Wie kann eigentlich Fiktivlohn entstehen?
Du stellst einen Arbeitnehmer an, vereinbarst mit ihm eine vertragliche wöchentliche Arbeitszeit und verpflichtest Dich in diesem Moment, den festgelegten Lohn zu zahlen.
Doch nun kommt es zu einer Verkürzung der Arbeitsstunden, der Arbeitnehmer erkrankt oder es gibt einen anderweitigen Grund für eine geringere Lohnauszahlung. Hierbei entsteht eine Differenz zwischen dem vereinbarten und dem gezahlten Lohn: Der Phantomlohn.
Seit Januar 2019 geht der Gesetzgeber härter bei Verdacht auf Schwarzarbeit oder Beitragsverstößen von Unternehmen vor. Stimmen Deine Abrechnungen und Sozialversicherungsabgaben nicht, kann es in der Personalabteilung ungemütlich werden.
Risiko Sozialversicherung: Nachforderungs- und Sanktionspotenzial wird teuer
Verändert hat sich die Verpflichtung zur Abgabe der Sozialleistungen.
Wenn Du ein vertragliches Entgelt vereinbart hast, zahlst Du unabhängig von allen mündlichen Absprachen den daraus entstehenden Beitrag zur Sozialversicherung.
Das bedeutet, dass Du auch für einen 10 statt 20 Wochenstunden in Deinem Unternehmen tätigen Mitarbeiter die vollen Sozialleistungen tilgst und den Betrag nicht halbieren kannst.
Die sozialversicherungsrelevanten Abgaben schuldest Du nicht auf Basis der tatsächlichen Lohnzahlung, sondern bereits bei der Entstehung des Vergütungsanspruchs. Explizit heißt das für Dich, dass Du auch für den nicht ausbezahlten Fiktivlohn zur Entrichtung der Sozialabgaben verpflichtet bist.
Wird von Seiten der Sozialversicherung eine Schuldlast vermutet und ergibt sich aus der anschließenden Prüfung der Dokumente, ist eine Rückforderung von vier Jahren ohne die Unterstellung des Vorsatzes und bis zu 30 Jahren bei vorsätzlichem Betrug gesetzlich erlaubt.
Du solltest Dir darüber im Klaren sein, dass eine Einsparung am Lohn keinesfalls mit einer Senkung der Sozialabgaben einhergeht.
Erhöhung der Arbeitszeitgrenze erhöht den Phantomlohn
Zur Entstehung von Phantomlohn kann es aus ganz unterschiedlichen Gründen kommen. Eine wöchentliche Arbeitszeit unter 20 Stunden wird durch eine Gesetzesänderung in 2019 verhindert.
Das bringt mit sich, dass Du entweder die reale Arbeitszeit Deiner Mitarbeiter angleichst, oder aber die Lohnzahlung für die erhöhte Arbeitszeit leisten musst.
Für die korrekte Lohnabrechnung inklusive der richtigen Sozialabgaben kannst Du beispielsweise mit einem Programm wie Lexoffice arbeiten und Dir das Geld für einen Steuerberater sparen.
Mit dem Arbeitnehmer kannst Du sprechen und einen Lohnverzicht aushandeln. Doch ändert das nichts an Deiner gesetzlichen Verpflichtung nach Paragraph 12 des TzBfG, dass Du die Mindestarbeitszeit von 20 Stunden pro Woche sozialversichern musst.
Umgehen kannst Du die Problematik nur, in dem Du eine fixe und verbindliche Arbeitszeit pro Woche per Vertrag regelst und Dich abzüglich der erlaubten Differenzen von 25% Mehrarbeit und 20% Minderarbeit laut schriftlicher Vereinbarung an den Vertrag hältst.
Seit der Änderung kommt es in vielen Unternehmen zu einer höheren Entstehung von Phantomlohn. Ist keine wöchentliche Mindestarbeitszeit vereinbart, geht der Gesetzgeber von 20 Wochenstunden aus und fordert die entsprechende, darauf basierende Entrichtung der Sozialabgaben.
Möchtest Du die Arbeitszeit nicht real erhöhen, zahlst Du dennoch für die Differenz zwischen der Realarbeitszeit und der gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeit alle Sozialabgaben.
Vorsicht bei Beschäftigung von Minijobbern – hier schaut der Gesetzgeber doppelt hin
Fakt ist, dass Du einem bei Dir tätigen Minijobber nicht mehr als 450 EUR pro Monat zahlen darfst, da es sich sonst nicht mehr um eine geringfügige, sondern um eine versicherungspflichtige Beschäftigung handelt.
Mit jeder Erhöhung des Mindestlohns ergibt sich die Grundlage einer neuen Lohnberechnung, die mit einer Senkung der Wochenarbeitsstunden einhergeht. Mit Einführung der strengeren Regularien und der bei Nichtfestlegung einer wöchentlichen Realarbeitszeit automatischen Anrechnung von 20 Wochenstunden ist es wichtig, dass Du die Arbeitszeit für geringfügig Beschäftigte:
– mit einer korrekten Wochenstundenzahl
– dem Stundenlohn
– dem monatlichen Entgelt
– unter Beachtung der Höchstgrenze für Minijobs
klar und deutlich definierst.
Beachte dabei, dass es in 2020 zu einer Erhöhung des Stundenlohns von 9,19 EUR auf 9,35 EUR kommt. Das heißt für Dich, dass Du die Arbeitszeit neu regeln musst.
Anderenfalls wären die Voraussetzungen für einen Minijob nicht mehr gegeben und Dein Arbeitnehmer würde eventuell keine Bezuschussung mehr von staatlicher Seite erhalten. Gerade bei geringfügig Beschäftigten ist die Phantomlohnquote besonders hoch.
Das kann durch mündliche Absprachen, aber auch durch die vergessene Abänderung eines Arbeitsvertrags kommen. In jedem Fall kann ein kleiner Moment der Unachtsamkeit zu einer hohen Nachforderung von Sozialabgaben und zu kostenintensiven Sanktionen führen.
Phantomlohnfalle durch akribische Archivierung von Dokumenten vermeiden
Im Endeffekt hast Du als Chef zwei Möglichkeiten.
Du kannst Deine Personalabteilung outsourcen und sämtliche Lohnabrechnungen über ein Steuerbüro erstellen. In diesem Fall gehst Du kein Risiko in Bezug auf die Sozialversicherungsfalle Phantomlohn ein, da der Steuerberater alle Dokumente akribisch bearbeitet und archiviert.
Doch gerade als Gründer und Jungunternehmer können die Leistungen eines Steuerbüros zu teuer und die Lohnabrechnung in Eigenleistung effizienter sein.
Bedenke, dass die Deutsche Rentenversicherung mit Argusaugen prüft und beim kleinsten Verdacht mangelnder Transparenz eine umfassende Betriebsprüfung anberaumt.
Hier ist es nicht von Relevanz, ob Du einen Fehler aus Unwissenheit begangen oder den Phantomlohn bewusst aus der Sozialversicherungsabrechnung herausgelassen hast.
Arbeite genau, achte auf die gesetzlichen Vorschriften und sichere Dich ab, in dem Du eine Steuerberatung nutzt.