Wachstum managen: Wie Jungunternehmer Projekte richtig umsetzen

Projektmanagemet: Wachstum managen

Gastbeitrag von Claudia Ketzer, Comindware GmbH

Ohne Kommunikation kein Erfolg

Der Kern für den Erfolg eines schnell wachsenden jungen Unternehmens oder Start-ups ist es, jederzeit einen umfassenden Überblick über seine Projekte zu haben und stets in der Lage zu sein, mit seinen Mitgründern oder Teammitgliedern zu kommunizieren.

Das ist einfacher gesagt, als getan. Oft sind die Gründer oder Teammitglieder an verschiedenen Standorten tätig oder Freiberufler unterstützen die Anfangsphase. Ein gemeinsames Büro gibt es meist noch nicht, geschweige denn ein Unternehmensnetzwerk.

Früher schrieben Unternehmer meist alle ihre Aufgaben und Meilensteine in ein Dokument, welches dann per E-Mail oder als Ausdruck mit den anderen Teammitgliedern geteilt wurde. Heutzutage dokumentieren elektronische Hilfswerkzeuge fürs Projektmanagement nicht nur den Erfolg und die Meilensteine, sondern ermöglichen es, verschiedenen Teammitgliedern unterschiedliche Aufgaben zuzuweisen und bieten zahlreiche weitere Funktionen.

Glücklicherweise gibt es im Markt reichlich skalierbare Projektmanagementwerkzeuge, die dabei helfen, sich auch dezentral zu organisieren, Wissen auf einfache Weise zu aggregieren, zu teilen, zentral zu speichern und gemeinsame Meilensteine zielsicher zu erreichen.

Dabei wachsen die Werkzeuge in Umfang und Funktionalität mit den Anforderungen, die das ebenso wachsende Unternehmen an sie stellt.

Die vier Hauptunterschiede zwischen großen, etablierten und jungen Unternehmen bzw. Start-ups sind:

• Die Prozesse sind einfacher und zunächst informeller
• Vorgehensweisen sind weniger standardisiert
• Die Strukturen sind flexibler, es gibt einen hohen Anteil an Multi-Tasking-fähigen Mitarbeitern
• Die Menschen im Unternehmen sind aufgrund eines möglichen Scheiterns anfänglich risikoscheuer

Neue Herangehensweisen für junge Unternehmen: flexibel und interativ

Aufgrund der vier Unterschiede zu großen Unternehmen ist für Jungunternehmer eine neue Herangehensweise für das Projektmanagement sinnvoll. In der Tat ist es für Entwicklungsprojekte in Start-ups weniger relevant, die typischen Projektplanungsphasen zu durchlaufen, die man aus der Literatur kennt – mit solchen Abläufen wie Initiierung, Planung und Ausführung.

Das so genannte interative Projektmanagement harmoniert besser mit der allgemeinen, flexiblen „On-the-go“-Philosophie, die sich im Tagesgeschäft von Start-ups beobachten lässt. Aus diesem Blickwinkel heraus lässt sich feststellen, dass eine Projektmanagementstruktur für junge Unternehmen die vier großen Unterschiede, Prozesse, Herangehensweisen, Strukturen und Menschen, unbedingt mit einbeziehen sollte.

Deshalb ist es nicht überraschend zu sehen, dass in kleinen Unternehmen und Start-ups die agilen Projektmanagement-Methoden vorherrschen, da sie die Bedürfnisse besser zu erfüllen scheinen. Bei dieser Art von Projektmanagement, die die Unklarheit von Anforderungen und Lösungsansätzen mit einbezieht, können allerdings aufgrund der hohen Flexibilität und Eigenverantwortung der Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt Management-Herausforderungen entstehen, und zwar dann, wenn das Unternehmen stark wächst und straffere Strukturen eingeführt werden müssen.

Wie gehe ich das Thema Projektmanagement am besten an?

Projektmanagement einzuführen erfordert auch in einem jungen Unternehmen die präzise Vorbereitung von Personal und Organisationsabläufen. Strukturen, Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder müssen festgelegt sein. Dann lässt sich mit der Entscheidung für ein Projektmanagement-Tool der Rest recht einfach organisieren und unterstützen.

Wie wähle ich ein für mich passendes Projektmanagement-Tool aus?

Da in der Anfangsphase von Start-ups der Überblick über Projekte und die Kommunikation im Team am wichtigsten sind, sollte hierauf der Fokus liegen. Kollaboration lautet das Zauberwort in der Zukunft des Projektmanagements für alle Unternehmensgrößen. Im digitalen Zeitalter der Cloud und der mobilen Arbeitsgeräte ermöglicht es die Kollaboration den verschiedenen Teammitgliedern, unabhängig von Standort und Uhrzeit auf das gesammelte Wissen zuzugreifen und es weiterzuentwickeln.

Zudem sollte die Projektplanung durch eine Projektmanagement-Software einfach und effektiv automatisierbar sein. Wenn sich der Projektstatus in Echtzeit anzeigen und fürs Berichtswesen optisch aufbereiten lässt, erleichtert dies dem Projektverantwortlichen das Leben außerordentlich.

Software-unterstützte Planung

Ressourcen lassen sich mithilfe der Software-unterstützten Planung optimal einsetzen, und die Produktivität eines Teams wächst dadurch ebenso, wie das Engagement der einzelnen Teammitglieder. So steigt die Effektivität des gesamten Projekts. Eine Projektmanagement-Software, die alle notwendigen Funktionen mitbringt und sich den Ansprüchen junger Unternehmen und Start-ups sowohl in der Anfangsphase anpasst, als auch dann, wenn sie sich bereits zur erfahrenen Organisation entwickelt haben, ist bspw. Comindware Project.

Mittels einer Projektmanagement-Software lässt sich die Entscheidungsfindung aktiv unterstützen, denn in einem Umfeld extremer Unsicherheit, wie es in Start-ups zwangsläufig zu finden ist, ist es wichtig, Entscheidungen auf Basis von Fakten zu treffen. Besonders junge und kleine Unternehmen können sich auf die Ergebnisse fokussieren und große Aufgaben, die möglicherweise kaum zu stemmen scheinen, in kleinere Teilaufgaben herunter brechen. Bei allen Vorteilen der Automatisierung sollte allerdings eines nicht vergessen werden: die einfache und intuitive Bedienung einer Software ist Gold wert. Schließlich geht es darum, ein Projekt umzusetzen, anstatt es von vorn bis hinten zu managen.

Projektkosten einsparen

Zu guter Letzt lassen sich mit einer Projektmanagement-Software auch Kosten einsparen, überwiegend durch den geringeren Zeitaufwand und die Erhöhung der Produktivität der Mitarbeiter, deren Ressourcen durch die Automatisierung für andere, wichtigere Aufgaben freigesetzt werden. Gerade dann, wenn wenige Mitarbeiter zahlreiche verschiedene Aufgaben erfüllen, lässt sich hier wertvolle Zeit für betriebskritische Aufgaben frei machen.

 

Autorenprofil:

Claudia Ketzer verantwortet das Marketing für Deutschland, Österreich und die Schweiz bei der Comindware GmbH, die Software der neuen Generation für adaptive Geschäftsprozessverwaltung, Workflow-Automatisierung und prädiktives Projektmanagement entwickelt.

Durch die langjährige Tätigkeit im Marketing weiß sie um die zentrale Bedeutung sauber gemanagter Prozesse und Projekte und die damit realisierbaren Ressourceneinsparungen.

Weitere Informationen zum Unternehmen und der Autorin unter: www.comindware.com/de

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