Umzugs-Checkliste für’s Büro – Büroumzugsplanung

Umzugsplanung

Hast Du dich für ein großes geräumiges Loft-Büro in Frankfurt oder ein gemütliches kleines in Bremen entschieden? Unsere Checkliste hilft dir bei der Bewältigung des Umzugs!

Die Planung eines Büroumzugs ist mit einem enormen Aufwand verbunden. Natürlich musst Du sämtliche firmeneigene Objekte an den neuen Standort bewegen, doch das ist nicht alles. Du musst auch viele andere Faktoren berücksichtigen, wie z. B. Anpassungszeiträume, Mitarbeiterzufriedenheit, Reorganisation usw. Dieser Prozess stellt für jedes Unternehmen eine Herausforderung dar, unabhängig von seiner Größe und Art.

Manchmal steht ein Büroumzug an, wenn das Geschäft gut läuft. Im Gegensatz dazu kann ein Umzug auch die Folge von geschäftlichem Misserfolg sein. Ein weiterer Grund für einen Umzug kann die finanzielle Situation deines Unternehmens sein. Vielleicht macht dein Unternehmen nicht die Gewinne, die Du erwartet hattest, oder die Mietkosten sind gestiegen, und Du hältst es für keine kluge Entscheidung, deinen alten Mietvertrag zu verlängern. 

In den vergangenen Jahren haben die Menschen ihre Arbeitsweise in gravierendem Maß umgestellt, und es scheint, als ob wir nie wieder zu den früheren Normen und Zeitplänen zurückkehren werden. Der Umzug in ein flexibleres und erschwinglicheres Büro ist oft der Hauptgrund für Unternehmen, Umzugs-Checklisten zu erstellen.

Wenn  Du einen Büroumzug planst, verlagerst Du nicht nur deine Mitarbeiter, sondern die gesamte Einrichtung einschließlich Möbel, Geräte, Maschinen, Elektronik usw. Während Veränderungen in der Geschäftswelt eine hervorragende Sache sein können, haben Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen Schwierigkeiten, damit umzugehen.

Was auch immer die Umstände sind – jeder Geschäftsinhaber möchte wissen, wie sich ein Büroumzug auf die effizienteste Weise koordinieren lässt. Denn je länger sich dein Unternehmen in der Übergangsphase befindet, desto weniger wird gearbeitet. Aus diesem Grund ist ein strenger Plan und die Einhaltung der Checkliste für den Büroumzug eine Voraussetzung, um den Umzug professionell abzuwickeln.

Im Folgenden findest Du einige wichtige Schritte, die Du bei der Erstellung einer Checkliste  für den Geschäftsumzug beachten solltest. Dies soll dir dabei helfen, Stress zu vermeiden und den Umzug zu einem angenehmen und aufregenden Erlebnis zu machen. 

Eine Checkliste für den Büroumzug zeigt auf, ob Du auf dem richtigen Weg bist, den Umzugsprozess rechtzeitig abzuschließen. Es ist wichtig, sich an den aufgestellten Zeitplan zu halten, um nicht auf unerwartete Hindernisse zu stoßen. Bei der Verlagerung von Unternehmen geht es nicht nur darum, Fachleute damit zu beauftragen, das Mobiliar umzusiedeln.

Von der Aufstellung der Versorgungsinfrastruktur bis zur Reservierung von temporären Lagerräumen, von der Buchung eines Büroreinigungsdienstes bis hin zur Benachrichtigung von Kunden gibt es viele Aufgaben, die in der Vorbereitungsphase erledigt werden müssen.

Schritt für Schritt: Die Umzugsplanungs-Checkliste

Schritt 1: Erste Vorbereitungen (Je nach Einzelfall beginnt die erste Phase der Büroumzugsplanung mindestens ein halbes Jahr oder sogar ein Jahr vor dem Umzugstermin)

Es ist wichtig, lange vor dem eigentlichen Umzug die ersten Schritte in Richtung Büroumzug anzugehen. Einer der wichtigsten Schritte, die in diesem Prozess zu berücksichtigen sind, ist die Überprüfung des aktuellen Mietvertrags.

Ziemlich oft kommt es vor, dass Unternehmer den Büromietvertrag vorzeitig beenden und dann auf einem Haufen von Kautionszahlungen sitzen bleiben. Es ist auch wichtig, mögliche Schäden zu berücksichtigen, die während des Umzugs auftreten können.

  • Die Umzugs-Checkliste für’s Büro sollte auf jeden Fall die Schaffung eines speziellen Ausschusses beinhalten, der alle wichtigen Vorgänge im Auge behält, und sicherstellt, dass nichts übersehen wird. Es ist ratsam, die für den Umzugsprozess verantwortlichen Mitarbeiter  in zwei Teams aufzuteilen, von denen eines dem aktuellen Bürostandort und das andere dem zukünftigen Bürostandort zugewiesen ist. Der Umzugsausschuss besteht in der Regel aus Vertretern der Personalabteilung und Betriebsleitung. Es kann sinnvoll sein, einen Umzugskoordinator zu benennen, der das Team leiten wird.
  • Die Festlegung des Budgets ist ein Muss in der Checkliste für den Büroumzug. Auf der einen Seite kann es Überausgaben verhindern; auf der anderen Seite wird es helfen, Geld zu sparen, wenn für die Einrichtung des neuen Büros finanzielle Mittel eingesetzt werden müssen. Manchmal kommt es vor, dass man zusätzliche Möbel oder technische Geräte kaufen muss, oder dass etwas im neuen Büro geändert und angepasst werden muss. Deshalb ist es wichtig, eine klare Vorstellung davon zu haben, welche Dienstleistungen von Dritten erbracht werden und welche Arbeiten die Mitarbeiter selbst erledigen können.
  • Ein wesentlicher Bestandteil der Checkliste für die Unternehmensverlagerung ist die Bestimmung des angedachten Layouts im neuen Büro. Der Layout-Plan umfasst die Zahl und Anordnung der benötigten Schreibtische, Stühle und Geräte, die Einrichtung von Gemeinschaftsräumen, die Aufteilung der verschiedenen Abteilungen in der neuen Immobilie, die Gestaltung des Büros im Stil der Marke usw.

Schritt 2: Kommunikation und letzte Vorbereitungen (Diese Phase dauert ungefähr drei Monate und befasst sich in erster Linie mit der Lösung logistischer Probleme)

Die nächste Phase beginnt mit der Festlegung des Umzugsdatums. Es ist wichtig, ein Datum zu wählen, das für jede Person im Umzugsausschuss akzeptabel ist. Versuche, die kleinen Fristen zwischendurch nicht zu verpassen, denn je fristgerechter Du die Aufgaben auf der Checkliste für den Büroumzug abhakst, desto weniger mühsam wird der Umzugstag vonstatten gehen. Du solltest auf jeden Fall einen realistischen Zeitplan festlegen und alle deine Mitarbeiter darüber aufklären, wofür sie verantwortlich sind. 

  • Die Kommunikationsphase umfasst das Benachrichtigen von Personen, die auf unterschiedliche Art und Weise von der Entscheidung, deinen Bürostandort zu ändern, betroffen sein könnten. Zunächst musst Du natürlich deinen aktuellen Vermieter über deine Entscheidung informieren. Je früher Du das tust, desto besser; besonders wenn Du den Mietvertrag vorzeitig beendest. Zweitens musst Du die Dienstleistungen einer vertrauenswürdigen Umzugsfirma buchen. Versuche nicht, alles selbst zu machen und unterschätze nicht, wie umfangreich das gesamte Umzugsprojekt sein kann. In einigen Fällen wird es notwendig sein, zusätzliche Lagerflächen zu buchen. Zu guter Letzt solltest Du deine Kunden und langjährigen Partner über deine Pläne, das Büro zu wechseln, informieren. Dies wird deine Geschäftsbeziehungen auf lange Sicht stärken. 
  • Die Bereitstellung der Kontaktinformationen ist für jedes Unternehmen von größter Bedeutung. Aus diesem Grund sollte jede Checkliste für den Büroumzug die Kommunikation mit Internetdienstanbietern, Telekommunikationsunternehmen, Banken, Catering-Firmen, Bürowarenhändlern und sonstigen Dienstleistern umfassen, die mit deinem Unternehmen zusammenarbeiten. Sende Benachrichtigungen aus, die deine aktualisierten Kontaktinformationen enthalten. Vergesse nicht, das Webseiten-Impressum, deine Visitenkarten und sämtliche E-Mail-Signaturen entsprechend anzupassen. 
  • Technologie ist eines der kompliziertesten und gleichzeitig wichtigsten Themen, die von deiner Umzugs-Checkliste abgehandelt werden sollten. Geschäftsdaten sind heilig. Der Verlust digitaler Daten oder das Auftreten einer Sicherheitslücke kann immense Auswirkungen auf dein Unternehmen haben. Aus diesem Grund ist es wichtig, vor dem Umzug sicherzustellen, dass deine Organisation aus technologischer Sicht dafür bereit ist. Der Vorbereitungsprozess umfasst die Überprüfung aller Infrastrukturen und Tools, die Sicherung aller wichtigen Dateien und die Entwicklung eines Technologieplans für den neuen Bürostandort. In dieser Phase solltest Du auch eine standardisierte Kennzeichnung aller Geräte, die in das neue Büro verlagert werden, erstellen.

Schritt 3: Den Umzug durchführen und sich am neuen Ort niederlassen (Finale Phase)

  • Wenn alles verpackt und gekennzeichnet ist, die alten Zugangskarten der Mitarbeiter deaktiviert sind, alle Organisationen, mit denen Du zusammenarbeitest, informiert wurden und alles am aktuellen wie neuen Bürostandort überwacht wird, ist es Zeit, mit dem Umzug zu beginnen. In dieser Phase sollte der Büroumzugsplan auch die Vorkehrungen für die Installation neuer IT-Systeme, die Klimatisierung während des Umzugs (im Bedarfsfall) und die Versorgung der beteiligten Personen mit Erfrischungen und Snacks enthalten. Es ist zudem wichtig, alle Notrufnummern zur Hand zu haben – nur für den Fall, dass Du sie benötigst. Nachdem die letzten Objekte aus dem Büro entfernt wurden, muss eine finale Begehung durchgeführt werden. Zunächst einmal hast Du die Möglichkeit, zu überprüfen, ob Du auch wirklich nichts vergessen hast. Zweitens kannst Du etwaige Schäden melden, die während des Umzugs entstanden ist. Sobald Du in deinem neuen Büro mit der Arbeit beginnst, muss alles auffindbar, zugänglich und funktionstüchtig sein. Nun ist es auch an der Zeit, das Budget zu überprüfen.
  • Wenn der große Umzug vorbei ist und Du noch etwas Geld übrig hast, kannst Du eine Feier planen. Viele Unternehmer nehmen Umzugs- bzw. Eröffnungsfeiern in die Checkliste für den Büroumzug auf. Zuvor müssen jedoch alle technischen Geräte, Kommunikationsleitungen und Systeme eingerichtet und getestet, sowie neue Zugangskarten und Schlüssel verteilt werden. Sobald alles an seinem angedachten Platz ist, musst Du die Hilfsmittel und Kisten, die Du während des Umzugs verwendet hast, zurückgeben. 

Zusammenfassung

Wenn Mieter überlegen, wie sie den Umzug in ein anderes Büro am besten ausführen können, finden sie in der Regel zahlreiche Umzugsplanungs-Checklisten.

Die in diesem Artikel vorgestellte Checkliste ist ziemlich ausführlich, aber das bedeutet nicht, dass alle beschriebenen Schritte in deinem Fall notwendig und sinnvoll sind. Es führt kein Weg an der Tatsache vorbei, dass der Umzug in ein neues Büro – sei es ein Coworking Space oder ein traditionelles Büro – sehr stressig sein kann.

Indem Du die Aufgaben gleich zu Beginn des Prozesses klar definierst und jede einzelne systematisch abhakst, wirst Du dir selbst, deinem Team und deinem Unternehmen einen großen Gefallen tun. Mit einer gut geplanten Checkliste für den Büroumzug gewährst Du allen Beteiligten einen angenehmen, hindernisfreien Umzug.

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