Das Lastenheft als Kommunikationsmittel bei der Auftragsvergabe

Lastenheft Kommunikationsmittel

Das Lastenheft ist ein wesentliches Dokument des klassischen Projektmanagements.

Grundsätzlich gilt für alle Lastenhefte, dass sie so offen wie möglich und genau wie nötig gehalten werden sollten. Die darin enthaltenen Informationen und Inhalte sollten klar benannt werden. Der Auftragnehmer sollte den Spielraum erhalten, den er benötigt, um mit seiner Erfahrung und seinem Fachwissen, die für den Auftraggeber beste Lösung umzusetzen.

Die Definition eines Lastenhefts

Die allgemeine Definition umfasst alle Anforderungen, die durch ein technisches Produkt erfüllt werden sollen. Das Lastenheft wird durch den Auftraggeber erstellt und bildet die Grundlage für die Erstellung eines Pflichtenheftes, durch den Auftragnehmer.

Die Erstellung eines Lastenheftes

Es ist die Aufgabe des Auftraggebers ein Lastenheft zu erstellen. Er teilt dem Auftraggeber mit, welche Ergebnisse, Zwecke und Ziele erreicht werden sollen. Zudem werden im Lastenheft die maßgeblichen Rahmenbedingungen und Gegebenheiten festgehalten. Der Auftraggeber hält folglich im Lastenheft fest, was genau durch den Auftragnehmer gemacht oder erstellt wird und für welche Zwecke diese Lösung genutzt wird.

Die W-Fragen „Was“ und „Wofür“ dienen der genauen Leistungsbeschreibung, die durch den Auftragnehmer für das Pflichtenheft genutzt wird, um die geforderten Leistungen zu erbringen. Wie diese Leistungen erbracht werden, wird ebenfalls festgehalten.

Die wichtigsten Punkte im Lastenheft

Bei der Erstellung eines Lastenheftes werden benötigte und hilfreiche Informationen zusammengetragen. Dazu gehören an erster Stelle der Titel und das Thema des Lastenheftes. Der Auftraggeber fügt zudem für Rückfragen relevante Kontaktinformationen ein. Danach sollte der Auftraggeber bei der Erstellung eines Lastenheftes die Ausgangssituation darstellen. Dazu gehört der Anlass für das geplante Vorhaben. Zudem wird beschrieben, welche Probleme oder Aufgaben durch die Erstellung des Produkts gelöst werden sollen und wofür diese Lösung eingesetzt wird.

Ein weiterer, wichtiger Punkt bei der Erstellung eines Lastenheftes ist die Leistungsbeschreibung. Hier listet der Auftraggeber seine Anforderungen auf. Dazu gehört beispielsweise das Ergebnis, das mit der Lösung erreicht werden soll. Aber auch was genau und in welcher Qualität entwickelt, hergestellt, geliefert oder erbracht werden soll.

Der Auftraggeber hält ebenfalls fest, welche Funktionen und Merkmale die Lösung umfassen muss und welche Kennwerte oder technischen Parameter erfüllt werden müssen. Zudem sollten die Schnittstellen benannt werden, die in der Lösung berücksichtigt werden müssen.

Relevante Rahmen- oder Randbedingungen

Bei der Erstellung eines Lastenheftes fasst der Auftraggeber alle für den Auftragnehmer relevanten Rahmenbedingungen zusammen. Zu diesen Rahmenbedingungen gehören beispielsweise gesetzliche Anforderungen und Normen, die eingehalten werden müssen. Ebenso werden die Umgebungsvariablen, die beachtet oder berücksichtigt werden müssen festgeschrieben. Umgebungsvariablen sind beispielsweise die Temperatur, das Platzangebot oder die Beleuchtung.

Zu den Rahmenbedingungen gehören sowohl die Sicherheitsanforderungen als auch die Maßnahmen zum Schutz von Umwelt und Gesundheit. Die Besonderheiten und die Merkmale von Anwendern dieser Lösung werden ebenfalls festgehalten. Solche Besonderheiten oder Merkmale können beispielsweise die Mehrsprachigkeit oder die Barrierefreiheit sein.

Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen

Die funktionalen Anforderungen im Lastenheft beziehen sich unmittelbar auf das System oder die Lösung mit allen erforderlichen Funktionen, Merkmalen, Aktionen, Interaktionen und Eigenschaften.Die nicht-funktionalen Anforderungen beziehen sich auf die Rahmenbedingungen in Bezug auf Technik, Prozesse, Lieferung, Qualität, Organisation und Recht.

Die Anforderungen detaillieren

Der Auftraggeber muss entscheiden, mit welcher Detailtiefe auf die einzelnen Punkte eingegangen wird. Prinzipiell sollten alle Detaillierungen im Lastenheft so dargestellt werden, dass der Auftragnehmer weiß, was getan werden muss.

Daraus ergibt sich, was nicht getan werden muss und an welchen Stellen der Auftragnehmer selbst gestalten und bestimmen kann. Das wird allerdings im Lastenheft nicht beschrieben, sondern ergibt sich aus dem Geschriebenen. Eine mögliche Detailebene ist die grobe Systembeschreibung, die dem Auftragnehmer ein Überblick über den gesamten Prozess mit seinen wesentlichen Schnittstellen liefert.

Der Auftraggeber kann zudem als User Case, anhand von Funktionen und Aktionen oder eine User Story Anwendungsfälle verdeutlichen.Zudem können spezielle Merkmale, Verhaltensweisen und Eigenschaften ebenso wie wichtige Vorschriften, Normen und Testfälle in den Detailbeschreibungen erläutert werden.

Ebenfalls zu den Detailbeschreibungen gehören die Untergliederung der Anforderungen an die technischen Merkmale, Schnittstellen und Teilfunktionen. Hier befinden sich auch die Anforderungen an Einzelkomponenten, die Eigenschaften und Merkmale, der Normenbezug und die exakten Vorschriften zu Leistungs- oder Qualitätskennzahlen, die Schnittstellenbeschreibung, genaue Datenbeschreibungen und die erwarteten Testergebnisse.

Die Visualisierung der Anforderungen, Detaillierungen und Zusammenhänge

Diagramme, Skizzen, Layouts, Tabellen und Zeichnungen können dem Auftragnehmer Besonderheiten, Zusammenhänge, Schnittstellen oder das Aussehen der angestrebten Lösung verdeutlichen. Wird beispielsweise ein Lastenheft für die Erstellung einer ERP Software erstellt, können Beispiele dem Auftragnehmer die gestellten Anforderungen verdeutlichen. Zudem können Muster, Formulare, technische Zeichnungen, Testberichte, Kennzahlen oder Prototypen als zum Lastenheft beigefügte Datei das Bild vervollständigen.

Lastenhefte verdeutlichen und visualisieren dem Auftragnehmer im Projektmanagement die wichtigsten Punkte eines Arbeitsauftrags, die es bei der Erstellung oder Fertigung eines (technischen) Produktes zu beachten gilt. Das Lastenheft bildet die Grundlage des Pflichtenheftes.

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