Dateien und Bewerbungen versenden – welches Format eignet sich am besten? 

Anhänge PDF Word

Das optimale Format, um eine Bewerbung zu versenden, zeichnet sich in erster Linie dadurch aus, dass es am Zielort einwandfrei angezeigt wird. Häufig wird von Personalwerbern vorgegeben, ob Lebenslauf und Begleitschreiben als PDFs oder Worddokumente eingereicht werden sollen. Doch wenn einem als Bewerber die Wahl überlassen bleibt, stellt es einen Vorteil dar, zu den folgenden Pros und Cons der beiden Datenformate Bescheid zu wissen.

Wordformat

Microsofts Textverarbeitungsprogramm Word feiert 2023 seinen 40. Geburtstag. Ursprünglich sollte das Programm noch “Multi Tool Word” heißen – ein Hinweis darauf, dass Versatilität für die Entwickler von Anfang an im Mittelpunkt stand. 

Das Dokumentformat .doc oder Wordformat konnte sich seither weltweit als der Standard für Textarbeiten in Schule und Beruf durchsetzen. Den meisten Bewerber und Arbeitgeber fällt es deshalb leicht, damit zu arbeiten. Darüber hinaus kann es von den meisten PCs und Laptops problemlos generiert, geöffnet und verlustlos gedruckt werden.

All diese Punkte machen das Wordformat bereits zu einem Liebling der Job-Recruiter und Personalchefs. Es gibt jedoch eine weitere Qualität, die dazu beiträgt und das ist die hohe “Durchsuchbarkeit” von Worddokumenten.

Moderne Unternehmen und Personalvermittlungen müssen oft viele Bewerbungen für eine Stelle verarbeiten. Um in der Lage zu sein, eine Vorauswahl zu treffen, ohne alle Resümees zu lesen, kommen Bewerbermanagementsysteme (auch: ATS für Applicant Tracking System) zum Einsatz, die unter anderem nach bestimmten qualifizierenden Schlagworten suchen können.

Da sich das Wordformat durch seine hohe Durchsuchbarkeit auszeichnet, ist es damit leichter zu gewährleisten, dass keine Bewerbung von der ATS-Software ungerechtfertigt disqualifiziert wird. 

Gegen die Verwendung des Wordformats spricht, dass es A) nicht schreibgeschützt ist und B) bekannte Probleme mit der Darstellung von Formatierungen und Layout in unterschiedlichen Programmen und Softwareversionen gibt. Um Kompatibilitätsprobleme weitgehend vorzubeugen, sollte man sich bei Bewerbungen in erster Linie an .doc halten und .docx vermeiden. Des Weiteren hilft es, ein standardisiertes, minimalistisches Layout ohne Spalten zu wählen und eine universelle Schriftart wie Arial oder Calibri einzusetzen. 

Portable Document Format (PDF)

Für viele Jobsuchenden ist der Gedanke verständlicherweise frustrierend, dass die Formatierungen, mit denen sie sich Mühe gegeben hat, über den Haufen geworfen werden könnten. Besonders Designer und Künstlerbevorzugen deshalb das PDF. 

Die Schwächen des Wordformates sind die größten Stärken des PDFs. Die korrekte Darstellung wird von allen Betriebssystemen und allen Programmen, die das Format öffnen können, gewährleistet. Smartphones und Tablets stellen hier keine Ausnahme dar. Darüber hinaus kann der Inhalt nicht so einfach versehentlich geändert werden wie bei einem Worddokument. Besonders dann, wenn man zusätzliche Funktionen zum Schützen des Dokumentes in Anspruch nimmt, wie sie beispielsweise in Adobes Acrobat DC-Software zur Verfügung stehen.

Für das scharfe Anzeigen von Grafiken, Fotos und Bildern ist das PDF ebenfalls besser geeignet als das Wordformat. Um Scans und grafische Designs vom JPG (Joint Photographic Expert Group)-Format in PDF umzuwandeln, kann man beispielsweise dieses Onlinetool benutzen.

Ein Nachteil des PDFs ist, dass es nicht mit allen Bewerbermanagementsystemen einwandfrei zusammenspielt, obwohl es prinzipiell durchsuchbar ist. Weiters können umfangreiche Dokumente wie ein Portfolio zu groß sein, um sie per E-Mail zu versenden, ohne vorher eine ZIP-Datei zu erstellen.

Abschließend

Egal, welches Format dir am geeignetsten erscheint, wenn der Personalsuchende in der Ausschreibung seine Präferenz angibt, solltest du deine Dokumente demgemäß einreichen. Am besten bereitest du dich darauf vor, indem du dein Resümee sowohl im PDF als auch im Wordformat aktuell hältst.

Cookie Consent mit Real Cookie Banner