Wichtig für Startups: Logistikkosten gut planen

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Ein Partnerbeitrag in Zusammenarbeit mit Fahrzeugortung.com.

Gerade für Start-ups, die mit einer grandiosen Geschäftsidee ein Unternehmen gründen, ist es sehr wichtig, alle möglichen Kostenpositionen von Anfang an sehr konservativ einzuplanen. Naturgemäß ist das schwierig, denn ein Businessplan besteht aus Prognosen und Annahmen, die sich an der Realität messen lassen müssen. Wie können aber gerade Logistikkosten geplant werden?

Recherche, Recherche und nochmals Recherche

Die beste Planung nützt nichts, wenn sie vollkommen an der Realität vorbeigeht. Schon bei der Erstellung der Umsatz- und Ertragsprognosen und Preiskalkulationen müssen also umfangreiche Recherchearbeiten geleistet werden. Natürlich hängt der Aufwand immer vom konkreten Produkt oder der Dienstleistung, die Gegenstand eines Start-ups sind, ab. Benötigt zum Beispiel ein Online-Shop Informationen zu Paket- oder Versandkosten, die proportional zum geplanten Umsatz mit wachsen müssen, sieht es bei Transportkosten schon anders aus. Bei einem Planungsbüro oder anderem Beratungs-Dienstleister fallen Fahrzeug-, Reise- und Fahrtkosten an, die gut und ausreichend eingeplant werden sollten. Werden Erzeugnisse produziert, die ausgeliefert werden müssen, spielen wiederum Speditionskosten eine große Rolle. Aber das sind nur die reinen Versand- oder Transportkosten, die Logistik umfasst noch weitere Aspekte, wie zum Beispiel die punktgenaue Planung von Transporten, die zumindest Lohnkosten für qualifizierte Fachkräfte notwendig machen.

Wichtige Hilfsmittel und Vertragspartner einbeziehen

Um von vornherein die Logistik auf solide Beine zu stellen, eignen sich professionelle Programme, die abhängig vom Geschäftsfeld des Start-ups entweder käuflich erworben oder selbst zusammengestellt werden können. Diese Anwendungen sind teilweise so komplex, dass neben exakten Abläufen von der Produktion bis zur Auslieferung beim Kunden alle Aufwendungen erfasst und koordiniert, aber auch Reklamationen und Rücksendungen integriert werden können. Auch wenn die Anschaffung mit Kosten verbunden ist, die gerade am Anfang weh tun, es ist sinnvoll, gerade bei komplexeren Abläufen grundsätzlich eine klare Struktur zu verfolgen und diese zu erfassen. Im bereits laufenden Betrieb damit anfangen zu wollen, ist ungleich schwieriger.

Für größere Transportvolumina können auch Logistik-Unternehmen einbezogen werden, mit denen ein Rahmenvertrag, der sich dem steigenden Umsatz anpasst, geschlossen wird. Diese Unternehmen planen alle notwendigen Maßnahmen exakt durch und können so schon genaue und belastbare Plangrößen liefern. Bei einer reinen Vertriebstätigkeit hingegen eignet sich ein elektronisches Fahrtenbuch, welches von Anfang an alle Fahrten genau erfasst und so zur transparenten Kostengestaltung beiträgt.

Klein anfangen und Wachstum berücksichtigen

Neugründer neigen dazu, die meisten Dinge selbst erledigen zu wollen – zumindest am Anfang. Läuft das Unternehmen dann plangemäß, kommen sie aber schnell an ihre Grenzen. Es ist also ganz wichtig, dass von vornherein die Weichen in der Planung richtig gestellt werden und das nicht nur finanziell, sondern insbesondere auch personell. Fachkräfte müssen eingearbeitet werden, um wirklich schnell verlässliche Partner werden zu können. Diese Zeit muss gut eingeplant werden, denn je besser und intensiver die damit verbundene Doppelbelastung des Unternehmers genutzt wird, umso effektiver kann er entlastet werden. In die Finanzplanung und Preiskalkulationen sind also entsprechende Puffer einzubauen, die zum einen die Aufwände für die Logistik und zum anderen die Personalkosten für einen rechtzeitigen Anbau berücksichtigen.

Planung an der Realität messen

Start-ups sollten also rechtzeitig alle relevanten Kosten für die Logistik so einplanen, dass sie dem wachsenden Umsatz gerecht werden und einen Gewinn ermöglichen. Die dazu notwendigen Systeme sind von Beginn an in das Unternehmen zu integrieren, um nicht mit viel Aufwand während des Betriebes nachträglich etabliert werden zu müssen. Entsprechend des konkreten Bedarfs des Start-ups eignen sich kommerzielle Logistik-Programme oder Software für die Prozesssteuerung und -optimierung, aber auch Kooperationen mit Logistik-Unternehmen oder Speditionen. Diese stehen mit Kalkulationen und Ablaufplanungen zur Seite, so dass Start-ups den ganzen Bereich outsourcen können.

Fallen aber bevorzugt Dienstreisen mit dem PKW an, um beispielsweise den Vertrieb zu gewährleisten oder Planungsaufträge vor Ort besprechen zu können, sollten die damit verbundenen Kosten von Anfang an großzügig eingeplant und mit elektronischen Fahrtenbüchern erfasst werden. Auch hier gibt es interessante Programme, die zum einen die Erfassung gewährleisten und zum anderen die Abrechnung durchführen. Unabhängig von der Art und dem Umfang der anfallenden Logistikkosten müssen die im Businessplan enthaltenen Positionen permanent mit den realistischen Kosten abgestimmt und die Entwicklung beobachtet werden, um im Bedarfsfall schnell nachjustieren zu können.

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