Lean Setup: Mit geringem Aufwand Buchhaltung und Steuern im Onlinehandel systematisieren

Lean Setup - Buchhaltung

Mit der Gewerbeanmeldung gehen einige Steuerpflichten einher, über die sich Neugründer im Vorfeld informieren sollten.

Besonders im Onlinehandel stellt dieses Thema viele Verkäufer vor Herausforderungen, denn der Verkauf auf Marktplätzen, die Rechnungserstellung sowie die Meldepflichten an das Finanzamt sind alles Faktoren, die den Buchhaltungsprozess etwas komplexer machen.

Um so wichtiger ist es, sich einen klaren Workflow einzurichten und einen Großteil der Prozesse zu automatisieren oder outzusourcen. Mit den richtigen Tools und Ansprechpartnern können sämtliche Steuerfragen einfach und übersichtlich gelöst werden, ohne dass es zu teuren Fehlern oder Kopfzerbrechen kommt.  

Früher oder später einen Steuerberater mit ins Boot zu holen, ist als Gründer im Onlinehandel wahrscheinlich unvermeidlich. Da dieser besonders am Anfang eine hohe Kostenbelastung darstellen kann, sollte man sich gut überlegen, welche Aufgaben man outsourct oder zunächst selbst erledigt.

Spätestens der Jahresabschluss in Kombination mit der Steuererklärung erfordert dann aber die Arbeit eines Experten.

In diesem Artikel wird es darum gehen, welche Aufgaben bezüglich Buchhaltung und Steuern im Onlinehandel anfallen, worum es sich dabei handelt und mit welchen Tools man diese als Anfänger kostengünstig erledigen kann. 

Wichtig: Je früher man sich um die Buchhaltung kümmert, desto besser.

Gerade im ersten Geschäftsjahr sollte man damit nicht warten, da monatlich Umsatzsteuervoranmeldungen abgegeben werden müssen. Wer sich nicht an Fristen hält oder fehlerhafte Erklärungen abgibt, handelt sich kurz- und langfristig Probleme mit dem Finanzamt ein, die auch schnell sehr teuer werden können.

Das betrifft aber vor allem das absichtliche oder fahrlässige Vergessen bzw. Verstecken von Einnahmen, auch Steuerhinterziehung genannt. Kleinere Fehler können eigentlich immer durch Kommunikation und Korrekturen gelöst werden. 

1. Rechnungsversand automatisieren 

Als Selbständiger oder Unternehmer muss man jeden Zahlungseingang anhand einer Rechnung nachweisen können. Im B2B oder Dienstleistungsbereich ist das Verfassen von Rechnungen kein so großes Problem, da man eher weniger Aufträge mit höheren Beträgen entgegennimmt.

Im Onlinehandel ist das anders, da man viele Produkte für geringere Beträge verkauft. Bei Amazon FBA können das bei zwei Produkten schonmal 30-60 Rechnungen am Tag sein. Diese manuell zu verfassen, wäre also ein riesiger Aufwand und wirtschaftlich nicht tragbar.

Zum Glück gibt es Tools, mit denen der Rechnungsversand im E-Commerce zu 100 % automatisiert werden kann.

Diese haben in der Regel eine direkte Anbindung zu z.B. Amazon, Ebay oder Shopify, wodurch alle Kundendaten automatisch übernommen werden. Nach einer Bestellung erhält der Kunde eine vollumfängliche Rechnung per E-Mail inkl. einem persönlichen Text und Ausweisung der Umsatzsteuer.

In einem monatlichen Bericht können sämtliche Ausgangsrechnungen exportiert, heruntergeladen und z.B. dem Steuerberater zur Verfügung gestellt werden. Ein geeignetes Tool in diesem Bereich ist bspw. Easybill. 

2. Ordnerstruktur aufbauen

Buchhaltung ist nichts anderes, als alle Zahlungsein- und Ausgänge auf dem Geschäftskonto nachzuweisen.

Neben dem Erstellen von Ausgangsrechnungen gehört also auch das Sammeln von Eingangsrechnungen zu den wichtigsten Aufgaben. Eingangsrechnungen sind alle Rechnungen, die man von anderen Unternehmen gestellt bekommt, also Geschäftsausgaben.

Um die Buchhaltung immer im Blick zu haben, sollte man sich eine übersichtliche Ordnerstruktur auf dem Computer anlegen.

Diese beinhaltet einen Ordner für jeden Monat, der in EingangsrechnungenAusgangsrechnungen und Sonstiges unterteilt ist.

Die Aufgabe besteht nun darin, jedes Dokument, welches irgendwie mit geschäftlichen Transaktionen zu tun hat, in diesen Ordner einzufügen. Dazu gehören folgende Dokumente: 

  • Eingangsrechnungen: Monatlicher Download aus dem Rechnungsprogramm. 
  • Ausgangsrechnungen: Belege für alle ausgehenden Transaktionen vom Konto.
  • Sonstiges: Bankauszug, Kreditkartenabrechnung, Marktplatzberichte (z.B. Amazon). 

Es gibt zudem verschiedene Tools, die einen bei der Buchhaltung unterstützen.

Getmyinvoices ist beispielsweise eine Plattform, die sich um das Sammeln von allen Eingangsrechnungen kümmert.

Das Tool zieht sich automatisch alle Rechnungen aus abonnierten Programmen (z.B. E-Mail, Shopify, Adobe etc.) und ist in der Lage, Mails mit Rechnungen zu erkennen und diese direkt einzusortieren.

Eine weitere Alternative ist SevDesk, ein All in One Buchhaltungstool für Unternehmer und Selbständige. 

3. Umsatzsteuervoranmeldung

Wenn man auf einem Marktplatz verkauft und Waren nach Deutschland importiert, ist man vermutlich kein Kleinunternehmer.

Das heißt, man muss im ersten Geschäftsjahr monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben und ist dazu verpflichtet, auf allen Ausgangsrechnungen Umsatzsteuer abzuführen. Daher ist die Umsatzsteuervoranmeldung auch ein sehr wichtiger Schritt in der Buchhaltung bei Amazon FBA (Import). 

Als Unternehmer ohne Kleinunternehmerregelung muss man auf seinen Ausgangsrechnungen 19 % Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) vom Verkaufspreis an das Finanzamt abführen (bezahlen). Das heißt, wenn man etwas für 11,90 € verkauft, zahlt man 1,90 € an das Finanzamt. Im Gegenzug erhält man auf geschäftliche Ausgaben (Eingangsrechnungen), die 19 % Umsatzsteuer (Vorsteuer) zurückerstattet. Die Umsatzsteuervoranmeldung listet auf, wie viel Umsatzsteuer pro Monat eingenommen und ausgegeben wurde und ergibt sich damit aus der Buchhaltung. 

Wenn man seine Buchhaltung über ein Tool wie z.B. SevDesk organisiert, kann die Umsatzsteuervoranmeldung in wenigen Klicks selbst erstellt werden, da das System die Daten automatisch aus den Rechnungen zieht.

Wer seine Buchhaltung 100 % selbst organisiert, kann die Umsatzsteuervoranmeldung auch über ELSTER erstellen und abgeben. Dazu gibt es viele gute Anleitungen auf YouTube. 

Mehr Tipps hierzu sowie zu Themen wie Amazon FBA und Unternehmensgründung findet man bei BuildToGrow.

4. Steuererklärung und Jahresabschluss 

Die Steuererklärung ist für Gewerbetreibende deutlich umfangreicher als für Angestellte. Spätesten an diesem Punkt sollte man sich an einen Experten, also einen Steuerberater wenden. Da man als Onlinehändler meist mit Dienstleistern aus dem Ausland zusammenarbeitet (z.B. Amazon, Facebook oder Google) und ggf. auch ins EU-Ausland versendet, gelten ganz andere Regeln, als wenn man ausschließlich innerhalb Deutschlands Umsätze erwirtschaftet. 

Die Steuererklärung ist das finale Abschlussdokument eines Geschäftsjahres und ergibt sich aus der gesamten Buchhaltung. Vereinfacht gesagt werden die gesamten Ausgaben von den gesamten Einnahmen abgezogen, woraus sich der zu versteuernde Gewinn ergibt. Die Aufgabe des Steuerberaters ist es, den zu versteuernden Betrag mit legalen Mitteln so gut wie möglich zu schmälern. Ein guter Steuerberater ist also eine Geschäftsausgabe, die sich langfristig um ein vielfaches bezahlt macht. 

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