Richtige Büroauswahl für Gründer: Vor – und Nachteile von einem eigenen Büro

Das richtige Büro für Gründer

Fachbeitrag von Sebastian Scheele, Geschäftsführer der Immobase GmbH:

Mit der richtigen Idee beginnt die Unternehmung „Start-Up“. Gerade am Anfang einer Gründung, stellt sich oft die Frage, inwieweit die Anmietung eines Büros bereits von Anfang an Sinn macht?

Die Anmietung eines Büros oder einer Ladenfläche ist oft eine maßgebende Position des Unternehmensbudgets eines jeden Betriebes. Nicht zuletzt deswegen lohnt es sich genauer hinzusehen und zu prüfen, ob man die kostenpflichtige Mietfläche unbedingt benötigt.

Als erstes sollte man sich fragen welchen tatsächlichen Bedarf man hat; wie wird sich dieser verändern und worauf kann man zunächst verzichten?

Was sollte ich bei der Suche nach einer „Start-Ups“-Gewerbefläche besonders beachten?

Im Vorfeld empfiehlt es sich seine Vorstellungen zu konkretisieren, wie viele Arbeitsplätze unterzubringen sind, wie diese aufgeteilt werden sollen, welche Auswahlfaktoren ein klares Muss Kriterium (must have) sind und auf welche zunächst verzichtet werden kann.

Die wichtigsten Fragen zur Entscheidungsfindung lauten:

  • Wieviel Fläche benötige ich?
  • Entspricht die anzumietende Fläche auch meinem geschäftlichen Bedarf?
  • Welche technischen Gegebenheiten sind notwendig?
  • Reichen die Technik (Strom FI, EDV, Telefon) und deren Kapazitäten?
  • Welchen Bedarf habe ich bzgl. Zugang, Werbung und Anlieferung?
  • Welcher Standort und Art der Immobilie wird bevorzugt?
  • Ist die Möglichkeit zu Anlieferung gegeben – mit Umzug und für den täglichen Geschäftsbetrieb?
  • Haben meine Kunden ausreichende Parkmöglichkeiten, können diese ihr „Start-Up“ schnell und einfach finden?
  • Besteht die Möglichkeit zur kostenlosen Außenwerbung?
  • Ist das Umfeld passend zum Unternehmen – ergeben sich Synergien durch die Anmietung z.B. Apotheke im EG eines Ärztehauses!
  • Soziales Umfeld? Fühlen sich meine Mitarbeiter wohl? Anbindung öffentlicher Nahverkehr und Anzahl an unterschiedlichen Mittagstisch (Industriegebiet vs. Innenstadt)
  • Sind die Neben- und Heizkosten fair und angemessen bewertet oder erwartet den Mieter eine erhebliche Nachzahlung?
  • usw.

Weitere Fragen je nach technischem und wirtschaftlichem Bedarf!

Immobase Tipp:

Die Büromiete muss jeden Monat geleistet werden und ist oftmals ein erheblicher Bestandteil des Unternehmensbudgets.

Gerade in Zeiten der digitalen (R)Evolution empfehlen wir, darauf so lange wie möglich zu verzichten. Die Geschäftsidee kann zwar gut sein und keine Zweifel zum Erfolg offen lassen, aber ob das geplante Geschäftsvorhaben aufgeht und tatsächlich Erträge so schnell erwirtschaftet wie geplant, kann man im Vorfeld nicht wissen.

Natürlich kann man bei entsprechendem Budget sich bereits früh mietvertraglich engagieren. Auch hängt es vom Produkt selbst ab, ob dieses den Kapitaleinsatz eines Ladens zwingend benötigt.

Eigenkapitalgeber werden es ebenso bevorzugen, wenn man nur dann Flächen anmietet und expandiert, sofern sich die wirtschaftliche Notwendigkeit zwingend dazu abzeichnet. Ohne jeglichen Deckungsbeitrag sollte man darauf verzichten, falls dies technisch möglich und zulässig ist.

Ebenso verhält es sich mit einem Firmenwagen und Gehältern. Sofern nicht direkter Geschäftszweck für z.B. einen Imbisswagen besteht oder Angestellte benötigt werden, sollte man darauf zu Beginn seiner „Start-Up“ Aktivitäten soweit wie möglich verzichten.

Wir geben zu bedenken, dass man jederzeit Konferenzräume zu Präsentationszwecken stundenweise und nur bei Bedarf (gesondert) anmieten kann. Gerade in der Gründungsphase sollte man daher auf die Anmietung eines eignen Büros verzichten.

Man kann heute mit Hilfe von Skype, Dropbox, Entwickler- und Co-Working Tools virtuelle Büros und Arbeitsnetzwerke konzipieren und erhält dabei das Kapital für andere Zwecke vor.

Gründer sollten so lange wie möglich warten, bevor sie über die Anmietung eines eigenen Büros nachdenken, um nicht zu früh bereits in finanzielle Abhängigkeiten zu geraten. Es kommen immer unvorhergesehene Ausgaben, die dann ggfls. nicht mehr bedient werden können.

Um das wirtschaftliche Risiko zu minimieren, ist „die Garage“ dem „Mietbüro“ vorzuziehen. Einmal unterschrieben, kann man einen Gewerbemietvertrag nicht so einfach wieder kündigen und ausziehen.

Welche Optionen habe ich vor Abschluss eines Gewerbemietvertrages?

Grundsätzlich gilt: Jeder Mietvertrag in der gewerblichen Vermietung ist frei verhandelbar. Anders als bei der Wohnungsvermietung sind Vermieter aufgrund der oftmals reduzierten Nachfrage und langen festen Vertragslaufzeiten (nicht kündbar!) zu größere Zugeständnissen bereit.

Hier ist der Kunde (Mieter) der König. Man darf gewerblichen Flächenmarkt keinesfalls mit dem von Wohnraum vergleichen, da hier andere Regeln und Gesetzmäßigkeiten gelten. Die Laufzeiten eines Gewerbemietvertrages belaufen sich z.B. zwischen 3, 5, 10 und bis zu 15 Jahren (Einzelhandel).

Sofern der angebotene Mietvertrag auch kürzer laufen kann, gilt oft das beidseitige Kündigungsrecht, d.h. auch der Vermieter kann mit entsprechender Vorlaufzeit den Mietvertrag aufkündigen. Dies macht er i.d.R. aber nur, wenn ihm sich eine wirtschaftlich interessantere Option anbietet (Abriss/Neubau, anderer Mieter, der mehr zahlt).

Ist man finanziell in der Lage sich auf mehrere Jahre vertraglich festzulegen, kann man zusätzlich interessante Zugeständnisse aushandeln. Diese können in einer Beteiligung am Innenausbau, mietfreie Monate und ein Sonderkündigungsrecht etc. beinhalten. Vermieter bevorzugen lange Vertragslaufzeiten, da sie dann indexieren und wirtschaftlich besser planen können.

(Indexieren = Mietsteigerungen im Vorfeld automatisch festlegen, meist auf Basis des Konsumentenpreisindexes CPI / Staffel)

Immobase Tipp:

  1. Mit Anmietung (Füllung des Leerstandes) bringen Sie als Mieter ein nicht unerhebliches Asset mit. Sie werten den Ertragswert der Immobilie (Liegenschaft) mit Ihrer Anmietung auf. Der Wert der Gewerbeimmobilie steigt durch Ihren Mietvertragsabschluss. Vermieter / Eigentümer sind daher immer interessiert Sie vertraglich an das Objekt zu binden. Mögliche Umbaumaßnahmen nach Ihrem Bedarf und andere Zugeständnisse steigen mit zunehmender Vertragslaufzeit und sollten daher immer wesentlicher Bestandteil Ihrer Mietvertragsverhandlung sein. Sofern kein Makler involviert ist, dürfte der Verhandlungsspielraum größer ausfallen. Sprechen Sie Ihre Bedürfnisse und Wünsche frühzeitig an!
  2. Sofern eine Indexierung unumgänglich ist, versuchen Sie die Indexierung vertraglich abzuschwächen z.B. 70 von 100 oder erhöhen sie die Hürden, ab wann die Mieterhöhung erstmals greifen soll. Die Mieterhöhungen verzögern sich dadurch.
  3. Besteht die Möglichkeit einen kürzer laufenden Mietvertrag abzuschließen, dann sollte man dies mit Hilfe von einseitigen Verlängerungsoptionen (nur durch Sie, den Mieter) vertraglich vereinbaren.
  4. Mietfreie Zeit ist attraktiv. Es ist (nach unserer Meinung) aber besser diesen geldwerten Vorteil auf die Laufzeit und pro m² zu strecken, statt gleich zu 100 Prozent für die ersten Monate zu übernehmen.
  5. Einmal unterschrieben ist man vertraglich gebunden. Prüfen Sie alle Details im Zweifel mit einem Fachmann Ihres Vertrauens.

Was muss ich bei der Anmietung eines neuen Büros / Einzelhandelsfläche beachten?

[bctt tweet=“Ein m² ist nicht gleich ein m²!“]

Genauso wie im Mietvertragsrecht besteht im Aufmaß der Flächen ein erheblicher Spielraum in Gestaltung und Auslegung von gewerblichen Mietflächen. Ist bei Vermietung von Wohnraum die Angabe der Fläche streng definiert, wird bei der gewerblichen Vermietung dieser Sachstand großzügig oftmals zu Lasten der Mieter ausgelegt.

Je nachdem was hinter dem nummerischen m² Wert steht, kann die effektiv nutzbare Fläche für Sie als Mieter unterschiedlich groß ausfallen. Man spricht hier vom Anteil an Nebenflächen, der durchaus bei 40% liegen kann.

D.h. Sie mieten 100m² (laut Mietvertrag) und nur 60% (HNF=Hauptnutzfläche und NF=Nutzfläche) stehen Ihnen exklusiv zur alleinigen Nutzung zur Verfügung.

Die Restflächen sind dann für die Allgemeinheit, z.B. Flure. Aus Sicht des Nutzers/Mieters ist so gesehen das schlechteste Aufmaß „BGF“. BGF steht für Bruttogrundfläche bzw. Bruttogeschoßfläche und umfasst im Prinzip Länge mal Breite der Bodenplatte inkl. Hausaußenmauer.

Nachfolgend eine vereinfachte Darstellung der unterschiedlichen Flächen und Aufmaße (NF = Nutzfläche, VK= Verkehrsfläche). Fragen Sie bitte im Zweifel immer einen Experten und lassen Sie sich durch den Vermieter aufklären, dazu ist dieser verpflichtet.

Quelle: www.immobase.de (keine Gewähr)

Immobase Tipp:

    1. Fragen Sie nach dem Nebenflächenanteil oder Nebenflächenschlüssel (in%). Je niedriger, desto besser für Sie! Der Vermieter / Vermittler ist dazu verpflichtet wahrheitsgemäße Angaben zu machen. Nehmen Sie im Zweifel in ein Zimmer das Aufmaß (Länge x Breite) und fragen nach der Größe des Raumes (laut Mieterliste). Die Abweichung in % zu Ihrem tatsächlichen IST-Aufmaß entspricht dem Nebenflächenanteil (näherungsweise).
    2. Sollte der Vermieter nach DIN-Wohnfläche abrechnen, weil in dem Wohn- und Geschäftshaus mehrere Wohnungen sind, dann kann ein scheinbar hoher m²-Mietpreis günstiger sein, als in einer Vergleichsimmobilie. Zudem fallen dann auch die Nebenkosten nur für diese Flächen anteilig an. So ein Angebot ist oftmals attraktiver als das in einem stereotypen Bürohaus.
    3. In der Praxis gilt die stark vereinfachte Faustformel: 100 % BGF  = ca. 85 bis 90 % NGF (Nettogeschossfläche) = ca. 80 bis 85 % MF-G (gif = Gesellschaft für Immobilienforschung)

Gibt es Alternativen zur direkten klassischen Anmietung?

Es gibt Bürogemeinschaften, office sharing und Büroräume auf Zeit inkl. Telefonservice und Gemeinschaftsflächen wie Konferenzräume. All diese neuen Formen der Büroflächenanmietung und –nutzung können gerade für junge Unternehmen unter dem Strich wirtschaftlich sinnvoller sein.

Auf den ersten Blick sind diese Flächen zwar teurer, aber sie bieten auch den Vorteil der

  • kürzeren und flexibleren Mietvertrags Laufzeiten,
  • Buchung von Konferenzräumen nur bei Bedarf und
  • oftmals Full Service (Post, Concierge, Sekretärin, Küche) inklusive.

Man kann je nach Bedarf punktuell Büroräume hinzu buchen und die Raumnutzung der Allgemeinflächen und Konferenzräume auf mehrere Mieter verteilen. Hier gilt in der Regel der Schlüssel des eignen Büros (Alleinfläche) im Verhältnis zu allen anderen betroffenen Alleinflächen.

Wichtig ist, dass der Vermieter für den möglichen Leerstand selbst die Nebenkosten und anteiligen Nebenflächen aufkommt und diese nicht einfach auf alle Mieter 1:1 umlegt, ohne den Leerstand zu berücksichtigen. Die Nebenkosten für leere Büroflächen, die nicht vermietet sind, liegen i.d.R. beim Vermieter.

Immobase Tipp:

Man kann heute mit Hilfe von Skype, Dropbox, Entwickler- und Co-Working Tools virtuelle Büros und Arbeitsnetzwerke konzipieren und auch so sehr effizient von zu Hause aus arbeiten. Um das wirtschaftliche Risiko zu minimieren, ist „die Garage“ dem „Mietbüro“ vorzuziehen.

Wie finde ich das passende Büro?

Sofern das Budget ausreicht, kann man einen Makler oder Suchmakler beauftragen, der einem nach seinem individuellen Bedarf passende Angebot in der Region vorstellt. Je größer der Bedarf an Fläche, desto interessanter ist der Auftrag für den Dienstleister und desto motivierter wird er in Ihrem Interesse suchen.

Dies kann oft kostenlos erfolgen, da es an guten Büromietern und deren Nachfrage mangelt und diese von Eigentümerseite händeringend gesucht werden. Mit Hilfe eines Maklers vor Ort erspart man sich erhebliche Eigenrecherche und hat einen Experten an der Hand, der im Zweifel weitere Ratschläge liefert und Lösungen anbieten kann.

Bei der Standortwahl sollte man beachten, dass häufig die günstigeren Angebote im Industriegebiet liegen und oftmals schwer mit dem öffentlichen Nahverkehr erreichbar sind. Hier gilt es vor allem auch im Interesse der Mitarbeiter und des Start-Up Teams zu denken und zu planen.

Auch ein altes Loft bietet ein deutlich attraktiveres Arbeitsumfeld, als ein altes Bürohochhaus aus den 70er Jahren. Solche Merkmale sollte man direkt zu Beginn seiner Bedarfsanalyse erarbeiten.

Statt einen Suchmakler zu beauftragen kann man in Eigenregie suchen. Die Eigenrecherche ermöglicht indes den Verhandlungsspielraum zwischen Vermieter und Mieter großzügiger zu gestalten, sobald man die passende Fläche gefunden hat.

Hier kann man statt der zu entrichtenden Innenprovision an den Eigentümer in eigenem Interesse weitere Zugeständnisse verhandeln, da der Eigentümer sich die Ausgaben einspart. Die eigene  Immobiliensuche kostet aber auch Zeit und Geld, kann sich aber wirtschaftlich gerade beim kleineren „Start-Up“ Unternehmer durchaus lohnen.

Immobase Tipp:

Es ist wie bei der Steuererklärung, ab einer bestimmten Größe macht es Sinn einen Dienstleister zu beauftragen, damit man seine Zeit dem Wesentlichen Tagesgeschäft widmen kann. Viele Dienstleister versuchen (wie ein Investmentbanker) die Flächen zu füllen, wo die höchste Innenprovision winkt.

Es geht aber in erster Linie um Ihren Bedarf. Äußern Sie im Erstgespräch mit einem Dienstleister Ihren Bedarf und prüfen Sie, wer von den Anbietern bei den ersten Angeboten Ihren Vorstellungen am nächsten kommt.

Fragen Sie vor Ort nach entsprechenden Gewerbemaklern, treffen Sie sich mit drei verschiedenen und nehmen den, der Ihnen am motiviertesten und versiertesten erscheint. Oftmals sind hier die kleinen Immobilienmakler zu empfehlen. Alternativ…

Welchen Weg geht Immobase?

Sofern Sie selbst suchen möchten, direkt Angebot vom Eigentümer erhalten wollen und im eigenen Namen kostenlos über die sozialen Netzwerke auf Ihr Immobiliengesuch aufmerksam machen wollen, sind sie bei Immobase absolut richtig.

Bei Immobase ist der Suchende  das Angebot. Wir konzentrieren uns auf den Suchenden.

 

Autorenprofil:

Sebastian Scheele ist Gründer und Inhaber der Immobase GmbH.

Schon vor seiner Geschäftsgründung war er bei renommierten Immobiliengesellschaften im nationalen und internationalen Immobiliengeschäft tätig.

Immobase bietet Miet- und Kaufgesuchen eine Plattform, welche Dienstleistern und Eigentümern schnell und einfach weiterhilft.

Weitere Informationen zum Autor finden Sie unter: www.immobase.de/

Alle Angaben und Äußerungen ohne Gewähr. Sie spiegeln nur die subjektive Meinung des Autors wieder und haben keinen rechtsverbindlichen Charakter.

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2 Kommentare zu "Richtige Büroauswahl für Gründer: Vor – und Nachteile von einem eigenen Büro"

  1. Toller Ratgeber – Gute Idee

  2. Super, genauso ist es. Wir standen auch mal vor der Wahl und sind froh den Weg aus dem Home Office gewählt zu haben.

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