Einsparungspotenziale: Outsourcen oder selbst machen?

Outsourcing Startups

Das Outsourcing steht immer wieder in der Kritik der Medien. Der Fokus liegt dabei allerdings meist auf Großunternehmen, die Arbeit an Fabriken in armen Ländern abgeben, um dadurch Kosten einzusparen.

Dabei hat das Konzept, wenn richtig angewandt, auch ein hohes Potenzial, unabhängig von der größtmöglichen Ersparnis. Wann sollte man eine Arbeit selbst übernehmen, wann ist es gerechtfertigt, outzusourcen, und wo lohnt es sich sogar?

Was ist Outsourcing?

Outsourcing beschreibt die Methode, Aufgaben eines Unternehmens, die regulär intern durchgeführt werden, an einen externen Dienstleister abzugeben. 

Das kann vielfältige Formen annehmen. Das Ziel ist es dabei aber immer, den eigenen Arbeitsaufwand zu senken, Kosten einzusparen oder den Gewinn zu steigern, indem man selbst mehr Zeit für die eigentlich relevanten Kerngeschäfte schafft. Deshalb sind Aufgaben, die ausgelagert werden, meist manuelle Fleißarbeiten, die qualifizierte Arbeiter davon abhalten, ihren Fokus auf die Arbeit zu legen, die ihr spezifisches Fachwissen benötigt.

Outsourcing-Beispiele

Es gibt verschiedene Gründe, aus denen wir von Outsourcing Gebrauch machen. Die folgenden Beispiele verfolgen zwei unterschiedliche Ziele:

  • Beispiel A: Ein Unternehmen will die Kunststoff-Verpackungen seiner Produkte mit dem Branding der Firma versehen. Zu diesem Zweck müsste es selbst in die Flexodruck-Technologie investieren, die für das Bedrucken von Folien geeignet ist. Die Anschaffung eines Flexodruck-Druckers ist aufgrund der Kosten, der Wartung und der Größe des Geräts nicht für jedes Unternehmen geeignet. Stattdessen wird der Auftrag für das Erzeugen der Verpackungen an eine externe Druckerei gegeben.
  • Beispiel B: Ein Unternehmen möchte einen guten Kundenservice anbieten. Es hat nicht die Ressourcen selbst Service-Mitarbeiter einzustellen, zu schulen, und ihnen die passende Technik und Räumlichkeiten zu bieten. Deshalb stellen sie ein externes Call-Center ein, um ihre Kunden an die dort bereitgestellten Mitarbeiter weiterleiten zu können.

Der Zweck hinter beiden Beispielen klingt ähnlich. Um zu verstehen, welches von beiden Beispielen auf sinnvolles Outsourcing hinweist, schauen wir uns die Vor- und Nachteile des Konzepts an.

Vor- und Nachteile von Outsourcing

VorteileNachteile
KostenersparnisHöhere EffizienzFlexibles KapitalWeniger KontrolleRecherche notwendigDatenschutz

Vorteile

Outsourcing kann Kosten einsparen. Wenn wir einen externen Dienstleister beauftragen, setzen wir bei der Verhandlung direkt feste Preise an, die deshalb leicht zu kalkulieren sind. Zudem haben wir keine Ausgaben für Ausrüstung und Co., die unser Kapital binden. Stattdessen nutzen wir die bereits bestehende Infrastruktur anderer Anbieter. 

Dadurch können wir auch davon profitieren, dass wir die Arbeit von Experten auf dem jeweiligen Fachgebiet übernehmen lassen. Zeitgleich wird unsere eigene Arbeit effizienter, indem wir mehr Zeit für wichtigere Aufgaben schaffen.

Nachteile

Auf der anderen Seite geben wir durch das Outsourcing Kontrolle ab. Durch die sensiblen Personen-, Transaktions- und Unternehmensdaten, die dabei im Austausch sind, können Datenschutzbedenken entstehen. Zudem ist die Kommunikation und Kontrolle erschwert, wenn die Arbeit nicht „aus einer Hand“ erfolgt. Abstimmungen und das Abgleichen von Wissensständen sind hier umständlicher. 

Es besteht außerdem das Risiko, ohne eigenes Verschulden Nachteile zu erfahren, indem der Service des externen Dienstleisters beispielsweise nicht den eigenen Qualitätsvorstellungen entspricht. 

Bevor wir uns für einen Dienstleister entscheiden, müssen wir deshalb viel Recherche aufwenden, die Zeit und Geld kostet.

Wann lohnt sich Outsourcing?

Wenn wir unsere Beispiele betrachten, können wir jetzt erkennen, welche von beiden Varianten sich eher anbietet, um Kosten zu sparen:

In Beispiel A profitieren wir davon, die Ausrüstung und das Fachwissen der Druckerei zu nutzen. In dem Auftrag an sie wird genau besprochen, welche Leistung von ihnen erwartet wird. Kommt es zu Problemen, lassen sich diese durch weitere Verhandlungen ohne große Nachteile klären. Solche Vorteile erhalten wir, indem wir von Unternehmen Gebrauch machen, die Technik und Fachwissen besitzen, die sich für nicht darauf spezialisierte Unternehmen nicht zur Anschaffung eignen. Andere Beispiele wären Hersteller von personalisierten Werbeartikeln oder Marketingagenturen.

In Beispiel B geben wir dafür eine wichtige Aufgabe aus den Händen, für die direkter Austausch und intimes Wissen über die Firmeninhalte und -abläufe von Vorteil ist. Wir haben keinen Einfluss darauf, wie der akute Kontakt zwischen Kunde und Service-Mitarbeiter abläuft. Durch eventuell notwendige Absprachen zwischen Kunde und Service und schließlich Service und Firma, die dann wieder an den Kunden weitergegeben werden, entsteht ein unnötiger Kommunikationsaufwand. Kommt es hier zu Unstimmigkeiten, fühlt sich der Kunde schlecht aufgehoben und ist frustriert.

Fazit

Outsourcing kann eine gute Strategie sein, um von dem Fachwissen und bereits existierender Infrastruktur von Experten einer spezifischen Dienstleistung zu profitieren. Dabei müssen wir nicht selbst Platz, Geräte und geschulte Mitarbeiter anschaffen und können uns durch das bereits existierende Personal effektiver auf unser Kerngeschäft konzentrieren.

Dabei ist es aber wichtig, neben der Kostenersparnis auch eventuelle Nachteile zu beachten, die auf lange Sicht dadurch entstehen können. Die aufwendigere Kommunikation, mangelnde Kontrolle und Probleme mit dem Datenschutz können sich negativ auf Arbeitsabläufe und Kundenerfahrungen auswirken. Wer einen Prozess outsourcen möchte, muss deshalb gut untersuchen, weshalb sich das Auslagern lohnen würde, und welche externen Dienstleister sich für die Aufgabe eignen.

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