Wer ein Event veranstaltet, möchte vor allem eines: Zufriedene Teilnehmer.
Dabei spielt es kaum eine Rolle, um was für eine Art von Event es sich handelt. Ein Ball, eine Party, ein Mitarbeiterevent oder ein Kongress: Bei allen Veranstaltungen geht es am Ende um die Teilnehmer. Bei manchen Veranstaltungen kommen zusätzlich werbliche Gründe für die Veranstaltung dazu.
Manchmal werden Kooperationen mit Werbepartnern eingegangen, die das Event finanziell unterstützen. In diesem Fall ist es wichtig, die Werbung einzubringen, ohne dass diese aufdringlich wird.
Giveaways – eine Möglichkeit, deine Teilnehmer glücklich zu machen?
Eine der Möglichkeiten, den Teilnehmern deiner Veranstaltung etwas Gutes zu tun, ist es, schön und liebevoll zusammengestellte Giveaways zu verschenken.
Diese sollten zur Veranstaltung passen und sind oft Werbegeschenke der Firmen, die das Event finanziell unterstützen. Wenn diese Giveaways gut gemacht sind, fällt es meist kaum auf, dass es sich hierbei eigentlich um Werbung handelt.
Beliebt sind bei den Gästen in der Regel Geschenke, die auch einen praktischen Nutzen haben. So ist beispielsweise Feuerzeuge bedrucken eine gute Idee. Diese werden immer wieder benötigt. Was auch gerne genommen wird sind schöne Tassen. Wichtig ist auch, bei deinen Giveaways die Art der Veranstaltung mit einzubeziehen. Bei einem Kongress über Kosmetik bieten sich Seifen oder Cremes an, bei einer Mitarbeiterveranstaltung im Büro dürfen es Werbeartikel wie Kugelschreiber sein.
Wichtig ist, darauf zu achten, dass die Giveaways zur Zielgruppe passen und dass die Teilnehmer auch wirklich Freude an den Geschenken haben.
Auf die Sauberkeit der Toiletten achten
Es ist fast schon egal, wie das Event selbst abläuft, wenn die Toiletten nicht sauber sind oder nicht in ausreichender Menge zur Verfügung stehen, so dass sich dort Schlangen bilden, werden die Teilnehmer mit dem Event unzufrieden sein.
Saubere Toiletten, die auch zwischendurch gewischt werden, sollten daher eine absolute Selbstverständlichkeit auf jedem Event sein. Dass es ausreichend viele Toiletten sind ist vor allem bei Events wichtig, bei denen Stoßzeiten entstehen. Dies ist zum Beispiel bei Seminaren oder Tagungen der Fall. Für Versammlungsstätten besteht für die Anzahl der Toiletten eine gesetzliche Vorschrift, an der du dich bei Unsicherheit orientieren kannst.
Verpflegung
Der zweite Fixpunkt für die Zufriedenheit der Gäste auf deiner Veranstaltung ist die Verpflegung.
Sie ist genauso wichtig wie die Toiletten, denn die Gäste werden ihre Zufriedenheit auch an der Verpflegung festmachen. Wie sollte diese gestaltet sein?
- Ausreichend Getränke
Getränke sollten ausreichend vorhanden sein und sie sollten den Geschmack der Gäste treffen. Dies hängt von der Art der Veranstaltung ab. Was auf jeder Veranstaltung zu kriegen sein sollte ist Wasser, sowohl mit als auch ohne Kohlensäure, sowie mindestens zwei verschiedene Fruchtsäfte.
Softdrinks sollten ebenfalls angeboten werden, es sei denn, es handelt sich um eine Veranstaltung, bei der es um gesunde oder zuckerfreie Ernährung geht. In einem solchen Fall sollte lieber auf passende Getränke zurückgegriffen werden. Alkoholische Getränke gehören in de Regel auch dazu, bei einzelnen Events, wie zum Beispiel Teambuildingmaßnahmen, kann es nötig sein, darauf entweder zu verzichten oder diese nur in Maßen auszuschenken.
Ansonsten gilt, dass es mindestens zwei verschiedene Biersorten, sowie Weiß- und Rotwein geben sollte. Cocktails sind bei Abendveranstaltungen auch immer gerne gesehen, bei einer kleinen Veranstaltung reichen zwei oder drei verschiedene Cocktails, die gerne auch alkoholfrei angeboten werden können.
- Essensverpflegung
Geht dein Event über einen ganzen Tag, sollten drei Mahlzeiten und eventuell eine kleine Zwischenmalzeit am Nachmittag eingeplant werden. Je nach Veranstaltungsart kann ein Caterer gebucht werden oder das Essen von den Gästen mitgebracht werden. Wichtig ist, darauf zu achten, dass für jeden etwas dabei ist. Angeboten werden sollte deshalb in jedem Fall ein vegetarisches und ein veganes Gericht.
Für Fleischesser sollte auch gesorgt sein. Entweder muss das vegetarische Gericht so ausfallen, dass auch Fleischesser damit zufrieden sind, oder es sollte auch ein fleischhaltiges Gericht angeboten werden.
- Genussmittel
Auch das Bereitstellen von Genussmitteln gehört zu einer gelungenen Veranstaltung dazu. Unbedingt nötig ist Kaffee in verschiedenen Variationen wie Milchkaffee, Filterkaffee und Espresso. Aber auch Tee sollte ausreichend zur Auswahl stehen. Zu den weiteren Genussmitteln gehören kleine Snacks.
Hierbei sollten zwei Sorten zur Auswahl stehen: Süß und salzig. Bei den süßen Snacks sollten Snacks mit Schokolade nicht fehlen, bei den salzigen passen am besten Snacks wie Salzstangen oder Salzbrezeln. Auch Nüsse werden als Snack gerne genommen, aber Vorsicht mit Allergikern.
Manche Erdnussallergiker dürfen die Nüsse nicht einmal riechen. Dies sollte daher bei der Anmeldung bereits abgeklärt werden und eventuell auf solcherlei Snacks verzichtet werden.