10 Zeitmanagement Fehler, die du unbedingt vermeiden solltest

10 Zeitmanagement Tipps

Wir kennen es alle! Es gibt einfach viel zu viele Dinge, die wir im Businessalltag gerne tun würden bzw. auch tun müssen. Doch wie lässt sich all die Arbeit effizient schaffen, so dass du auch noch genug Zeit für Freunde und Familie findest?

Effizientes Zeitmanagement ist gefragt. Doch leider gibt es kein Patentrezept dafür. Dennoch sind die 10 Zeitmanagement Tipps für deine Produktivität immens wichtig, um das Beste aus deinen begrenzten Zeitressourcen herauszuholen.

Keine To-do Liste erstellen

Auch ich habe To-do Listen lange für überflüssig gehalten, für Zeitverschwendung, die mir keinen Nutzen bringt. Mit der Zeit habe ich jedoch festgestellt, dass sie schon alleine um Prioritäten zu setzen sehr hilfreich sind.

Um wirklich nützliche To-do Listen zu erstellen, ist es wichtig eine klare Vorstellung davon zu haben, was man erreichen möchte. Dies hilft, spezifische Ziele zu setzen und die einzelnen Aufgaben zu strukturieren.

Ist das angestrebte Resultat einmal definiert, ist die Unterscheidung zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben leicht.

Tages-, Wochen- und Monatsziele zu setzen kann beim Schreiben von To-do Listen sehr nützlich sein.

Vergessen sich persönliche Ziele zu setzen

Woher sollst du die Motivation für deine Aufgaben nehmen, wenn du nicht weißt wofür? Motivation ist der Schlüssel zu effizienter Arbeit.

Finde dein ganz persönliches “Warum” und du wirst deine Prioritäten, Zeit und Ressourcen besser managen können.

Hilfreich ist hier das Effizienz-Tool TOPDOX. Das ist eine App, die durch ihre geschickte Verknüpfung verschiedener Cloud Services schnelleres Arbeiten ermöglicht.

Zu oft Ablenken lassen

Vermutlich verlierst du viel Zeit durch Ablenkung. Mit ein paar einfachen Tricks kannst du diese auf ein Minimum reduzieren.

Ein erster großer Schritt ist E-Mails und Social Media während dem Arbeiten zu meiden. Falls du jedoch nicht widerstehen kannst, immer mal wieder die Neuigkeiten auf Facebook zu checken, solltest du SelfControl (für Mac) oder Cold Turkey (für Windows) ausprobieren.

Diese Apps ermöglichen es, Webseiten für eine vorher festgelegte Zeit zu sperren, sodass unnötige Zeitverschwendung verhindert wird. Gib auch deinen Kollegen, deiner Familie oder deinen Mitbewohnern Bescheid, dass du arbeiten musst und nur im größten Notfall gestört werden willst.

To Dos aufschieben

“Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen” ist ein altes Sprichwort, das jedoch auch heute noch seine Gültigkeit besitzt.

Wir alle kennen Situationen, in denen wir unsere Aufgaben lieber vor uns herschieben, anstatt sie sofort zu erledigen. Uns erscheinen die Aufgaben so groß und wir sind auf gewisse Weise überfordert.

Um das zu vermeiden, ist es sinnvoll die großen Aufgaben in kleinere Häppchen zu unterteilen. Auch Prioritäten zu setzen kann dem Aufschieben vorbeugen, da so Aufgaben nach Wichtigkeit und nicht persönlichem Interesse erledigt werden.

Ein Zeitplan kann eine gute Grundlage für dein Zeitmanagement bilden, wichtig ist jedoch, dass du dich auch daran hältst.

Zu viele Aufgaben übernehmen

Auch wenn du es gerne jedem recht machen möchtest, musst du lernen auch manchmal “Nein” zu sagen. Aufgaben, die andere an dich delegieren wollen, mögen zunächst dringend erscheinen.

Bevor du “Ja” sagst, denke einen Moment darüber nach, ob es wirklich wichtig für dich und deine Ziele ist, diese Aufgabe zu erledigen.

Abgesehen davon solltest du bei deiner Arbeitsplanung die Pareto Regel berücksichtigen. Mit einem Aufwand von 20% kann man 80% des möglichen Resultats erreichen.

Ordne also deine Aufgaben und konzentriere dich auf die Wichtigsten, um gute Ergebnisse mit geringem und überschaubaren Aufwand zu erzielen.

Du hast zu viele Aufgaben zu erledigen? Du weißt nicht wie du alles in der knappen Zeit schaffen sollst?

Fang an anderen Menschen zu vertrauen! Du arbeitest vermutlich bereits mit großartigen Leuten zusammen. Das heißt, du musst nicht alles selbst machen. Delegiere regelmäßig Aufgaben und vertraue deinen Zuarbeitern.

Du wirst überrascht sein, welch gute Arbeit sie leisten können und wie viel Zeit du dadurch sparen kannst, um dich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.

Auf Multitasking setzen

Multitasking scheint ein Trend zu sein, der als die richtige Arbeitsweise gesehen wird. Es scheint eine wünschenswerte Fähigkeit zu sein, um Zeit zu sparen.

Es ist jedoch das Gegenteil!

Diverse Studien zeigen, dass Multitasking zu 20-40% höherem Zeitaufwand führt. Deshalb vergiss Multitasking und erledige eine Aufgabe nach der anderen. Du wirst Zeit sparen und die Qualität deiner Resultate und dein Zeitmanagement verbessern.

Keine Pausen einplanen

Rund um die Uhr zu arbeiten ist keine große Leistung! Pausen sind notwendig um die Konzentration, Produktivität und Ergebnisse auf einem hohen Niveau zu halten.

An manchen Tagen wirst du deutlich produktiver sein als an anderen und mehr bzw. weniger viel als durchschnittlich arbeiten können. Mach dir darüber keine Gedanken! Es ist vollkommen normal, wenn das Gehirn nicht jeden Tag wie eine Maschine arbeiten kann.

Versuche zudem jede Nacht ausreichend Schlaf zu bekommen. Mindestens 7 Stunden Schlaf dürfen es schon sein. Denn ein gesunder Schlaf ist grundlegend, um maximale Produktivität zu erreichen.

Für dein soziales Leben solltest du, selbst wenn dir die Arbeit bis zum Halse steht, ein paar Stunden in der Woche freihalten. Aus diesen Aktivitäten kannst du Energie gewinnen und einfach mal abschalten.

Den eigenen Stil nicht finden

Bist du eher jemand, der gern bis tief in die Nacht hineinarbeitet, oder sitzt du jeden Morgen lieber um 6 Uhr an deinem Schreibtisch? Du fragst dich was, was besser ist?

Es gibt kein besser oder schlechter, jeder hat seinen eigenen Rhythmus. Versuche dich nach deiner biologischen Uhr zu richten und du wirst viel produktiver sein.

Außerdem solltest du auch darüber nachdenken wie du am besten arbeitest. Benötigst du ein ruhiges Arbeitsumfeld? Erstellst du Skizzen lieber auf Papier als am Computer? Finde die besten Techniken für dich und optimiere so deine Resultate.

Routine kann die Effizienz erhöhen, daher solltest du unter Berücksichtigung der oben genannten Punkte eine Routine für deinen Arbeitsalltag entwickeln.

Zeitmanagement falsch planen

Gute Planung ist wichtig um einen Überblick über die anstehenden Aufgaben und Ereignisse zu behalten. Jedoch kann eine genaue Planung des Tages Stress auslösen, da meist unerwartete Dinge passieren und der vorher festgelegte Zeitplan sowieso geändert werden muss.

Planung ist wichtig um den Überblick nicht zu verlieren, aber bitte nicht bis ins kleinste Detail.

Zeitkiller nicht eleminieren

Um dein Zeitmanagement richtig zu planen ist es notwendig zu wissen, wie viel Zeit eine bestimmte Aufgabe in Anspruch nimmt. Zeitmanagement-Programme wie RescueTime können dir dabei helfen, die zeitintesivsten Aktivitäten zu identifizieren.

Erkenne welche davon überflüssig sind und eliminiere sie. Durch genaues Nachverfolgen deiner Zeit kannst du sehr viel sparen.

Bildnachweis: Infografik Vektor durch Freepik entwickelt

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