Die Unternehmensgründung im digitalen Zeitalter

Der Digitale Buchführer

Die fortschreitende Digitalisierung verändert unser aller Leben.

Inzwischen ist grundsätzlich jede Branche von diesem Trend betroffen. Wobei der digitale Wandel in den allermeisten Fällen deutliche Vorteile mit sich bringt. Die Herausforderung ist es, digitale Technologien für den eigenen Vorteil zu nutzen. Dies beginnt bereits bei der Unternehmensgründung.

Wer sein junges Unternehmen konsequent auf digitale Beine stellt, hat später keine Probleme mit einem Strukturwandel. Durch ein modernes Umfeld profitieren Startups dann meist von Wettbewerbsvorteilen, einfachen Prozessen und einem schlanken Arbeitsalltag.

Wie eine solche Planung konkret vonstattengeht, erläutert dieser Artikel an dem Beispiel der Finanzbuchhaltung und der Kontenplanung.

Startups, Steuerberater, die Buchhaltung und das Firmenkonto

Es gibt bestimmte Grundvoraussetzungen, die faktisch für jedes Unternehmen und jeden Selbstständigen Pflicht sind.

Dies ist unabhängig von der Branche, in der das Unternehmen tätig ist. Hierzu gehören beispielsweise das Vorhandensein eines Firmenkontos und eine Buchführung. Somit gehören diese Dinge zu den Notwendigkeiten, die auch bei der Unternehmensgründung im digitalen Zeitalter benötigt werden.

Dennoch gibt es auch hier die Möglichkeit, von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.

Vor allem sind es die digitale Dokumentenverwaltung und digitale Schnittstellen zwischen den einzelnen Bereichen, die für einen reibungslosen Ablauf sorgen. Ein solches System erfordert jedoch eine genaue Planung und eine gute Abstimmung.

Der Steuerberater – bereits in der Gründungsphase ein wichtiger Partner

Ein Steuerberater steht bei vielen Gründern meist nicht sehr weit oben auf der Liste der Prioritäten. Dies ist ein Fehler.

Ein Steuerberater ist nicht nur für die tägliche Buchführung und die Erstellung der Steuererklärungen wichtig. Viel mehr beschäftigt sich die Steuerberatung für Startups auch mit dem Geschäftsmodell und kann helfen, die Wirtschaftlichkeit des jungen Unternehmens zu optimieren.

Im Zuge der Existenzgründungsberatung begleiten Steuerberater junge Unternehmen durch die hektische Phase. Hierbei liefern die erfahrenen Steuerberater wichtige Unterstützung im Bereich der Marktanalyse sowie der Strategieberatung.

Mit einer Wettbewerbsanalyse ergründet der Steuerberater, wie durchdacht das Konzept ist. Hier wird eine Voraussage getroffen, ob das Unternehmen eine Erfolgschance hat und mit welchen Umsätzen zu rechnen ist.

Durch eine solche Analyse sind ebenfalls Korrekturen am Geschäftskonzept und der strategischen Ausrichtung möglich. Junge Unternehmen, die dies noch vor der Aufnahme des eigentlichen Geschäftsbetriebs schaffen, haben deutlich höhere Erfolgschancen und starten mit besseren Voraussetzungen in die Selbstständigkeit.

Ebenfalls helfen Steuerberater bei der Wahl der richtigen Rechtsform. Dies ist für viele Startups wichtig und hat langfristige Auswirkungen auf die Gewinnverteilung, die steuerliche Einstufung und viele weitere Faktoren.

Weiterhin erstellen sie Finanzierungspläne und helfen bei der Liquiditätsplanung. Dies ist für viele Gründer eine willkommene Unterstützung.

Denn einerseits fehlen oftmals die Erfahrung und die Netzwerke, wie eine sichere Finanzierung des Unternehmens organisiert wird. Zum anderen haben viele Jungunternehmer falsche Vorstellungen von der finanziellen Ausrichtung des Unternehmens.

Dann gerät das Budget von Beginn an in Schieflage. Zu hohe Investitionen in falschen Bereichen sorgen dafür, dass an kritischen Punkten Finanzmittel fehlen oder hohe Kredite das Unternehmen belasten.

Besonders erfahren in diesen Themen sind Steuerberater, die gleichzeitig als Wirtschaftsprüfer tätig sind. In der Regel geht dies bereits aus der Bezeichnung der Kanzlei hervor. Hierauf sollten Jungunternehmer achten, wenn sie einen Steuerberater mit breiter Expertise im Bereich der Unternehmensgründung suchen.

Als Jungunternehmer mit einem Fokus auf die Digitalisierung ist es außerdem wichtig, einen Steuerberater zu suchen, der ebenfalls auf diesem Level arbeitet.

Die betrifft nicht nur eine digitale Kommunikation, sondern auch eine komplette digitale Buchführung. Es ist wichtig, dies bereits vor Beginn der Geschäftstätigkeit abzuklären.

Digitalisierung der Buchführung

Bei der Buchführung wird die Verzahnung zwischen den einzelnen Geschäftsprozessen dann konkret. Die Buchhaltung ist eine der Bereiche, die von jedem Unternehmen erstellt werden muss.

Die gesetzlichen Regelungen setzen hier klare Vorgaben für Art und Form. So wird die Buchführung laufend erstellt und basiert auf Belegen der Geschäftsvorgänge.

Die klassische Buchführung ist auch unter der Bezeichnung Zettelwirtschaft bekannt. Sie besteht aus einer Mischung von Rechnungen, Belegen, Kontoauszügen und Tabellen. Das Unternehmen sammelt alle diese Belege in Papierform. Dadurch entsteht ein hoher verwaltungstechnischer Aufwand.

Einmal pro Monat reichen die Unternehmen dann diese Sammlung an Belegen bei einem Steuerberater ein. Hier werden die Unterlagen sortiert und bearbeitet. Anhand der Daten erfolgt dann die Erstellung von Bilanzen, Abschlüssen und natürlich auch den Steueranmeldungen.

Noch vor wenigen Jahren war diese Vorgehensweise die absolute Norm. Sie ist extrem arbeitsintensiv und gleichzeitig fehleranfällig. Da es für die Steuererklärungen enge Termine gibt, stehen Steuerberater und Unternehmen unter einem permanenten Stress.

Dies betrifft insbesondere die Umsatzsteuervoranmeldung, für die meist nur wenige Tage Zeit bleibt.

Inzwischen ist eine reine digitale Buchhaltung als Alternative problemlos möglich. Dies erfordert jedoch eine konsequente Ausrichtung aller Geschäftsbereiche auf eine solche Strategie.

Selbst die Steuerbehörden sind auf die digitale Buchhaltung ausgerichtet und ermöglichen, beziehungsweise fordern gar die Abgabe von Steuervoranmeldungen auf dem digitalen Weg.

Doch die digitale Buchführung beginnt bereits viel früher in der Finanzbuchhaltung. Wichtig ist, dass auch der Steuerberater komplett auf dieses Modell setzt.

Die führende Softwarelösung im Bereich der Finanzbuchhaltung ist DATEV. Dieses besitzt digitale Schnittstellen für alle Aufgaben. DATEV ist eine spezielle Software, die primär bei Steuerberatern zum Einsatz kommt.

Sie besitzt Module für die Finanzbuchhaltung sowie die Lohnbuchführung und angeschlossene Komponenten für alle Steuerarten. Somit ist eine komplette Verwaltung aller Steuerangelegenheiten bis hin zu den persönlichen Steuerabrechnungen der Unternehmer über DATEV möglich.

Damit eine komplett digitale Buchführung möglich ist, müssen natürlich die entsprechenden Belege alle in dieser Form vorliegen. Dies beginnt mit den eigenen Rechnungen. Auch wenn Kunden ein Beleg in Papierform vorgelegt werden soll oder muss, reicht es aus, für die interne Buchführung mit digitalen Belegen zu arbeiten.

Sinnvoll ist hier ein entsprechendes Softwaresystem, das dies unterstützt.

Ähnliches gilt für eingehende Belege. Diese erreichen das Unternehmen oftmals in Papierform, beispielsweise Rechnungen von Lieferanten. Doch auch hier ist die Umwandlung in eine digitale Form möglich.

Bestimmte Plattformen ermöglichen eine einfache Digitalisierung der Belege. Dann wird die Rechnung eingescannt und das System ordnet den Beleg in die Buchführung ein. Hierbei wird eine Belegnummer vergeben und die Rechnung wird direkt zugeordnet.

Je praktischer das System, umso höher der Grad der Automatisierung.

Inzwischen ist sogar der automatisch Rechnungsabgleich mit dem Konto möglich. Voraussetzung ist auch hier, dass die Bankinformationen in digitaler Form vorliegen.

Selbst die Kasse, lange Zeit ein Inbegriff der klassischen Buchführung, ist heute komplett in digitaler Form möglich. Klassisch dokumentiert der Unternehmer die Bareinnahmen mit einem Kassenbuch und notiert Einnahmen und Ausgaben per Hand.

Dazu werden Belege gesammelt, die Ausgaben und Einnahmen belegen. Oftmals ist die Kasse eines der Sorgenkinder der Unternehmen. Es kommt häufig zu Abrechnungsfehlern und fehlende Belege sorgen für Chaos.

Moderne Kassen hingegen arbeiten mit Tablets, digitalen Abrechnungen und Datenbanken. Dann stehen die Daten in Echtzeit zentral für die Buchführung zur Verfügung. Auch die entsprechenden Belege erstellt und ordnet das System in digitaler Form.

Die rein digitale Buchhaltung hat in der Praxis viele Vorteile. So entfallen die Aktenordner, die über die Jahre hinweg das Archiv verstopfen. Alle Belege können digital gespeichert werden. Ebenfalls entfallen die Termine für die Übergabe der Buchhaltungsunterlagen beim Steuerberater.

Alle Informationen übermittelt das Unternehmen digital. Die entsprechenden Auswertungen kommen ebenfalls auf digitale Weg vom Steuerberater zurück.

Es gibt zahlreiche Plattformen am Markt, die eine rein digitale Buchführung ermöglichen. Wichtig ist, dass ebenfalls digitale Schnittstellen zur Verfügung stehen. Diese werden für die Übertragung der Informationen zum Steuerberater benötigt. Auch hier ist DATEV der Standard.

Wichtig ist, sich vor der Wahl einer Softwarelösung für die eigene Buchhaltung mit dem Steuerberater abzusprechen. Dann kann abgeklärt werden, ob diese Lösung für beide Seiten praktikabel ist und die versprochenen Erleichterungen auch auf ganzer Linie erfüllt werden.

Solche Systeme decken die Kasse, ein- und ausgehende Rechnungen sowie die Kontenbewegungen ab und stellen Schnittstellen für Steuerberater zur Verfügung.

Das Geschäftskonto als Bindeglied zwischen Unternehmen, Steuerberater und Buchführung

Ein zentraler Bestandteil einer digitalen Unternehmensorganisation ist das Konto. Jedoch ist es mit Onlinebanking und digitalen Kontoauszügen nicht getan.

Deshalb ist es so wichtig, das richtige Startup Geschäftskonto zu wählen. Bei Qonto beispielsweise gibt es die Möglichkeit, ein digitales Geschäftskonto zu eröffnet. Dieses Konto ist speziell für junge und kleinere Unternehmen konzipiert und auf den digitalen Alltag ausgelegt.

Einer der Besonderheiten des Geschäftskontos bei Qonto ist das digitale Finanzmanagement. Bei Ausgaben erlaubt es das Konto, direkt einen Beleg zuzuordnen.

Dieses kann auf beliebige Weise hochgeladen oder zugefügt werden. Beispielsweise ist es möglich, mit der Kamera eines Smartphones ein Bild zu machen und dieses als Beleg hinzuzufügen. So gelingt sogar die einfache Digitalisierung von herkömmlichen Quittungen, wie sie zum Beispiel im Supermarkt beim Einkauf oder einem Restaurant im Rahmen eines Geschäftsessens entstehen.

Der Export der Kontodaten ist bei Qonto ebenfalls auf die digitale Unternehmensverwaltung optimiert. Es gibt die Möglichkeit, die Kontobewegungen über eine Schnittstelle im MT940-Format zu exportieren.

Dieses Format ist direkt kompatibel mit DATEV und vielen anderen Buchhaltungsprogrammen. Auf diese Weise gelingt die einfache Übertragung der Kontoinformationen zum Steuerberater, zum Beispiel via E-Mail.

Außerdem gibt es bei Qonto die Möglichkeit, die Ausgaben mit Tags zu versehen. Diese Tags können individuell definiert werden. Die Tags gruppieren die Ausgaben, sodass bei der Buchführung dann der Grund der Ausgabe sofort klar ersichtlich ist.

Beispielsweise bei einer Quittung aus einem Laden, bei der nicht direkt ersichtlich ist, was gekauft wurde. Wird dies mit dem Tag „Bürobedarf“ versehen, ist eine schnelle Bearbeitung und Einordnung möglich. Diese Tags sind auch nach dem Import in einer Buchhaltungssoftware wie DATEV sichtbar. Dies erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Passend zu digitalen Ausrichtung von Qonto ist auch die Eröffnung eines Kontos. Im Gegensatz zum normalen Verfahren, wo der Besuch einer Filiale notwendig ist, läuft bei Qonto alles digital ab. Somit ist die Kontoeröffnung online möglich. Nicht einmal ein Termin wird hierfür benötigt.

Im Rahmen des Onlineprozesses erfolgt die Überprüfung der Identität sowie alle weiteren notwendigen Schritte. Innerhalb von etwa zehn Minuten ist die Kontoeröffnung bei Qonto komplett abgeschlossen und das Konto ist einsatzfähig.

Mit Qonto ist auch die direkte Integration von externen digitalen Anwendungen für das Finanzmanagement möglich. Beispielsweise gibt es Plattformen wie SumUp, die für die digitale Zahlungsabwicklung konzipiert sind. Mit SumUp bieten Unternehmen ihren Kunden die Kartenzahlung in Geschäften an.

Alle Abrechnungen erfolgen digital, sodass auch in diesem Bereich der klassische Weg über Papierabrechnungen entfällt. Über die direkte Integration in Qonto laufen die Zahlungen dann auf diesem Konto ein und die komplette digitale Abrechnung bis hin zur Buchführung ist möglich.

Wie die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben funktioniert, zeigt Qonto. Gerade die Kontrolle von eingehenden Zahlungen auf dem Konto, also wenn Kunden Rechnungen begleichen, ist klassisch ein manueller und arbeitsintensiver Vorgang.

Kontrolliert werden müssen die Namen und ein Abgleich mit Rechnungsnummern, Daten und Summen ist notwendig. Schnell vergehen pro Vorgang mehrere Minuten.

Qonto erlaubt die Integration von Apps für die Prozessautomatisierung wie Integromat oder Zapier. Diese Apps können so konfiguriert werden, dass sie Zahlungseingänge anhand von Rechnungsnummern automatisch zuordnen.

Dann erfolgt in der Buchhaltung eine Markierung als bezahlt und erledigt. Eine manuelle Kontrolle beschränkt sich nur auf Zahlungen, die nicht zugeordnet werden können oder Kunden, die ihre Rechnungen nicht begleichen.

Die Vorteile eines digital ausgerichtete Unternehmens

In der Praxis zeigen sich die Vorteile eines komplett digital ausgerichteten Unternehmens sehr schnell.

Da ist zunächst die Zeitersparnis. Unternehmer sparen sich viele Wege zum Steuerberater. Früher war dies mindestens zweimal pro Monat erforderlich, um die Belege für die Buchführung einzureichen oder Steueranmeldungen zu unterschreiben. Heutzutage geschieht dies alles auf digitalem Wege.

Außerdem haben Unternehmen mit einer digitalen Buchführung immer einen direkten Überblick über die Finanzen. Mit einer klassischen Buchführung ohne Unterstützung durch eine Software hinken die Auswertungen meist mehr als einen Monat.

Erst dann stehen verlässliche Zahlen über den Vormonat zur Verfügung.

Außerdem haben viele Unternehmer ihre kompletten Buchführungsdaten dem Steuerberater für die Auswertung zur Verfügung gestellt. Dies beinhaltet die Kassenabrechnungen, aber auch die Kontoauszüge, da diese vom Steuerberater für die Erstellung der Buchführung benötigt werden.

Somit fehlte dem Unternehmer selbst für eine gewisse Zeit der Überblick über die eigenen Geschäftsbewegungen. Mit einer digitalen Buchführung sind alle Daten permanent im Unternehmen vorhanden.

Der Verwaltungsaufwand mit einer digitalen Buchführung ist ebenfalls deutlich geringer. Viele Unternehmen benötigen einen eigenen Buchhalter, der sich um die Aufarbeitung der Belege kümmert.

Die digitale Buchführung vereinfacht und automatisiert viele Prozesse zu einem so hohen Grad, dass dieses Personal nicht benötigt wird.

Zu guter Letzt vereinfacht sich auch die Dokumentenverwaltung. Die digitale Speicherung benötigt faktisch keinen realen Platz, mit der Ausnahme der Datenträger, wie einer Festplatte. Eine traditionelle Buchführung wird in Aktenordnern abgeheftet.

Jedoch ist es mit der reinen Buchführung nicht getan. Hinzu kommen ein- und ausgehende Rechnungen, Schriftverkehr, Kontobelege und viele weitere Dokumente. Diese müssen von einem Unternehmen alle sorgfältig abgelegt und gelagert werden. Mit einer konsequenten digitalen Ausrichtung entfällt dies alles.

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