Eintrag ins Handelsregister – das solltest du als Gründer wissen

Eintrag Handelsregister

Was genau ist das Handelsregister?

Das Handelsregister stellt ein öffentliches Verzeichnis dar. In ihm sind alle angemeldeten Kaufleute und Gesellschaften im Bezirk des jeweiligen Registergerichts eingetragen. Das Handelsregister wird von den zuständigen Amtsgerichten geführt. Es informiert über wesentliche rechtliche und wirtschaftliche Verhältnisse bzw. Tatsachen von Kaufleuten und Unternehmen.

Das Handelsregister kann von jedermann eingesehen werden.

Die wesentliche Aufgabe des Handelsregisters ist es somit, die Öffentlichkeit über die eingetragenen Unternehmen zu informieren. Diese Informationen sind verbindlich und tragen somit zur Rechtssicherheit im Geschäftsverkehr bei (solche Informationen können bspw. Bilanzen und Jahresabschlüsse sein).

Seit 2007 wird das Handelsregister gemäß einer EU-Richtlinie ausschließlich elektronisch geführt und auch die Anmeldung sowie die Eintragung funktioniert auf elektronischen Weg. Veröffentlicht wird der Handelsregistereintrag dann im elektronischen Unternehmensregister.

Es können sich nur Unternehmen im Handelsregister eintragen, welche einen Firmennamen führen dürfen. Ist ein Unternehmen im Handelsregister eingetragen, dann ist dieser Firmenname bereits gegenüber ähnlich klingenden Firmennamen geschützt.

Was bedeutet Eintrag ins Handelsregister?

Für Kaufleute, eine OHG und für Kapitalgesellschaften, wie bspw. eine GmbH oder UG ist ein Eintrag in das Handelsregister Pflicht.

Dieser Registereintrag dient dazu, dass sich Dritte einen Überblick über ein Unternehmen verschaffen können.

Daher ist es folgerichtig, dass eine Eintragung nicht nur bei der eigentlichen Gründung vorgenommen wird, sondern regelmäßig während der gesamten Unternehmenstätigkeit, wenn es bspw. zu Veränderungen am Unternehmen kommt.

Diese müssen dann regelmäßig dem Registergericht mitgeteilt werden. Hierfür muss sich der Unternehmer an einen Notar seines Vertrauens wenden, welcher sich dann um die notwendigen Schritte kümmert.

Wenn dieser Vorgang durch das Registergericht bearbeitet ist, wird der Unternehmer darüber informiert, dass die Eintragung abschließend vorgenommen wurde.

Welche Informationen enthält das Handelsregister?

Das Register wird in zwei Abteilungen geführt.

Hierbei handelt es sich einerseits um die Abteilung HRA, in das Einzelunternehmen, Personengesellschaften und rechtsfähige wirtschaftliche Vereine eingetragen werden und die Abteilung HRB, welche für Kapitalgesellschaften zuständig ist.

Alle Anmeldungen zum Neueintragung, Veränderung oder Löschung müssen laut § 12 Abs. 1 HGB in elektronischer und öffentlich beglaubigter Form erfolgen.

Das Handelsregister enthält Angaben zu:

  • Firmennamen
  • Sitz und Geschäftsanschrift
  • Niederlassungen und Zweigniederlassungen
  • Geschäftsgegenstand
  • vertretungsberechtigten Personen (Vorstand, Geschäftsführer, Prokuristen, Inhaber, persönlich haftende Gesellschafter)
  • Rechtsform des Unternehmens
  • Grund- oder Stammkapital
  • Kommanditisten
  • Mitglieder und sonstige Rechtsverhältnisse (Umwandlungen, Insolvenzverfahren oder Auflösung)

Die Eintragungen in das Register können konstitutiv sein. Das bedeutet, dass die Rechtswirkung erst durch die Eintragung entsteht.

Ist dagegen die Eintragung deklaratorisch, dann ist die Rechtswirkung schon vor der Eintragung eingetreten und wird nur bestätigt.

Muss sich jedes Unternehmen im Handelsregister eintragen?

Nicht jedes Unternehmen muss sich im Handelsregister erfassen lassen. Wer bspw. freiberuflich tätig wird oder mit einem Partner eine GbR gründen möchte, für den ist eine Handelsregistereintragung nicht notwendig.

Dennoch ist es auch in diesem Fall wichtig, das Finanzamt zu informieren und/oder das Gewerbe beim zuständigen Gewerbeamt anzumelden.

Folgende Faustformel sollte sich Jeder merken, der mit dem Gedanken spielt, ein Unternehmen zu gründen: In das Register gehören prinzipiell alle Unternehmen, für deren Betrieb ein „in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb“ notwendig ist.

Bist Du dir nicht sicher, ob das auch auf dein Unternehmen zutrifft, kannst Du dich jederzeit beim zuständigen Registergericht informieren. Der Ansprechpartner dort gibt Dir Auskunft darüber, ob die Eintragung notwendig ist und auch was diese kosten wird.

Wie läuft der Eintrag in das Handelsregister ab?

Die Anmeldung für das Handelsregister muss vom Notar beglaubigt werden. Somit musst du dich als Gründer an einen solchen wenden, damit dieser dann die notwendigen Formalitäten für den Handelsregistereintrag übernimmt.

Die bereits weiter oben aufgeführten Angaben sind für den Eintrag relevant.

Sollte es während der späteren Geschäftstätigkeit zu Veränderungen im Unternehmen kommen, dann sind diese dem Registergericht mitzuteilen, damit der Handelsregistereintrag ebenso geändert werden kann.

Wissen solltest Du auch, dass wenn Du eine Eintragung in das Handelsregister beantragt hast, diese jedoch noch nicht erfolgt ist, dann erhält der Unternehmensname einen entsprechenden, kennzeichnenden Zusatz: „ In Gründung“.

Was kostet ein Handelsregistereintrag?

Wenn Du Einzelunternehmer bist, dann belaufen sich die Kosten auf ca. 250 Euro für den Notar- und das Gericht.

Eine GmbH mit einem Stammkapital von 25.000 Euro muss dagegen mit etwa 700 Euro Kosten rechnen. Für zusätzlichen Beratungsbedarf durch Rechtsanwälte und Steuerberater fallen in der Regel zusätzliche Kosten an, die hierin noch nicht berücksichtigt sind.

Welche Vorteile bringt das Handelsregister?

Wie bereits in der erwähnt dient das Handelsregister zur Auskunft für jedermann. Eine solche Handelsregistereintragung kann sinnvoll sein, da Dein Unternehmen dadurch seriöser und professioneller wirkt. Zudem kann einer Person auch nur dann Prokura erteilt werden, wenn eine Eintragung im Handelsregister erfolgt ist.

Ebenso hinterlässt der Eintrag bei Behörden und Banken einen stärkeren Eindruck von Seriosität. Denn oftmals geht einer möglichen Zusammenarbeit erst eine Überprüfung voraus. Da ist es umso wichtiger, dass dein Unternehmen nach den kaufmännischen Regelungen, Rechten und Pflichten arbeitet – und sich insbesondere nach den Vorgaben des Handelsgesetzbuches richtet.

Wer im Handelsregister eingetragen ist, muss nicht mehr zwingend seinen Vor- und Zunamen angeben. Dein Unternehmen darf vielmehr einen richtigen Fantasienamen tragen.

Mitunter ist einem deiner Geschäftspartner auch ein abweichender Gerichtsstand wichtig. Dieser kann aber nur von Kaufleuten untereinander vereinbart werden.
Zudem kann es auch vorkommen, das für eine Mitgliedschaft in Fachverbänden ein Eintrag im Handelsregister notwendig ist.

Welche Nachteile hat der Registereintrag?

Als Gründer wirst Du durch die Eintragung in das Handelsregister zum Kaufmann und als solchen gelten zwingend die Regeln des Handelsgesetzbuches. Denn der Gesetzgeber geht davon aus, dass Kaufleute mehr Ahnung im Rechtsverkehr haben müssen als Nichtkaufleute.

Die Eintragung in das Handelsregister ruft somit auch Pflichten auf den Plan. Du musst dann regelmäßig Buch führen, sowie eine Bilanz und ein Inventar erstellen. Dies verursacht mitunter zusätzliche Kosten. Einzelkaufleute sind hiervon nach § 242 HGB befreit.

Auch müssen bei Geschäftspost im Handelsregister eingetragene Unternehmer bestimmte Formvorschriften einhalten und die Aufbewahrungspflichten verschiedener Unterlagen sind deutlich strenger.

Wichtig ist zudem zu wissen, dass eine Eintragung in das Register Gebührenpflichtig ist. Bei Kleingewerbetreibenden, die nicht ins Handelsregister eingetragen sind, entfällt in der Regel der IHK Grundbeitrag.

Dieser richtet sich nach der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit. Die genaue Beitragsgrenze kannst Du der jeweiligen Satzung der für Dich zuständigen Industrie- und Handelskammer entnehmen.

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