Du hast erfolgreich ein Unternehmen gegründet?
Gratulation!
Die Erstellung eines soliden Finanzplans und das Finden von potenziellen Investoren sind wichtige Faktoren, die jetzt und in Zukunft entscheidend für die Reise deines Jungunternehmens sind. Hierbei spielt nicht zuletzt die Buchhaltung eine wesentliche Rolle, da sie den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen kann.
Doch die Welt der Unternehmensfinanzen ist voller Rechnungen und Gutschriften, Belege und sonstigen Papierkram. Für viele Gründer ist die Buchhaltung deshalb ein schmerzhafter Bürokratie-Stressfaktor, den sie seit dem Unternehmensstart nur zu gut kennen. Sie kostet vor allem Zeit und Nerven, aber Geld wird damit nicht verdient.
Eine genaue und ordentliche Buchführung ist dennoch für jede GmbH, Freiberufler, Kleinunternehmer, sowie Selbstständige unerlässlich, um juristische und finanzielle Sicherheit zu gewährleisten.
Aber wo anfangen?
Mit einer soliden Herangehensweise lässt sich die Buchhaltung für Kleinunternehmen intuitiv erledigen und Du kannst die Finanzen Deiner Firma erfolgreich managen.
Hier erfährst Du, wie Du eine einfache, verständliche und kosteneffektive Buchhaltung für Dein Unternehmen einrichten und automatisieren kannst, ohne sie gleich komplett an einen Buchhalter oder Steuerberater auslagern zu müssen.
Was sind die Grundlagen der Buchhaltung?
Unternehmer, die ein professionelles Rechnungswesen aufbauen, müssen die Grundlagen der ordnungsgemäßen Buchführung kennen. Denn Rechnungsstellung, Kontenrahmen, doppelte Buchführung, Gewinn- und Verlustrechnung, oder Jahresabschluss sind wesentliche Bestandteile des Finanzwesens eines Unternehmens.
Über einen wiederkehrenden Zeitraum dokumentiert die Buchhaltung die finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens, die sich dann in der jährlichen Bilanz bzw. Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) widerspiegeln.
Die doppelte Buchführung unterstützt Unternehmen bei der jährlichen Gewinnermittlung durch Aufstellen von Bilanz und GuV – dem sogenannten Jahresabschluss. Im Normalfall unterstützen in einer Buchhaltungssoftware integrierte Auswertungstools dabei, die finanzielle Situation eines Unternehmens jederzeit abzubilden und wichtige Entscheidungen für die Zukunft des Unternehmens zu treffen.
Zusammenfassend kann man sagen, dass die Buchhaltung der zentrale Bestandteil des Unternehmens ist, welche eine konsistente Dokumentation und Kontrolle aller finanziellen Aktivitäten anhand von Belegen erst ermöglicht.
Dabei untergliedert sie sich in tägliche, monatliche und jährliche Aufgaben, die Unternehmer wiederkehrend erledigen müssen.
Warum Buchhaltung auch für kleine Unternehmen wichtig ist
Es ist ein weit verbreiteter Mythos, dass ein genauer finanzieller Überblick nur für den Mittelstand oder Großunternehmen wichtig ist. Denn auch kleine Unternehmen, die nur einige wenige Mitarbeiter oder sogar nur von einem Einzelunternehmer im Kleingewerbe geführt werden, können von einer übersichtlichen Finanzbuchhaltung stark profitieren.
Sie hilft, alle offenen Posten des Unternehmens im Auge zu behalten und ermöglicht es so, die finanziellen Auswirkungen deiner unternehmerischen Entscheidungen zu verstehen. Sie unterstützt Dich dabei, Deine finanziellen Ziele zu erreichen, indem sie Dir ein vollständiges Bild des Unternehmens bietet.
Ein umfassender Überblick über Deine Finanzen ist auch unerlässlich, wenn Du eine Finanzierung beantragen oder Kredite aufnehmen möchtest, da potenzielle Kreditgeber normalerweise einen detaillierten Überblick über die Unternehmenszahlen benötigen.
Mit Hilfe einer übersichtlichen und intuitiven Buchhaltungssoftware kannst Du das Potenzial Deines Unternehmens erkennen und es schlussendlich erfolgreicher navigieren.
Wie kann man die Buchhaltung machen?
Die eigene Buchhaltung mit allen Angeboten und Rechnungen regelmäßig zu machen, ist eine notwendige, aber zeitaufwendige Aufgabe, die viele Unternehmer scheuen.
Es ist jedoch unerlässlich, dass man sich regelmäßig mit seinen Überweisungen und Lastschriften auseinandersetzt, um den Überblick über die finanziellen Abläufe zu behalten und seine Rechnungen ebenso pünktlich zu begleichen.
Ein guter Anfang kann es sein, alle Einnahmen und Ausgaben einfach per Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zu erfassen. Dies kann bereits schnell und einfach in einem Kassenbuch erfolgen.
Weitaus besser sind jedoch digitale Lösungen, welche hochgeladene Eingangs- und Ausgangsbelege und Zahlungen automatisch miteinander matchen und diese sogar vorkontieren.
Buchhaltung – Selbst machen oder auslagern?
Ein gutes Finanzmanagement setzt jedoch einiges an Know-how voraus.
Sicherlich kannst Du es an vielen Stellen allein meistern – es ist aber in der Regel nicht Deine Kernkompetenz.
Es gilt also oftmals eine grundlegende Entscheidung zu treffen: Brauche ich einen Buchhalter oder einen Steuerberater als Dienstleister, oder reicht eine gute Buchhaltungssoftware?
Wie bei vielen anderen Entscheidungen ist auch hier die Frage nach Zeit und Geld ausschlaggebend.
Du solltest im Vorfeld u.a. folgende Aspekte für Dich abklären:
- Welche täglichen, monatlichen, jährlichen Aufgaben umfasst meine Buchhaltung?
- Wie viel Zeit kostet mich die selbständige Erledigung?
- Welche Aufgaben kann ich bestenfalls automatisieren?
- Welche Software gibt es, um so viele Arbeitsschritte wie möglich zu automatisieren?
- Welche Schnittstellen zu DATEV bzw. Elster werden benötigt?
- Was kostet ein externer Buchhalter?
- Was kostet ein guter Steuerberater?
Egal, welchen Weg man letztendlich wählt, es ist wichtig, seine Buchhaltung regelmäßig zu machen, um den Finanzstatus seines Unternehmens jederzeit zu kennen und auf dieser Basis die richtigen Entscheidungen für sein Unternehmen treffen zu können.
Die richtigen Tools finden, um Deine Buchhaltung richtig zu organisieren
Zu den täglichen Aufgaben zählen u.a. das Schreiben von Rechnungen (Debitorenbuchhaltung), das Belege sammeln (Kreditorenbuchhaltung) und natürlich die permanente Auswertung der eigenen Liquidität. Auf dieser Basis soll die Rentabilität Deines Unternehmens gewährleistet werden.
Diese Aufgaben können in der Regel von Dir selbstständig erbracht werden. Hierfür gibt es Tools, die dich größtenteils automatisch unterstützen.
Monatlich müssen dabei alle Belege korrekt kontiert werden. Gemeint ist die Zuordnung der Quelle und Art der jeweiligen Einnahmen und Ausgaben. Hierfür gelten bestimmte Standards für die zugehörigen Sachkonten, welche durch die DATEV entwickelt wurden. Die beiden bekanntesten Standardkontenrahmen (SKR) sind SKR03 und SKR04. Je nach dem geschäftlichen Umfang ist dies natürlich eine regelmäßig anfallende Fleißaufgabe.
Unterstützung bietet hierfür eine Buchhaltungssoftware. Somit sind diese Tätigkeiten auch problemlos selbst umsetzbar. Dies spart Kosten und gibt einen stetigen Überblick über die eigenen Finanzströme.
Die Erfassung und Einordnung in die einzelnen Sachkonten nennt man vorbereitende Buchhaltung. Diese kann dann bestenfalls über eine Schnittstelle zur Kontrolle an einen Steuerberater zur Prüfung weitergegeben werden.
Jedoch lässt sich bei Bedarf auch dieser Schritt überspringen und die Daten können direkt elektronisch per Elster-Schnittstelle an das Finanzamt für die Umsatzsteuervoranmeldung weitergegeben werden.
Je nach Steuerschuld aus dem Vorjahr kann das Abgabeintervall jedoch variieren. Sie muss bis zum 10. des Folgemonats übermittelt werden – jedoch entscheidet das Finanzamt, ob die Übermittlung monatlich, vierteljährlich oder nur einmal pro Jahr erfolgen muss.
Hast Du in deinem Business zudem Mitarbeiter angestellt, dann fallen regelmäßig Gehaltszahlungen an. Die dazugehörigen Lohnabrechnungen sollten jedoch direkt an einen Spezialisten ausgelagert werden, denn die Bearbeitung zählt zu den Standardaufgaben, die durch einen Steuerberater besser und schneller erbracht werden können. Gerade hier warten bei regelmäßig anfallenden Gesetzesänderungen mitunter größere Stolperfallen, die es zu umschiffen gilt.
Worauf sollte man bei einer Buchhaltungssoftware achten?
Bei der Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware solltest Du als Unternehmer vor allem auf zwei Aspekte achten: Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität.
Die Buchhaltungssoftware muss einfach und intuitiv zu bedienen sein, sodass sie schnell und effektiv eingesetzt werden kann. Schließlich sollte sie in der Lage sein, Dir die Arbeit zu erleichtern und die Belege Deiner Einnahmen und Ausgaben schnell und automatisiert zu erfassen.
Ebenso ist es wichtig, dass die Buchhaltungssoftware über alle Funktionen verfügt, die für Deine Buchhaltung erforderlich sind. Dazu gehören neben dem Erstellen und Kontrollieren von Rechnungen, der Abgleich über Online-Banking und die Erstellung von aussagekräftigen Auswertungen.
Es ist wichtig, dass das verwendete Buchhaltungsprogramm Echtzeit-Datenanalysen zulässt. Mit Echtzeit-Analysen kannst Du schnell herausfinden, wie sich Deine finanzielle Lage in den letzten Monaten entwickelt hat.
So lassen sich Trends erkennen, welche dir bei der Optimierung der Geschäftstätigkeit helfen.
Ein gutes Buchhaltungsprogramm sollte zudem bei einem Systemausfall oder bei unerwarteten Eingabefehlern sichere Backup-Optionen anbieten. Zu guter Letzt sind regelmäßige Updates der Buchführungssoftware wichtig.
Wenn Du diese Kriterien beachtest, kannst Du sicher sein, dass Du die richtige Buchhaltungssoftware für Dein Unternehmen ausgewählt hast.
Welche Buchhaltungssoftware ist für kleine Unternehmen geeignet?
Egal, ob Du ein Einzelunternehmer, ein Freiberufler oder ein kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern führst, eine zuverlässige Buchhaltungssoftware ist für Kleinunternehmer ein unverzichtbares Tool, um einen vollständigen Überblick über die Finanzlage Deines Unternehmens zu erhalten.
Es gibt eine Vielzahl an kostenpflichtigen Softwarepaketen auf dem Markt, von denen einige einfacher zu bedienen sind als andere. Zudem gibt es auch kostenlose Online Buchhaltung Tools. Wenn Du jedoch als KMU nach der besten Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen suchst, ist es wichtig, ein Tool in der Cloud zu finden, welches im Gesamtpaket seiner Features einfach zu bedienen und leistungsstark ist.
Es sollte problemlos Rechnungen erstellen, Überweisungen in Echtzeit tätigen, sowie alle Einnahmen und Ausgaben nachverfolgen können. Zudem solltest Du automatisch auf offene Rechnungen hingewiesen werden.
Gerade für junge Unternehmen spielen die Gebühren eine wichtige Rolle.
Es kann jedoch mitunter schwer sein, die endgültigen Kosten zu durchschauen, da einige Buchhaltungsprogramme ein Abonnement erfordern, während andere eine einmalige Zahlung verlangen.
Die Buchhaltungssoftware BuchhaltungsButler ist Testsieger im Performance-Test und überzeugt als schnellste Buchhaltungssoftware am Markt. Das ist ein gewichtiges Merkmal, das Dir mehrere Stunden Arbeitszeit pro Monat einsparen kann.
Vergleiche die Preise verschiedener Softwareprogramme und prüfe, ob die Kosten das Potenzial und die Funktionalität der Software aufwiegen. Du solltest schlussendlich die Buchhaltungssoftware anschaffen, die Deinen Anforderungen entspricht. Dabei sollte sie über ihre Benutzeroberfläche einfach zu bedienen sein, sowie einen zuverlässigen und umfangreichen Support bieten.
Fazit: Zeit sparen, indem Du deine Bücher digitalisierst
Insbesondere im Bereich der Buchhaltung passt es am besten, mit Hilfe von Tools so viel wie möglich zu automatisieren, da das Rechnungswesen äußerst komplex ist.
Eine digitale Buchhaltung hilft Dir dabei, muss jedoch leicht zu erlernen und zu bedienen sein und Dir übersichtliche Auswertungsmöglichkeiten liefern. Diese ermöglichen Unternehmen, jederzeit präzise Entscheidungen zu treffen.
Zudem ist es wichtig, dass das Buchhaltungsprogramm zu Deiner Branche passt und Du dieses bestenfalls vor Einführung der Buchhaltungssoftware über einen gewissen Zeitraum kostenlos testen kannst.
Gleichzeitig muss Deine Buchhaltung immer über Schnittstellen in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und DATEV Unternehmen online kompatibel sein.
Auch wenn Du gerade am Anfang jeden Euro zweimal umdrehen musst, solltest Du so früh wie möglich auf eine digitale Buchhaltung setzen, um einfach gewisse Dinge schnell wieder von Deinem Schreibtisch herunterzubekommen.
Wichtig ist es, dass Du dich vom Start weg mit der Thematik auseinandersetzt, Dir ein geeignetes Setup aufbaust und Dein Unternehmen mit korrekten und fundierten Daten und Fakten in die Zukunft führen kannst.