Kaum ein Unternehmen arbeitet heutzutage noch, ohne Computer zu verwenden. Mit der fortgeschrittenen Technologie ist auch die Bürokratie, trotz der immer größer werdenden digitalen Welt, weiter angestiegen.
Jedes Dokument kann mehrmals angesehen, bearbeitet und ausgedruckt werden. Dies führt ungewollt zu hohen Druckkosten und einer damit verbundenen Umweltbelastung.
Da die dafür benötigten Ressourcen in einer Firma aber scheinbar grenzenlos zur Verfügung stehen, wird auch in den meisten Startups augenscheinlich kein besonderes Augenmerk auf die Kosteneinsparung durch Druckkostensenkung gelegt.
Dass dies aber nicht nur gut für die Umwelt ist, sondern auch wichtig für den Erfolg des Unternehmens sein kann, ist unbestritten.
Die Druckkosten sind einfach zu hoch
Viele Unternehmen unterschätzen die hohen Druckkosten. Meistens wird viel zu viel Geld für den Betrieb von Faxen, Multifunktionsgeräten, Kopierern, Druckern und für das Drucken von Dokumenten ausgegeben.
Die Anschaffung des Geräts ist nämlich noch lange nicht das Ende der Fahnenstange. Papier ist zwar günstig, doch im Laufe eines Monats oder gar eines Jahres kommt doch einiges zusammen.
Hinzu kommt die Wartung des Druckers, zu dem auch das Austauschen von verschiedensten Bauelementen gehört – vor allem natürlich das Auffüllen bzw. Ersetzen der leeren Druckerpatronen.
Marktanalysen und durchgeführte Druckkostenanalysen haben ergeben, dass deutsche Unternehmen pro Jahr rund 34 Milliarden Euro für das Drucken von Dokumenten ausgeben. Das sind bis zu sechs Prozent des Umsatzes.
Bedenklich ist dabei vor allem, dass diese Druckkosten von Startups meist nicht nur unterschätzt werden, sondern den Mitarbeitern gar nicht bewusst ist, wie hoch diese entstehenden Kosten wirklich sind.
Vor allem Startups sollten die Druckkosten gering halten
Natürlich ist es an sich völlig egal, um welches Unternehmen und um welcher Branche es sich handelt, denn Druckkosten können und sollten immer so klein wie möglich gehalten werden.
Besonders Startups sind aber darauf angewiesen, ihre Ausgaben genauestens im Blick zu haben und vor allem klein zu halten. Der Erfolg von Startups hängt nämlich häufig von Kleinigkeiten und von Kostenpunkten ab, die unterschätzt werden.
Die fehlende Druckkostentransparenz ist dabei ein Kernproblem, doch mit einer professionellen Druckkostenberatung kann jedem Unternehmen schnell geholfen werden.
Unnötige Ausdrucke nehmen stetig zu
Eine intensive und vor allem unnötige Kostenstelle im Unternehmen entsteht dann, wenn die Mitarbeiter der Firma Ausdrucke vornehmen, die gar nicht dringend benötigt werden.
So drucken beispielsweise immer noch über 30 Prozent der Deutschen ihre E-Mails regelmäßig aus, um sie auf einem Blatt Papier, statt auf dem Bildschirm lesen zu können. Dadurch entstehen fast unbemerkt Kosten in Millionenhöhe, die von der Geschäftsleitung im Vornherein nur schlecht einkalkuliert werden können.
Auch Präsentationen werden von vielen Agenturen und Mitarbeitern zuerst ausgedruckt, um sie auf Papier zu prüfen, obwohl das Endprodukt nur auf dem Bildschirm stattfindet. Hinzu kommt: Viele Ausdrucke werden gemacht, aber überhaupt nicht gelesen.
Sie landen dann recht schnell im Papierkorb. Dass es sich dabei nicht nur um Papierverschwendung handelt, sondern auch um eine Umweltbelastung, ist den wenigsten wirklich klar. Außerdem sollte der Druckerverschleiß nicht unterschätzt werden.
Tipps zur Senkung der Druckkosten in Unternehmen
Der wichtigste Aspekt beim Einsparen von Druckkosten ist sicherlich der Leitsatz „Think before you print“. Die oben bereits erwähnten unnötigen Ausdrucke sollten auf ein Minimum reduziert werden.
Alles, was nicht wirklich auf Papier benötigt wird, sondern in digitaler Form ausreicht, sollte auch so genutzt werden. Wird dann etwas ausgedruckt, sollte man dies möglichst doppelseitig machen, denn dann wird schon einmal nur die Hälfte an Papier gebraucht.
Das Drucken im Entwurfsmodus ist ebenfalls eine effektive Sparmöglichkeit. Dieser kann standardmäßig bei den Druckeinstellungen in der Systemsteuerung eingestellt werden, damit man dies nicht immer vor jedem Druck – z.B. in Word, Excel oder Powerpoint – manuell umstellen muss.
Wird dann doch mal ein hochwertiger Ausdruck benötigt, kann diese Einstellung manuell vor dem Druck erfolgen.
Ein logischer Kostenfaktor entsteht natürlich auch gleich zu Beginn bei der Anschaffung eines entsprechenden Geräts. Hierbei sollte eine gute Beratung in Anspruch genommen werden, denn nicht jeder Drucker ist für jedes Unternehmen gleich gut oder schlecht geeignet.
Sowohl die benötigte Qualität ist entscheidend, als auch die zu erwartende Masse und die erwünschte Geschwindigkeit des Druckers. Auch die zu erwartenden Kosten für das Druckerzubehör für Druckertinte bzw. Druckertoner sind nicht zu unterschätzen, denn sie erzeugen letztendlich die mittel- und langfristigen Hauptkosten im Unternehmen.
Der wichtigste Tipp aber lautet: Wenn man sich dazu entschlossen hat ein Dokument wirklich ausdrucken zu müssen, sollte die nächste Frage lauten „brauche ich das Dokument in Farbe?“, denn häufig genügt ein einfacher Ausdruck in Schwarz-Weiß, was die Druckkosten enorm entlastet.
Besonders der Ausdruck von umfangreiche Präsentation und großen Bildern in Farbe sorgen dafür, dass die Kosten sehr schnell in die Höhe schießen.
Tipps zum Schonen der Umwelt
Das Gute an der Senkung der Druckkosten ist nicht nur, dass das Unternehmen durch diese finanzielle Einsparung besser da steht, sondern auch, dass die Umwelt dabei automatisch geschont wird – z.B. durch weniger Papier und Toner Verbrauch.
Jedoch können auch weitere Anpassungen für ein umweltbewusstes Verhalten sorgen. So kann beispielsweise Öko-Papier verwendet werden, welches recyclebar ist. Dies landet zwar letztendlich auch im Müll, schadet der Umwelt durch seine Wiederverwertung aber nicht so sehr.
Ebenso wird empfohlen, den Drucker einfach abzuschalten, wenn er nicht benötigt wird – um Strom zu sparen.
Fazit: Clever drucken als Hauptdevise
Die Geschäftsleitung eines Unternehmens sollte seine Mitarbeiter für dieses Thema sensibilisieren, denn nur wenn den Mitarbeitern die Kosten bewusst sind, können sie auch richtig handeln.
Die beiden entscheidenden Leitfragen sind „muss ich dieses Dokument unbedingt ausdrucken?“ und wenn ja, „wie kann ich mit dem Druck sinnvoll Geld sparen und dabei die Umwelt schonen?“
Werden diese beiden Kernfragen jedes Mal vor einem Druck gestellt, wird ein Startup vielleicht die entscheidenden Euro in den ersten Monaten einsparen können.
Weitere Infos zum Thema Drucker & Technik findest Du unter:
https://blog.hd-toner.de