Meetings kostengünstig gestalten – Möglichkeiten im Überblick

kostengünstige Meetings

Unternehmen haben heute diverse Standorte, arbeiten mit verschiedenen Produktionen zusammen und senden Mitarbeiter zu Geschäftspartnern, die sich längst nicht mehr direkt vor Ort befinden.

Die Zeiten haben sich geändert, dennoch funktioniert kein Unternehmen, keine Geschäftsbeziehung ohne eine solide Kommunikation. Doch wo es einst genügte, ein Treffen im hauseigenen Konferenzraum abzuhalten, müssen heute andere Wege beschritten werden.

Insbesondere, wenn Geschäftspartner oder Kunden aus Übersee kommen, ist ein gewöhnliches Meeting nicht mehr möglich. Dieser Artikel zeigt Möglichkeiten auf, wie sich solche Meetings komfortabel und günstig arrangieren lassen, ohne dass die Kommunikation auf der Strecke bleibt.

Telefonkonferenzen – Vor- und Nachteile

Die simpelste Alternative zu einem herkömmlichen Meeting im Konferenzraum ist die Telefonkonferenz. Jeder wichtige Teilnehmer schaltet sich zu einer festgelegten Uhrzeit zu und nimmt am Meeting teil.

Die Vorteile dieser Kommunikationsart sind groß. Es ist keine örtliche Vorbereitung notwendig, die Teilnehmer müssen sich nicht an einem einzigen Ort treffen und mit der heutigen Technik ist es problemlos möglich, auch visuell vor Ort zu sein oder Daten den anderen Konferenzteilnehmern zu übermitteln.

Gerade bei Meetings, an denen Teilnehmer aus dem Ausland teilnehmen, stehen Telefonkonferenzen hoch im Kurs. Allerdings müssen einige Vorkehrungen getroffen werden:

  • Erreichbarkeit – die Teilnehmer müssen zu einem festen Termin erreichbar sein. Vorsicht: Zeitverschiebungen beachten
  • Verbindung – viele Telefonkonferenzen laufen heute über das Internet ab. Daten und Projektdetails lassen sich so einfacher kommunizieren und vorzeigen. Ein solider Internetempfang muss natürlich gegeben sein.
  • Ausreichend Ruhe – die Telefonkonferenz muss von jedem Teilnehmer wie ein echtes Meeting betrachtet werden. Ruhe während der Konferenz, keine Störungen und ein adäquater Aufenthaltsort sind daher notwendig.
  • Sicherheit – bei Telefonkonferenzen, die über das Internet ablaufen, sollten ausschließlich Anbieter genutzt werden, die Sicherheit bieten.

Unternehmen, die zum ersten Mal Telefonkonferenzen im größeren Rahmen abhalten oder üblicherweise auf herkömmliche Meetings setzen, möchten sich nicht unbedingt an einen Anbieter binden.

Um trotzdem ein Meeting über das Telefon abzuhalten, könnte sich ein Cloud-Dienst wie www.telefonkonferenz.de eignen. Der Dienst bietet die Möglichkeit spontaner und simpler Konferenzen, für die keine Wartezeit oder der Abschluss eines festen Vertrags notwendig ist.

Bis zu 100 Teilnehmer können an dem Meeting teilnehmen, gleichfalls stellt der Dienst für 72 Länder Einwahlnummern zur Verfügung. Gerade bei einem sehr spontanen Meeting ist dieses Vorgehen vorteilhaft, da die Vorbereitungszeit nahezu komplett entfällt. Weitere Vorteile eines Cloud-Dienstes:

  • Keine festen Gebühren – Unternehmen müssen keine monatlichen Kosten auf sich nehmen, um am Dienst teilzunehmen
  • Keine Aufnahmegebühr – Unternehmen müssen keine Gebühr bei der Anmeldung zahlen.
  • Einwahl per PIN – bei der Anmeldung erhalten Teilnehmer eine PIN, mit der sie immer wieder auf den Service zurückgreifen können.
  • Keine Anmeldung der Konferenz – die Konferenz muss dem Anbieter nicht erst mitgeteilt werden.
  • Mobil und Festnetz – der Cloud-Dienst erlaubt die Teilnahme an der Telefonkonferenz via Festnetz und Mobiltelefonie.

Welche Meetings sollten persönlich ablaufen?

Nicht jedes geschäftliche Treffen sollte über das Telefon oder Internet erfolgen. Einige Gespräche sind schlichtweg sinnvoller und fruchtbarer, wenn sie von Angesicht zu Angesicht durchgeführt werden.

Hierzu zählen insbesondere Kundengespräche, gerade im Bereich der Neukundenakquise. Ist der Kunde bereits vom Angebot überzeugt, interessiert sich für einen Vertragsabschluss, hat aber noch Fragen, sollte das Meeting persönlich stattfinden. Vielen Personen fällt es leichter, das Gegenüber während eines reellen Treffens einzuschätzen.

Ebenso ist es sinnvoll, sich mit Geschäftspartnern persönlich zu treffen, wenn ein Projekt nicht vollkommen zufriedenstellend lief oder es im Rahmen des Projektes zu Problemen kommt. Hier spielt bereits die Assoziation, die der Geschäftspartner mit dem persönlichen Besuch in Verbindung bringt, eine große Rolle.

Durch das örtliche Meeting fühlt er sich verstanden, immerhin macht sich der Partner die Mühe, persönlich zu einem Termin zu kommen und nimmt den zeitlichen und teils kostenintensiven Aufwand in Kauf.

Wenn auch persönliche Meetings aufwendiger sind, können Unternehmen hingegen und die Kosten sowie die Mühe ein wenig minimieren:

  • Schwerpunkte setzen – im Vorfeld genau überlegen, welche Meetings persönlich abgehalten werden sollen.
  • Effizient planen – rechtzeitig einen Termin festlegen und die notwendigen Vorkehrungen treffen.
  • Meetingverlauf planen – ein Meeting ist nur fruchtbar, wenn es eine Zielvorgabe gibt. Diese sollte vorab genau definiert werden.
  • Unterlagen bereithalten – um die Zielvorgabe zu treffen, müssen sämtliche notwendigen Daten, Unterlagen und Projektdateien während des Meetings vorliegen. Die Geschäftspartner sollten Ausfertigungen erhalten, das spart Zeit und macht aufwendige Präsentationen teilweise überflüssig.
  • Gespräche festhalten – während des Meetings sollten Notizen erstellt werden, die später zu einem Protokoll zusammengefasst werden. Das Protokoll wird jedem Teilnehmer nach dem Meeting zugeschickt.

Was ist bei Meetings weiterhin zu beachten?

Wenn Meetings auch praktikabel sind, haben in der Realität viele Teilnehmer das Gefühl, Zeit vergeudet zu haben. Das liegt schlichtweg daran, dass Konferenzen oft nicht genügend geplant wurden und es zu einem ziellosen Durcheinander kommt – unabhängig davon, ob das Treffen persönlich, telefonisch oder via Internet durchgeführt wurde.

Die ausgiebige Planung und das Festsetzen von Inhalten und Zielen sind daher unumgänglich. Auch sollte vorab geregelt werden, wie lange das Meeting dauert. Findet das Meeting als Telefonkonferenz oder Videokonferenz statt, ist die Sicherheit ein wichtiger Faktor.

In beiden Bereichen gibt es zahlreiche Anbieter, die mit oder ohne eine vorherige Anmeldung eine Konferenz erlauben. Nutzer sollten insbesondere bei Internetkonferenzen darauf achten, dass die Verbindung gesichert ist.

Dies ist gerade dann wichtig, wenn das Meeting Computer mit einbezieht und Präsentationen direkt online durchgeführt werden. Das Meeting sollte einen festen Zugangscode besitzen, der nur für dieses eine Treffen gültig ist.

Mit Zielen sind Meetings jeglicher Art sinnvoll

Letztendlich liegt es im Ermessen des Unternehmens, welche Meetings persönlich und welche per Telefon oder Internet abgehalten werden. Ob sich das Treffen jedoch lohnt, hängt von den eigentlichen Zielvorgaben und der Planung ab.

Sich kurzfristig für eine Telefonkonferenz zu entscheiden und diese nicht vorzubereiten, führt in den seltensten Fällen zu einem fruchtbaren Ergebnis. Wer sich jedoch die Zeit nimmt und plant, wird klüger aus dem Meeting herausgehen.

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