Firmenhandys nutzen – Das ist wichtig zu beachten

Was bei Firmenhandy beachten

Stell Dir vor, Du bist auf dem Weg zu einem Geschäftstermin, steigst in den Fahrstuhl, die Türen schließen sich, ein junger, adretter Mann, Typ Praktikant, nickt freundlich, sein Telefon klingelt. Er schaut auf das Telefon und gibt anschließend ein paar kurze Anweisungen. Dein erster Gedanke? Gut, dass Dir noch rechtzeitig aufgefallen ist, dass das nicht der Praktikant war. Das hätte peinlich werden können. Scheint wichtig zu sein, wahrscheinlich der Junior-Chef hier. Also möglichst nett und freundlich grüßen.

Ja, so ein Firmenhandy bekommt nicht jeder. So zumindest war die Wahrnehmung bisher. Aber das gehört mittlerweile der Vergangenheit an. Daher lohnt es sich mal zu schauen, wobei beim Thema Firmenhandys eigentlich genau geachtet werden muss.

Bekommt nur der Chef ein Firmenhandy?

In traditionellen, stark konservativ geprägten Unternehmen gilt das Firmenhandy ebenso wie Dienstwagen und persönlicher Parkplatz als Statussymbol und verleiht seinem Besitzer etwas Erhabenes.

Doch die Zeiten ändern sich.

Mittlerweile haben die meisten Firmen erkannt, dass das Telefon mehr als ein Statussymbol ist. So wurden nach und nach „Oberes Management“, Vertrieb und auch die Produktion ausgerüstet. In jungen Startups ist es häufig eine Selbstverständlichkeit, dass jeder per Smartphone erreichbar ist.

Als Arbeitswerkzeug ist das Handy nicht mehr nur zur besseren und kurzfristigen Erreichbarkeit notwendig, auch E-Mails und andere Nachrichten können versandt und empfangen werden. Präsentationen und Tabellen können aktualisiert und beispielsweise an denjenigen verschickt werden, der gerade im Auto zum Kunden unterwegs ist.

Der entscheidende Vorteil des Handys im Vergleich zum alten Festnetztelefon mit Schnur ist die Erreichbarkeit von Menschen statt von Orten. Mitarbeiter sind plötzlich weitaus flexibler, wenn sie wegen des Telefons nicht mehr an ihren Schreibtisch gebunden sind. Kleine Herausforderungen und größere Krisen werden selten am Schreibtisch gelöst.

Zu beachten gibt es aber auch einiges.

Steuern als geldwerter Vorteil fallen selbst bei zusätzlicher Privatnutzung nicht an. Inwieweit das Handy privat genutzt werden darf, sollte aber mit dem Arbeitgeber abgeklärt werden. Auch, wie bei gemeinsamer privater und beruflicher Nutzung sichergestellt ist, dass der Arbeitgeber keine persönlichen Daten einsehen kann.

Auch wenn der Mitarbeiter jederzeit telefonisch erreichbar ist, gilt weiterhin das Arbeitszeitschutzgesetz. An freien Tagen gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Erreichbarkeit, außer natürlich bei Rufbereitschaft.

Sollte das Firmenhandy beschädigt oder gar gestohlen werden, so haftet der Arbeitnehmer nur bei grober Fahrlässigkeit. Bei leichter Fahrlässigkeit muss er nicht haften. Er sollte es aber in jedem Fall sofort im Unternehmen melden.

Kriterien für ein Firmenhandy

Ein Firmenhandy kann die Kommunikation innerhalb der Firma erheblich beschleunigen. Bestimmte Arbeitsprozesse können dadurch deutlich effektiver ablaufen.

Da alles Geld kostet und nicht jeder Mitarbeiter zwingend ein Firmenhandy braucht, sollte im Unternehmen eine Rangliste nach Notwendigkeit aufgestellt werden. Dabei sind die jeweiligen Arbeitsplatzbeschreibungen nach den Kriterien Verantwortung, Erreichbarkeit und räumliche Flexibilität zu durchleuchten.

Die inhaltliche Übersicht über alle im Unternehmen vorhandenen Arbeitsplätze liegt bei der Abteilung Human Resources. Die Mitarbeiter dort wissen am besten Bescheid, welche Aufgaben jeder Mitarbeiter hat.

Da das Firmenhandy aber immer noch Statussymbol und Prestige-Objekt ist, sollte erwogen werden, eine der Hierarchie entsprechende Modellauswahl zu treffen. Der Chef sollte ein erkennbar deutlich besseres Gerät auf den Konferenztisch legen können. Auch ein zusätzliches Tablet kann die Arbeitsbedingungen verbessern, den Vorgesetzten aufwerten und in moderne Handy-Verträge mit einbezogen werden.

Wer nun aber welches Handy benötigt, muss innerhalb des Unternehmens selbst entschieden werden. Es ist häufig gar nicht teurer, alle Mitarbeiter mit Mobiltelefonen auszurüsten. Das steigert auf jeden Fall die Motivation und das Gemeinschaftsgefühl und letztendlich die Arbeitsproduktivität.

Wichtig ist, dass die Anforderungen individuell auf die jeweilige Situation und Arbeitsweise im Unternehmen passen muss.

Verschiedene Kostenmodelle für Firmenhandy

Grundsätzlich stellt sich die Frage nach Mieten oder Kaufen. Kaufen hat den Vorteil, dass man die Telefone dann theoretisch unendlich lange nutzen kann und mehr oder weniger flexibel bei den Tarifen ist. Hierfür kann man sich unteranderem auf 1&1 ein Bild machen.

Demgegenüber sind die Smartphones bei dem Mietmodell bereits konfiguriert. Insbesondere die für Unternehmen lebensnotwendigen Sicherheitseinstellungen müssen nicht selbst aufwendig von Laien bereitgestellt werden und können automatisch aktualisiert werden.

Das hohe Anfangsinvestment für die neuste Gerätegeneration fällt bei der Miete nicht an und ein regelmäßiger Wechsel auf ein neues Modell ist meist inklusive. Speziell bei Smartphones ist die Entwicklung rasant und die Entsorgung der Geräte wird nachhaltig erledigt.

Einerseits ist es möglich, private Handys auch beruflich zu nutzen oder entsprechend umgekehrt, also berufliche Geräte, die auch privat nutzbar sind. Andererseits kann man Privates und Berufliches auch komplett trennen. Das muss anhand von Anforderungen und Firmenkultur individuell entschieden werden. Auch die Unternehmenssicherheit kann dabei eine Rolle spielen.

Verträge sollten verglichen werden

Letztendlich muss jedes Unternehmen für seine Anforderungen selbst entscheiden, wer welches Firmenhandy bekommt und was der perfekt passende Vertrag ist. Nicht nur die Kosten, auch die Firmenkultur ist dabei nicht zu vernachlässigen.

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