Hey! Kennst Du das auch?
Du stehst vor der Wahl eines neuen CRM-Systems und wirst erschlagen von all den Funktionen, die dir da angepriesen werden. Von Marketing-Automatisierung bis hin zu Social-Media-Integration – es scheint, als ob jedes System einfach alles kann.
Aber mal ehrlich: Brauchst Du das wirklich alles?
Die Herausforderung ist doch, dass viele CRM-Systeme total überladen sind. Da gibt es Funktionen, die Du nie im Leben nutzen wirst, die aber trotzdem Ressourcen fressen und das System unnötig kompliziert machen.
Die Lösung ist eigentlich ganz einfach: Konzentriere Dich auf das, was Du wirklich brauchst! Was sind Deine Kernbedürfnisse? Was willst Du mit dem CRM-System erreichen?
Meine These ist: Ein schlankes CRM, das genau auf Deine Bedürfnisse zugeschnitten ist, ist viel effektiver als ein komplexes Monster mit unzähligen ungenutzten Funktionen.
Weniger ist mehr – das gilt auch beim CRM!
Was bedeutet Funktions-Overkill im CRM-Bereich?
Stell Dir vor, Du kaufst ein Schweizer Taschenmesser, aber nutzt davon nur die Klinge und den Flaschenöffner.
Der Rest der Werkzeuge verstaubt ungenutzt im Griff. Genau das ist Funktions-Overkill im CRM-Bereich: Du hast ein System, das mit Funktionen vollgepackt ist, von denen Du aber nur einen Bruchteil wirklich nutzt.
Die negativen Auswirkungen:
Überforderung der Nutzer: Deine Mitarbeiter sind genervt, weil sie sich durch ein unübersichtliches System kämpfen müssen und ständig nach den richtigen Funktionen suchen. Das führt zu Frustration und Fehlern.
Ineffiziente Nutzung des Systems: Weil das System so komplex ist, werden viele Funktionen gar nicht oder nur falsch genutzt. Das Potenzial des CRM wird also nicht ausgeschöpft.
Hohe Kosten für ungenutzte Funktionen: Du zahlst für Funktionen, die Du nicht brauchst. Das ist wie beim Fitnessstudio-Abo, das Du nie nutzt – rausgeschmissenes Geld!
Ablenkung von den eigentlichen Zielen: Statt Dich auf Deine Kunden und deren Bedürfnisse zu konzentrieren, bist Du damit beschäftigt, Dich mit dem komplizierten System auseinanderzusetzen.
Beispiele für typische „unnötige“ Funktionen (je nach Branche/Unternehmensgröße):
Für kleine Unternehmen: Komplizierte Marketing-Automatisierung, Social-Media-Integration, detaillierte Reporting-Funktionen.
Für Unternehmen mit wenig Außendienst: Mobile CRM-Apps, GPS-Tracking, Offline-Funktionen.
Für Unternehmen ohne E-Commerce: Integrierte Shop-Systeme, Warenkorb-Analyse, Produktempfehlungen.
Wichtig ist: Was für das eine Unternehmen unnötig ist, kann für ein anderes durchaus sinnvoll sein. Es kommt immer auf Deine individuellen Bedürfnisse an!
Die Definition der Kernbedürfnisse
Bevor Du Dich auf die Suche nach dem „perfekten“ CRM-System machst, musst Du erstmal Deine Hausaufgaben erledigen.
Das bedeutet: Du musst genau wissen, was Du eigentlich brauchst.
Hier folgen Fragen zu den einzelnen Steps, die du für dein Business beantwortet solltest, um daraus die weiteren Schritte ableiten zu können.
Analyse des eigenen Geschäftsmodells und der Kundenbeziehungen
Wie sieht Dein Geschäftsmodell aus?
Wer sind Deine Kunden?
Wie interagierst Du mit ihnen?
Welche Touchpoints gibt es zwischen Deinem Unternehmen und Deinen Kunden?
Wie sehen Deine typischen Kundenbeziehungen aus? Sind sie eher transaktional oder langfristig?
Identifikation der wichtigsten Prozesse im Vertrieb, Marketing und Kundenservice
Wie läuft Dein Vertriebsprozess ab?
Von der Leadgenerierung bis zum Vertragsabschluss?
Wie gestaltest Du Dein Marketing?
Welche Kanäle nutzt Du?
Wie sieht Dein Kundenservice aus?
Wie werden Anfragen bearbeitet?
Festlegung der Ziele, die mit dem CRM erreicht werden sollen
Was willst Du mit dem CRM-System erreichen?
(Mehr Leads generieren? Die Kundenbindung verbessern? Den Umsatz steigern?)
Welche Kennzahlen sind für Dich wichtig? (z.B. Conversion Rate, Customer Lifetime Value, Kundenzufriedenheit)
Priorisierung der Bedürfnisse: Was ist wirklich essentiell, was ist „nice to have“?
Was brauchst Du unbedingt, um Deine Ziele zu erreichen?
Welche Funktionen wären „nice to have“, sind aber nicht unbedingt notwendig?
Was kannst Du getrost weglassen?
Denk daran: Es geht nicht darum, ein CRM-System zu finden, das alles kann, sondern eines, das genau das kann, was Du brauchst.
Auswahl des passenden CRM-Systems
Nachdem Du Deine Kernbedürfnisse definiert hast, geht es nun darum, das passende CRM-System zu finden.
Marktanalyse: Welche CRM-Systeme gibt es?
Recherchiere, welche CRM-Systeme auf dem Markt verfügbar sind. Es gibt unzählige Anbieter, von großen Playern wie Salesforce bis hin zu kleineren, spezialisierten Anbietern.
Nutze Vergleichsportale und Testberichte, um einen Überblick zu bekommen.
Vergleich der Systeme anhand der definierten Kernbedürfnisse
Vergleiche die verschiedenen CRM-Systeme anhand deiner zuvor definierten Kernbedürfnisse.
Erstelle eine Liste mit den Funktionen, die Du unbedingt brauchst und prüfe, welche Systeme diese erfüllen.
Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit
Achte darauf, dass das CRM-System benutzerfreundlich ist und sich leicht in Deine bestehenden Prozesse integrieren lässt.
Prüfe, ob das System an Deine individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann.
Berücksichtigung von Skalierbarkeit und Integrationsmöglichkeiten
Stelle sicher, dass das CRM-System mit Deinem Unternehmen mitwachsen kann und sich problemlos in andere Systeme (z.B. Buchhaltung, E-Mail-Marketing) integrieren lässt.
Berücksichtigung von Open Source Lösungen
Open-Source-Lösungen bieten oft mehr Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten als proprietäre Systeme.
Ein Beispiel für eine ausgereifte Open-Source-Business-Software-Suite, die auch ein CRM-Modul anbietet, ist die CRM-Software von Odoo. Es zeichnet sich durch seine modulare Bauweise aus, die es Unternehmen ermöglicht, nur die Funktionen zu nutzen, die sie tatsächlich benötigen.
Dies kann besonders für junge Unternehmen interessant sein, die einen Funktions-Overkill vermeiden wollen.
Tipp: Testphasen und Pilotprojekte nutzen!
Nutze Testphasen und Pilotprojekte, um das CRM-System in der Praxis zu testen und herauszufinden, ob es wirklich zu deinen Bedürfnissen passt.
Beziehe Deine Mitarbeiter in den Testprozess ein, um sicherzustellen, dass das System von allen akzeptiert wird.
Implementierung und Schulung
Die beste CRM-Software nützt nichts, wenn sie nicht richtig implementiert und von Deinen Mitarbeitern genutzt wird. Mit den folgenden Steps erledigst du das Optimum.
Schrittweise Einführung des CRM-Systems
- Überfordere Deine Mitarbeiter nicht mit zu vielen neuen Funktionen auf einmal.
- Führe das CRM-System schrittweise ein, beginnend mit den wichtigsten Funktionen.
Konzentration auf die wichtigsten Funktionen zu Beginn
- Konzentriere Dich zu Beginn auf die Funktionen, die den größten Mehrwert bieten und am einfachsten zu erlernen sind.
- Erweitere den Funktionsumfang nach und nach, wenn sich Deine Mitarbeiter mit dem System vertraut gemacht haben.
Schulung der Mitarbeiter auf die relevanten Prozesse
- Schule Deine Mitarbeiter auf die relevanten Prozesse und zeige ihnen, wie sie das CRM-System effektiv nutzen können.
- Biete regelmäßige Schulungen und Workshops an, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind.
- Nutze hierfür die richtigen Experten, wie z.B. die Spezialisten für Odoo
Kontinuierliche Anpassung des Systems an die sich ändernden Bedürfnisse
- Ein CRM-System ist kein statisches Tool, sondern muss kontinuierlich an die sich ändernden Bedürfnisse Deines Unternehmens angepasst werden.
- Hole regelmäßig Feedback von Deinen Mitarbeitern ein und passe das System entsprechend an.
Erfolgsmessung und Optimierung
Um sicherzustellen, dass Dein CRM-System den gewünschten Erfolg bringt, ist es wichtig, den Erfolg regelmäßig zu messen und das System bei Bedarf anzupassen.
Hierauf musst du achten:
Definition von Key Performance Indicators (KPIs) zur Messung des CRM-Erfolgs
- Definiere klare KPIs, anhand derer Du den Erfolg Deines CRM-Systems messen kannst.
- Mögliche KPIs sind z.B. Umsatzsteigerung, Kundenzufriedenheit, Lead-Generierung, Conversion-Rate, etc.
Regelmäßige Überprüfung der KPIs
- Überprüfe regelmäßig Deine KPIs, um zu sehen, ob Du Deine Ziele erreichst.
- Nutze Dashboards und Reports, um die Daten übersichtlich darzustellen.
Anpassung des Systems und der Prozesse bei Bedarf
Wenn Du feststellst, dass Du Deine Ziele nicht erreichst, musst Du das System und Deine Prozesse anpassen.
Optimiere z.B. Deine Vertriebsprozesse, passe Deine Marketingkampagnen an oder schule Deine Mitarbeiter neu.
Feedback der Nutzer einholen und berücksichtigen
Hole regelmäßig Feedback von Deinen Nutzern ein, um zu erfahren, wie sie das System nutzen und was sie verbessern würden.
Berücksichtige das Feedback bei der Anpassung des Systems und der Prozesse.
Fazit
Abschließend lässt sich sagen, dass die erfolgreiche Einführung eines CRM-Systems ein umfassender Prozess ist, der sorgfältige Planung, Implementierung, Schulung und kontinuierliche Optimierung erfordert.
Wenn Du die oben genannten Schritte befolgst, kannst Du sicherstellen, dass Dein CRM-System einen positiven Beitrag zum Erfolg Deines Unternehmens leistet.
Beginne noch heute mit der Planung Deines CRM-Projekts und definiere Deine Ziele.
Je klarer diese Ziele sind, desto einfacher wird es sein, das richtige System auszuwählen und erfolgreich zu implementieren.