Online Inkassodienstleistungen – Wie Offene Forderungen effizient eingezogen werden können

Ein Fachbeitrag von Robert Grünwald, Mitbegründer und CEO der eCollect AG:

Probleme in der Inkassodienstleistung

Forderungsmanagement ist für Unternehmen mit vielen Transaktionen von zentraler Bedeutung. Das grundlegende Problem für diese Unternehmen ist, dass es oftmals zu Chargebacks, d.h. Rückzahlungen bereits getätigter Einzahlungen, kommt. Dies kann aufgrund konsumentenfreundlicher Gesetze und SEPA-Regularien sogar noch Monate nach einer abgeschlossenen Transaktion erfolgen.

Die daraus resultierenden Folgen sind mitunter gravierend. Veränderungen in der Liquiditätssituation und zum Teil schwerwiegende Folgen in der Cash-Flow-Entwicklung des Unternehmens sind hier zu nennen.

Dass sich diese Folgen besonders auf deutsche Unternehmen so gravierend auswirken, ist folgenden Umstand verschuldet:

auf dem deutschen Markt werden noch immer die meisten Transaktionen bei Käufen im Internet auf Rechnung oder Lastschrift getätigt. Dies konnte auch erst jüngst durch eine Studie des EHI Retail Institute belegt werden.

Dabei rangiert die Zahlungsart des Kaufes auf Rechnung unter den Zahlungsarten im E-Commerce auf Platz eins. Dem folgen PayPal und das klassische Lastschriftverfahren im SEPA-Umfeld. Bietet der Händler diese Zahlungsmittel nicht an, führt dies zu einem Großteil an Kaufabbrüchen im Bestellprozess.

Bietet er das Lastschriftverfahren und/oder den Kauf auf Rechnung trotzdem an, realisiert der Händler mehr Transaktionen und demzufolge höhere Umsätze, erleidet jedoch u.U. auch eine hohe Anzahl an Chargebacks bzw. Zahlungsausfällen.

Das Problem wird offensichtlich, wenn die Zahlen dazu betrachtet werden. Einer Statista-Studie zufolge, haben alleine im Oktober 2014 knapp 2.125 Unternehmen Insolvenz angemeldet.

Als Hauptgrund für ein Insolvenzverfahren wird hier immer noch die Zahlungsunfähigkeit bzw. die drohende Zahlungsunfähigkeit angeführt. Dabei liegt eine Zahlungsunfähigkeit dann vor, wenn ein Unternehmen den fälligen Zahlungsverpflichtungen nicht mehr nachkommen kann.

Professionelles Forderungsmanagement ist unerlässlich: gerade im Web 2.0

Das Internet ist die zentrale (Einkaufs-)Plattform in der heutigen globalisierten und internationalisierten Welt. Unternehmen, die ihren Handelsschwerpunkt auf das Internet legen, erwirtschaften gegenwärtig fast die Hälfte der in Deutschland gemachten Umsätze über das Web 2.0.

Der Absatz im und durch das Internet gewinnt somit als Wirtschaftsfaktor immer mehr an Bedeutung: eine Entwicklung, die auch in Zukunft nicht aufzuhalten sein wird.

Dieser ist jedoch das traditionelle Verständnis der Inkassobranche nicht gewachsen. Seit den 1990er Jahren hat es keine wesentlichen strukturellen Veränderungen in der Branche mehr gegeben.

Das Resultat ist ein Missverhältnis zwischen den Bedürfnissen von Internetunternehmen und dem Angebot des klassischen Inkassodienstleisters.

Die Leidtragenden dieses technischen Stillstands in der Inkassobranche sind dabei die Internetunternehmen, die jährlich mit hohen Einbußen bei ihren Forderungen zu rechnen haben.

Die Folgen eines ungeeigneten Forderungsmanagement sind im Detail:

  • bis zu 20 Prozent Zahlungsausfall
  • Zahlungsausfälle bei 80 Prozent aller Internetunternehmen
  • veraltete Kommunikationsmethoden über den postalischen Weg
  • mangelhafte Prozessintegration durch Excel-Files und
  • Imageschäden von Unternehmen durch Inkassomaßnahmen.

Effiziente Lösungsmöglichkeiten

An diesem Punkt sollte das moderne Forderungsmanagement ansetzen. Mit einem internetaffinen Forderungsmanagement kann ein gläubigerorientiertes Handeln mit moderner Technologie verbunden werden.

Mit Hilfe neuer Kommunikationsstrategien können Unternehmen ihr Forderungsmanagement nicht nur durch Forderungseinzüge vereinfachen, sondern vor allem effektiv gestalten, indem z.B. die Außenstände erheblich reduziert werden können.

Zahlungsausfälle effizient in den Griff bekommen: aber wie?

Um nicht in die Spirale der Zahlungsunfähigkeit zu kommen, gilt es für Unternehmen einige Faktoren zu beachten:

  1. Klare Workflows nutzen

Mit am Wichtigsten ist: in festgelegten Zyklen mahnen (1. Mahnung, 2. Mahnung). Zeigen die Mahnungen keinen Erfolg, sollte die Übergabe an ein Inkassounternehmen unmittelbar erfolgen – denn: unnötig lange Zeiträume zwischen Zahlungsausfall und Übergabe zum Inkassopartner verschlechtern erfahrungsgemäß die mögliche Erfolgsquote .

  1. Moderne Kommunikationskanäle nutzen

Im Unterschied zu klassischen Inkassounternehmen bedient sich das moderne Forderungsmanagement schon Inhouse aller potentiellen Kommunikationskanäle zum Schuldner.

Im Zeitalter des Internets ist der postalische Weg längst überholt und birgt für den Gläubiger unnötige Risiken. Das belegen auch Statistiken über die Nutzungspräferenzen von Kunden. Aus diesen geht eindeutig hervor, dass Kunden neben dem Telefongespräch, den E-Mail Kontakt und den Web-Self-Service vorziehen.

Die klassischen Methoden über den Briefkontakt bergen noch einen weiteren Nachteil. Oftmals treten in diesem Zusammenhang rechtliche Fragen erst nach dem Zugang der Forderung auf, die oftmals Verzögerungen des Forderungseinzugs zur Folge haben.

Die Effektivität der flexiblen Nutzung von verfügbaren Datenquellen zeigt sich an einem schnelleren und effizienteren Einzug der Forderungen.

  1. Bei Bezahlung viele Zahlungsvarianten anbieten

Die Erfahrungen mit Schuldnern zeigen, dass Forderungen umso leichter eingezogen werden können, je mehr Zahlungsarten zur Verfügung stehen. Zu denken ist hierbei neben dem Lastschriftverfahren an Zahlungen mit der Kreditkarte sowie Zahlungen über PayPal eoder giropay. Ein effizientes Forderungsmanagement sollte dies berücksichtigen.

  1. Aus Fehlern lernen

Unternehmen sollten darauf achten, dass bei Kunden mit einer schlechten Zahlungsmoral beim erneuten Kauf nicht mehr die unsicheren Zahlungsmittel angeboten werden. Davon betroffen ist vor allem der Kauf auf Rechnung oder das Lastschriftverfahren.

  1. Effizientes Forderungsmanagement

Mindestens genauso wichtig wie der professionelle Umgang im Forderungsmanagement eines Unternehmens ist ein professionelles Inkassounternehmen als langfristiger Partner. Als online-affines Unternehmen sollte man zudem darauf achten, ein Inkassounternehmen zu wählen, welches sich ebenfalls auf den Online-Business spezialisiert hat.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Es können mehr Kommunikationskanäle erschlossen und damit Forderungen erfolgreicher eingezogen werden. Auch der Austausch mit dem Inkassounternehmen sollte in Form zeitgemäßer Datenschnittstellen in Kombination mit einem Login-Bereich möglich sein, sodass beide Seiten ihren Aufwand reduzieren und sich ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Autorenprofil:

Robert Grünwald ist Mitgründer und CEO der eCollect AG, welche sich als modernes Inkassounternehmen auf den Online-Bereich spezialisiert hat.

Robert Grünwald hat zuvor eine Bankausbildung sowie im Anschluss einen Bachelor und Master in Accounting&Finance abgeschlossen.

Die Idee zur Gründung kam ihm nach seiner Tätigkeit als Vorstandsassistent in einem der größten Inkassounternehmen in Deutschland.

Weitere Informationen unter: https://ecollect.de

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