Tipp (nicht nur) für Gründer: Rechnungen per Post statt per E-Mail versenden

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Ein Gastbeitrag von Ronny Siegel, myWebcheck.de.

Ich liebe sie, die Rechnungen welche ich per Post erhalte. Warum dies so ist, ganz einfach. Bei diesen Rechnungen habe ich die wenigste Arbeit. Ich hole sie aus dem Briefumschlag, lege sie in meine Ablage “zu überweisen” oder wenn dies erledigt ist in die Ablage “Buchhaltung”.

Diese Schritte sind in wenigen Sekunden erledigt und sparen mir unter dem Strich viel Zeit. Dies ist auch der Grund warum ich oft mit der Nase rümpfe, wenn mir mal wieder der Vorschlag unterbreitet wird, ich könnte zukünftig meine Rechnungen per Mail empfangen. In solchen Fällen überlege ich immer als Erstes, wieso man mir als Kunden Mehrarbeit verschaffen möchte.

Kostenfrei arbeiten! – als Unternehmer?

Im Businessbereich ist es nach meinen Erfahrungen wichtiger als im Konsumerbereich, dass die zwischenmenschliche Beziehung stimmt. Business bedeutet vor allem eins, viel Vertrauen. Wer mit anderen Menschen geschäftlich zusammen arbeitet, will sich auf den Partner verlassen und aus der Zusammenarbeit einen Gewinn erzielen. Dies bedeutet aber auch im Umkehrschluss, wenn man mit einem anderen Menschen zusammen arbeitet, will man langfristig nicht das Gefühl bekommen, dessen Arbeit zu erledigen ohne dafür entlohnt zu werden.

Rechnungen per Mail müssen meistens ausgedruckt werden

Beim Empfang von Rechnungen per Mail, kann diese Gefühl aufkommen. Und dies meistens nicht nur einmalig, sondern bei jeder Rechnung erneut. Schließlich muss man bei Rechnungen per Mail mehrere zusätzliche Handlungen durchführen, bis man diese in dieser Form vorliegen hat, wie man sie benötigt. In den meisten Fällen muss man sie ausdrucken, da auch heute noch die meisten Buchhalter und Steuerbüros die Rechnungsunterlagen in Papierform vorliegen haben möchten oder man diese aufgrund der rechtsverbindlichen Aufbewahrungspflichten irgendwo und irgendwie sicher verwahren muss.

Welche Kosten entstehen einem Unternehmer beim Ausdrucken von Rechnungen?

Ich kann deswegen nur jedem Existenzgründer und Unternehmer empfehlen, seine Rechnungen an seine Kunden in Papierform zu versenden. Zumindest dann wenn es sich um Geschäftskunden handelt. Denn versucht man sich einmal in die Position des Gegenüber zu versetzen, wird einem schnell deutlich, was eine Rechnung per Mail für einen Unternehmer bedeutet. Jeder Mausklick kostet Zeit, jeder Ausdruck kostet zusätzlich Geld und jede Arbeitskraft, auch wenn man dies selber ist, welche diese Handlungen ausführt, kostet richtig Zeit und Geld. Rechnet man diese Zeit und diese Kosten zusammen und bricht dies auf den Stundensatz seiner Angestellten oder seinen eigenen Stundensatz herunter, dann kommen beim Ausdrucken von Rechnungen, die per Mail versendet wurden, einige Summen zusammen.

Meine Erfahrung: Kaum ein Unternehmer mag Rechnungen per E-Mail

Langfristig wird jeder Unternehmer und jeder Selbständige damit beginnen, durchzurechnen, wo er wann mit was Zeit verbraucht die nicht effektiv zum Geld verdienen genutzt werden kann. Rechnungen, die man selber noch ausdrucken muss, sind ein Teil davon. Und wenn ich meinen Geschäftspartner glauben darf, dann weiß ich mit Sicherheit, der Großteil der Unternehmer mag diese Form der Rechnungen genauso wenig wie ich.

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Über den Autor:

Mein Name ist Ronny Siegel. Mein erstes Unternehmen gründete ich 1996, einen Schallplattenladen mit dem ich 2 Jahre durchhielt. Seit 2003 bin ich erneut selbständig, diesmal ohne Unterbrechung. Die Erfahrungen mit dem ersten Crash halfen mir dabei genauer auf die Signale der Kunden zu achten.

Diese Erfahrungen aus den vielen Jahren meiner Selbständigkeit möchte ich gerne an junge Gründer weitergeben, ein bisschen auch in der Hoffnung, dass sie ein paar dieser Fehler vermeiden können ;). Wenn ihr mehr über mich erfahren wollt, dann folgt mir einfach auf Google+ oder Twitter.

8 Kommentare zu "Tipp (nicht nur) für Gründer: Rechnungen per Post statt per E-Mail versenden"

  1. Rechnungen per Mail haben aber einen anderen Vorteil, der wieder Zeit spart und Fehlerquoten senkt:
    Empfänger, Kontonummer, Rechnungsnummer etc. können per copy & paste beim Onlinebanking eingefügt werden.
    Das geht wiederum sehr viel schneller, als wenn ich alles per Hand eintippen muss.

    • @Marion: Wenn ich meine Kunden betrachte, so sind die Bedürfnisse tatsächlich sehr unterschiedlich. Der eine möchte unbedingt einen Brief, der andere viel lieber die E-Mail. Die Alternative um alle glücklich zu machen lautet wohl nur, im Vorfeld zu fragen. Das machen aber glaube ich auch die wenigsten..

    • Dem kann ich nur beipflichten

  2. Vielen Dank für den Beitrag.

    Bis vor Kurzem machte ich mir keine Gedanken und hab alles per PDF verschickt. Inzwischen bin ich auf eine Zwischenlösung umgestiegen und mache es vom Kunden abhängig.

    Ein Hauptgrund war, dass Rechnungen in Papierform bei bestimmten Kunden innerhalb kürzester Zeit bearbeitet werden. Rechnungen in E-Mails wurden leider immer wieder vergessen, da so eine E-Mail recht schnell weggeklickt ist oder nicht den richtigen Weg zur Buchhaltung fand.

    Mein Fazit:
    Dieser Beitrag spiegelt auf jeden Fall meine Erfahrung wieder.
    Vor jeder Rechnung lieber genau überlegen auf welchem Weg diese zugestellt wird.

  3. Dem Kommentar von Marion muss ich voll und ganz zustimmen. Ich denke auch, dass das Brieföffnen und die ganzen Papierablagen mindestens genauso viel Aufwand verursachen wie das Ausdrucken eines E-Mail-Anhangs, zumindest wenn man den Umgang mit elektronischen Medien einigermaßen gewohnt ist. Elektronische Ablagen und Dateisysteme sind außerdem systematischer, zuverlässiger und einfacher zu handhaben als Papierunterlagen, von der Vielzahl herumstehender Aktenordner ganz zu schweigen. Ich kenne sogar Fälle, wo Unternehmer Papierrrechnungen einscannen (lassen), um sie elektronisch zur Verfügung zu haben, um sie dadurch besser speichern und weiter bearbeiten zu können, incl. Weiterversendung per E-Mail, z.B. an den Steuerberater. In diesem Fall tut man Kunden mit Papierrechnungen ja nun wirklich keinen Gefallen!

  4. Also ich mag lieber Rechnungen als PDF, denn so spare ich mir einen haufen Papier…

    Die Ablage habe ich eben nicht als normale Ablage, sondern eben virtuell und funktioniert ebenso gut.

    Ausdrucken muss man auch nicht immer alles, wenn man eine gute Software für die Buchhaltung hat und sich mit dem Steuerberater verklinken kann, dann braucht auch dieser keine Rechnung in Papierform.

    Natürlich muss man sich entscheiden…entweder Steinzeit und Papier oder Zukunft und alles Online…eine Mischung aus Steinzeit und Zukunft wird sicher nicht funktionieren…

    Auf jeden Fall kann man sehr viel Papier einsparen und die PDF-Rechnungen kann ich platzsparend auf einem USB-Stick aufheben…

  5. Gerhard Zirkel | 29. Mai 2013 um 16:09 | Antworten

    Ganz klarer Wiederspruch von mir! Ich hasse Rechnungen per Post. Sie werden anstatt auf Recyclingpapier (was ich benutze) auf irgendwas gedruckt, in einen Umschlag gesteckt, der wieder aus irgendwas besteht. Dann werden sie um die halbe Welt gekarrt und am Ende muss ich sie vom Briefkasten rauftragen und öffnen.

    Gut, die letzten beiden Punkte sind mit einem Augenzwinkern zu verstehen, die ersten nicht. Ich will meine Rechnungen per Mail erhalten, das eine Blatt Papier und den Knopfdruck zum Ausdrucken werde ich überleben.

    Gerhard

  6. Seit meinem letzten Beitrag habe ich mal aufgepasst und bei ein paar Kunden nachgefragt.
    Es hat sich schon was getan, denn 80% meiner Kunden wollen die Rechnung per PDF.
    Ich denke der beste Weg ist es abhängig vom Kunden zu machen.

    D.h. ich schicke eigentlich nur noch „altmodischen Kunden“ eine Rechnung per Post.

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Tipp (nicht nur) für Gründer: Rechnungen per Post statt per E-Mail versenden

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