Moderne Gründer faxen virtuell

Rechtssichere Dokumente durch Faxen

Fachbeitrag von Bernd Zschaler, Fax.de GmbH:

Sie steht auch heute noch auf jeder Visitenkarte – die Faxnummer.

Angesichts etablierter moderner Kommunikationskanäle wirkt das Faxen zwar antiquiert, scheint jedoch auch aktuell noch seine Berechtigung zu haben. Warum sollten sich Gründer einer frischen Unternehmung nicht vom Faxen verabschieden? Dafür gibt es gute Motive.

Die Vorteile des Faxes

Fax-Aktivitäten sind im Business-Umfeld wegen der Rechtssicherheit von Dokumenten und des verwertbaren Anscheinsbeweises vor Gericht unverzichtbar.

Der letzte Poststreik offenbarte, dass sich Unternehmen beim Versand von Briefen nicht auf die Post verlassen können. Tausende Rechnungen und Mahnungen lagen lange in Briefzentren auf Halde. Bis zur erfolgreichen Zustellung muss der Absender das finanzielle Risiko tragen und das trifft vor allem Start-ups hart: Sie sind auf pünktliche Zahlungen angewiesen und können Ausfälle nicht gut kompensieren.

Faxen gilt in diesen Fällen als probates Mittel, wichtige Dokumente gerichtsfest, schnell und sicher zu übermitteln. Anders als E-Mails werden Faxe von jedem deutschen Gericht als Beweis zugelassen, da es vergleichsweise schwierig ist, sie anzuzapfen oder zu manipulieren.

Digitales Fax-Management

Wer jetzt Zusatzinvestitionen in stationäres Faxgerät und Faxserver befürchtet, kann beruhigt sein. Das seit den 80ern übliche Verfahren hat eine Renaissance erlebt.

Niemand muss sich heutzutage mehr eigene Hardware kaufen, Platz im Büro verschwenden und Kosten für Betrieb sowie Wartung tragen. Externe Faxdienstleister und Telekommunikationsunternehmen übernehmen die Fax-Aufgaben im Internet und sorgen ad hoc für reibungslosen Versand und Empfang via Cloud.

Ebenso kommt Gründern sehr entgegen, dass das Dokumentenmanagement digital und somit papierlos geschieht: Eingehende Faxe laufen als PDF auf und ausgehende Faxe können in beliebigen Formaten direkt aus der Office-Anwendung an den Faxdienstleister übermittelt werden.

Gleiches geht natürlich auch aus dem Webbrowser oder dem Mobile Device. Dank multipler Systemunterstützung spielt selbst das Betriebssystem keine Rolle mehr. Der Faxdienstleister stellt Nutzern entweder neue feste Faxnummern zur Verfügung oder erhält die bewährten.

VoIP löst ISDN ab

Virtuelles Faxen vereint zwei Welten miteinander – die analoge mit der digitalen. Übermittelt der User sein Dokument digital an den Faxdienstleister im Internet, arrangiert dieser den Versand des Faxes im Telefonnetz ausschließlich über analoge und ISDN-Leitungen.

Nur sie können das Modemsignal ohne Datenverlust transportieren. Leider plant die Telekom, alle bestehenden privaten Anschlüsse bis 2018 auf das digitale Voice-over-IP-Verfahren umzustellen. Firmenanschlüsse werden folgen.

Eine Übertragung von Faxen ist dann nicht mehr problemlos möglich. Die IP-Telefonie ist ausschließlich für die Übertragung der Sprache optimiert. Durch Komprimierung und Laufzeitschwankungen kommt es immer wieder zum Verlust von Datenpaketen.

Kein Problem für Telefonierende – sie nehmen das nur als Knacken in der Leitung wahr. Modemverbindungen hingegen brechen bei solchen Störungen ab und Faxe finden nicht den Weg zum Empfänger.

Mag ein Versand von einseitigen Faxen bei entsprechender Router-Konfigurierung noch klappen, sind mehrseitige Faxe über VoIP-Verbindung unmöglich. Obwohl IP-Anschlüsse deutlich häufiger ausfallen als herkömmliche analoge oder ISDN-Anschlüsse, erzwingt die Telekom die Digitalisierung, ohne eigene alternative Faxmöglichkeiten zu schaffen.

Untragbar zum Beispiel für Anwälte und Ärzte, die täglich umfangreiche und vertrauliche Dokumente via Fax versenden.

Quo vadis, Fax?

Was also tun, wenn man in den nächsten Jahren zwangsweise auf VoIP umstellen muss und trotzdem weiterhin faxen will? Das geht verlässlich dann nur noch über Faxdienstleister im Internet, die sich und ihren Kunden ISDN-Leitungen im Glasfasernetz gesichert haben.

Hier sollten Gründer die Unterschiede in Qualität und Kosten beachten: Manche Fax-Anbieter versenden nur Text, während andere das gesamte Layout inklusive Logos und Bilder transportieren.

Ein Blick ins Kleingedruckte offenbart, ob der Anbieter das Fax bei fehlgeschlagenem Zustellversuch ausdruckt und per Post ausliefert. In solchen Fällen entsprechen Tempo und Preise denen der Deutschen Post und die Vorteile des Faxes sind dahin.

Faxen auf Japanisch

Japanische Schriftzeichen, per Fax versandt, weisen den Weg.

Das Fax-Eldorado

Zum Abschluss zeigt ein Blick in den Fernen Osten, dass der Werdegang des Faxes nicht auf der ganzen Welt einheitlich verläuft.

Japaner nutzen gern die Möglichkeit, Handschriftliches sicher und schnell per Fax zu übermitteln. Über eine Million Faxgeräte wurde noch 2014 verkauft. In Ermangelung von Straßennamen und Hausnummern werden dort Anfahrtsskizzen mit japanischen Zeichen gefaxt.

Schaut der Taxifahrer auf das Fax, weiß er sogleich ohne Worte Bescheid, wo es langgeht. Handschriftliches zu faxen gehört im Land der aufgehenden Sonne auch deshalb zum Alltag, weil es viel schneller geht, als hunderte Schriftzeichen auf mehrfach belegten Tastaturen zu suchen.

Autorenprofil:

Bernd Zschaler von Fax.deBernd Zschaler ist ein Fax-Pionier. Er half 1998 mit der eigenständigen Entwicklung der ersten automatisierten Massenfax-Software, die Branche zu revolutionieren.

Vor über zehn Jahren gründete er den Telekommunikationsanbieter Fax.de und etablierte ihn zu einem der führenden Faxdienstleister Deutschlands.

Das in Seevetal ansässige Unternehmen garantiert dank eigenem Rechenzentrum in Hamburg eine sichere Daten-Übertragung via Glasfaserkabel. Aktuell faxen knapp 700.000 registrierte Fax.de-User mit stationären oder mobilen Anwendungen aller gängigen Betriebssysteme und Devices.

Weitere Informationen zum Autor finden Sie unter: www.Fax.de

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