Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil – darum sollten Sie Akten scannen

Digitalisierung: Papierlose Büro

Das papierlose Büro – es ist in der Regel weit mehr, als nur eingescannte Rechnungen. Optimieren Sie Ihre internen Arbeitsprozesse ganzheitlich, indem Sie mit digitalen Dokumenten arbeiten. Verwandeln Sie Ihre alten Aktenordner in digitale Datenarchive. Dadurch kann wertvolle Arbeitszeit im Unternehmen wesentlich effizienter genutzt werden.

Was kann gescannt werden?

Alles, was auf Papier vorliegt, kann in der Regel für ein elektronisches Archiv digitalisiert werden. Hierbei sind selbst geknickte Seiten, handschriftliche Ergänzungen oder Notizen auf der Rückseite von Blättern kein Problem.

Nachfolgend erhalten Sie eine kurze Auflistung, was alles möglich ist:

– Belege und Quittungen

– Lieferscheine

– Angebote

– Rechnungen

– Geschäftskorrespondenz

– Akten

– Technische Unterlagen & Pläne (Großformat)

– Visitenkarten (Kleinformat)

Warum sollten Papiere in ein Dokumentenmanagementsystem eingescannt werden?

Der Verbrauch von Papier, Pappe und Karton lag in Deutschland im Jahr 2012 bei 244 Kilogramm pro Einwohner. Dies entspricht in etwa 20 Mill. Tonnen Gesamtverbrauch pro Jahr. Die Altpapierrücklaufquote von privaten und kommunalen Entsorgern  beträgt hierbei nach vorliegenden Statistiken erst 76 Prozent.

Natürlich steht der Nutzen für die Umwelt klar im Fokus. Doch nicht nur dies und die Kostenersparnis für ein papierloses Büro sind wesentliche Aspekte. Denn eigentlich sind dies nur positive Nebeneffekte, um möglichst auf Papier im Büro zu verzichten.

Für die tägliche Arbeit ist es viel wichtiger, dass eingescannte Dokumente nicht mehr zeitaufwendig in den Ablagen der Schreibtische oder Regale gesucht werden müssen. Denn die klassischen Papierarchive sind in der Regel bereits überfüllt und zudem aufgrund von Raum- oder Platzmangel oftmals schlecht nutzbar.

Vielmehr hilft nun ein Schlagwort und die digitalisierten Unterlagen werden im Dokumentenmanagementsystem in Sekundenschnelle gefunden.

Gerade bei mehreren Versionen eines Dokuments ist stets ersichtlich, welches die aktuellste Version ist. Und diese findet man ganz bequem, denn sie verstaubt nicht auf den Schreibtisch irgendeines Mitarbeiters.

Zudem möchte man oftmals mehr zu einem Schriftstück wissen – Wo kommt es her, wer hat es geschrieben und worauf bezog es sich? Alle diese Daten können ganz einfach hinterlegt werden, so dass die umständliche Suche durch eine Vielzahl an Ordnern entfällt.

Ein wesentlicher Vorteil liegt auch in der Möglichkeit, die erfassten Informationen aus unterschiedlichen Dokumenten so miteinander zu kombinieren, dass daraus völlig neue Prognosen und Berichte erstellt werden können. Informationen werden schneller nutzbar.

Selbst scannen oder einen Scan-Dienstleister nutzen?

Oftmals sind die Projekte zur Digitalisierung von Papieren und Dokumenten zeitlich begrenzt. Sollten diese durch eigenes Personal durchgeführt werden, muss natürlich die Personalkapazität für die Dauer der Umsetzung bereitgehalten werden.

Andererseits lässt sich natürlich auch auf externe Scan-Dienstleister zugreifen, welche das komplette Paket bearbeiten, oder aber nur gewisse Teilaufgaben übernehmen. Hierbei ist natürlich wichtig, die folgenden beiden Aspekte nicht außer Acht zu lassen.

Ist der Datenschutz auch vollständig gewährleistet? Denn oftmals ist die Herausgabe der Akten außer Haus oder die Verarbeitung durch Dritte nicht gestattet. Deshalb gilt es unbedingt auf Vertraulichkeitsvereinbarungen zu achten.

Zudem kann es auch sein, dass nicht immer auf alle Unterlagen gleichzeitig zugegriffen werden kann, da mitunter welche in der aktuellen Bearbeitung im Büro benötigt werden. Auch dies muss optimal in die Prozesse integriert werden, um jeglichen Stau und somit Engpässe für das eigentliche Business zu vermeiden.

So sollten Sie diese hochsensiblen Tätigkeiten nur von langjährigen und hochspezialisierten Dienstleistern durchführen lassen.  Gerade junge Unternehmen sollten zudem auf ein ausgewogenes Preisleistungsverhältnis achten und bspw. ihre Akten von der SAGA GmbH scannen lassen, welche Ihre maximale Scan-Kompetenz bereits  vielfach unter Beweis gestellt hat.

Fazit:

Digitalisierte Dokumente geben Sicherheit gegen Verlust, sparen Platz bei der Lagerung und können in der Regel blitzschnell an jeden PC aufgerufen und genutzt werden. Entziehen auch Sie sich durch die Optimierung der Bearbeitungsprozesse dem Engpass der Papierakte.

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