Minderung der Effektivität beitragen.

Muss also eine Person die Aufgaben von einstmals Dreien übernehmen, wird die Effektivität der Arbeit leiden und gleichzeitig die Effizienz der Arbeitsvorgänge sinken, da der Output nicht beibehalten werden kann. Die Verbesserung der Effektivität und der Effizienz in Betrieben ist daher keine Aufgabe, die innerhalb eines Meetings beschlossen werden kann. Daher sollten folgende Punkte bedacht werden:

• Zuständigkeiten – die Effizienz lässt sich oft mittels klaren Zuständigkeitsbereichen regeln. In einigen Betrieben sind Mitarbeiter nahezu für alle Vorgänge zuständig, was bedeutet, dass zwar jeder einen Überblick hat, es aber auch ständige Absprachen und Unsicherheiten gibt. Eine klare Aufgabenteilung wirkt vielleicht wenig effizient, ist aber sehr effektiv.
• Verantwortung – dieser Punkt trifft überwiegend Abteilungsleitern und Personen in gehobenen Positionen zu. Einige Menschen glauben, sie müssen in alle Vorgänge involviert sein, was die Effizienz massiv schwächt. Daher ist es notwendig, Verantwortung an andere mitzuübertragen. Oftmals werden die Arbeiten nun effektiver und effizienter verrichtet, da die nun damit allein betreuten Mitarbeiter wesentlich besser mit der Materie vertraut sind, als der Leiter.
• Analyse – um Schwachstellen zu entdecken, ist eine Analyse der Betriebsabläufe, der Produktion und der Lagerhaltung unumgänglich. Unternehmen können hier auf Softwares setzen, es ist aber ebenfalls sinnvoll, die entsprechenden Unternehmensbereiche mit einzubeziehen. Die dortigen Mitarbeiter haben oft genaue Vorstellungen davon, was besser werden müsste. Klagen Lagermitarbeiter beispielsweise über die fehlende Computerlistung einzelner Waren oder die komplizierte Weise, mit der Waren ins System eingepflegt werden?

Die Verbesserung der Effektivität und der Effizienz ist ein längerer Prozess, der sich nicht über Nacht verwirklichen lässt. Zudem ist er ein Prozess, der niemals endet, sondern stets nur ein Teilziel als Ziel haben kann. Ist dieses erreicht, haben sich Markt und Möglichkeiten schon wieder verändert, sodass das nächste Ziel angestrebt werden muss.

Effizienz mit der Unternehmenssoftware verbessern

Gerade international agierende Unternehmen sind gut damit beraten, rechtzeitig auf spezielle Softwarelösungen wie ERP oder CRM umzusteigen. Das ERP unterstützt dabei, die Abläufe und Märkte so zu analysieren, dass vorausschauend gearbeitet werden kann. Somit lässt sich mitunter die Lagerhaltung reduzieren, die Lieferzeit verkürzen oder auch der Bedarf berechnen.

Das CRM verbindet alle Unternehmensbereiche miteinander und legt Datenbanken für jeden geschäftlichen Kontakt und Kunden an. Somit steigert es die Effizienz, denn ein Mitarbeiter in der Bestellannahme kann direkt sehen, ob die Buchhaltung eine Notiz zu diesem Kunden hinterlassen hat. Wichtig ist bei der Auswahl:

• Vergleichen – ERP und CRM gibt es in verschiedenen Varianten und Größen. Unternehmen sollten stets prüfen, welches System zum eigenen Bedarf passt und inwieweit es anpassbar ist. Hier sind auch die Schnittstellen wichtig, über die externe Programme in das System eingegliedert werden können.
• Umstellung – gerade der Umstieg auf ein ERP-System geht nicht über Nacht. Mitarbeiter müssen geschult werden, das System muss den Ablauf lernen und bevor es die ersten Analysen berechnen kann, vergeht Zeit. Diese Zeitspanne muss eingeplant werden.
• Künftige Anpassungen – wichtig ist zudem, dass das System auch in der Zukunft weiterhin anpassbar ist. Es bringt keinem Unternehmen etwas, wenn es auf eine günstige Software setzt, die ab 2020 nicht mehr weiterentwickelt wird. Hier bekommt das Stichwort Digitalisierung Relevanz: Ein System ohne Support und Entwicklung wird später nicht mehr mit den neuen Technologien zurechtkommen.

Zur Optimierung gehört auch eine umfassende Erfolgskontrolle.

Fazit – keine Perfektion

Kein Unternehmer kann behaupten, das Höchstmaß an Effizienz und Effektivität in seinem Betrieb erreicht zu haben. Mit dieser Aussage befindet er sich bereits weit hinter der Konkurrenz. In diesen Bereichen kann es nur stetige Verbesserungen geben, die sich fortlaufend erneuern und somit verbessern. Auch eine Einbettung in die Unternehmenskultur ist dabei sehr wichtig. Es gibt jedoch praktische Softwarehilfen, die Unternehmern auf diesem steinigen Weg helfen.