Worin besteht die Digitalisierung von Dokumenten? Wie wird sie in der Praxis vollzogen?

Dokumente digitalisieren

Dokumente spielen eine sehr wichtige Rolle in der Praxis eines jeden Unternehmens. Ihre Archivierung und Verwaltung ist eine anspruchsvolle Aufgabe und die Geschäftsabläufe des gesamten Unternehmens hängen weitgehend von der Qualität seiner Umsetzung ab.

Diese Aufgabe wird durch moderne Technologien erheblich erleichtert, dank denen Unternehmen Zeit und Geld sparen und die meisten Probleme bei der physischen Speicherung von Dokumenten in herkömmlicher Papierform eliminieren können.

Was ist und worin besteht die Digitalisierung von Dokumenten?

Eine der Methoden, mit denen Unternehmen ihre täglichen Abläufe mit Dokumenten erheblich erleichtern können, ist die Digitalisierung von Dokumenten.

Dabei werden Unterlagen in analoger Form in elektronische Form umgewandelt. Der Digitalisierungsprozess hat zahlreiche Vorteile, von denen unter anderem besserer Schutz der Daten als in Papierdokumenten vor Zerstörung oder Verlust, einfacherer und schnellerer Datenzugriff und Schutz vertraulicher Daten vor dem Zugriff unbefugter Personen besonders erwähnenswert sind.

Eine geschickt durchgeführte Digitalisierung von Dokumenten kann auch der erste wichtige Schritt zu einer tieferen und umfassenderen digitalen Transformation des Unternehmens sein und die Grundlage für die Implementierung anderer nützlicher Innovationen bilden. Dies erleichtert die Betriebsabläufe erheblich und kann das Unternehmen bestenfalls auf ein höheres Effizienzniveau bringen.

Es besteht daher kein Zweifel daran, dass die Digitalisierung von Dokumenten als die Zukunft jedes Unternehmens und jeder Behörde anzusehen ist. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich bewusst für ihre Durchführung und sehen darin zahlreiche messbare Vorteile.

Digitalisierung von Dokumenten und die Digitalisierung des Unternehmens

Der Begriff der Digitalisierung hat eine breitere und eine schmalere Bedeutung, die oft sehr unterschiedliche Bereiche umfasst. Sie taucht sehr oft in Bezug auf die gesamte Bevölkerung, das ganze Land oder ein Unternehmen auf.

Sie besteht in der Einführung spezieller technischer Infrastruktur, deren Aufgabe es ist, die Vertreter einer sozialen Gruppe oder, innerhalb einer Unternehmens – seine Mitarbeiter – miteinander zu verbinden, was freien Informationsaustausch, den Zugang zu gemeinsam genutzten Ressourcen sowie deren Erstellung und gemeinsame Nutzung und Freigabe in digitaler Form ermöglicht.

Der Begriff der Digitalisierung wird auch im engeren Kontext angewendet, wenn es sich um die Umwandlung von Archiven und Dokumenten von physischer (analoger) in elektronische (digitale) Form handelt.

Außer Papierdokumenten können auch andere Ressourcen, darin Fotos, Audio- und Videomaterial und viele andere dem Digitalisierungsprozess unterzogen werden. Unternehmen entscheiden sich meistens für die Implementierung spezieller Dokumentenverwaltungssystem (sog. DMS, sprich Document Management System), die die Digitalisierung entscheidend vereinfachen und zugleich jede Menge Funktionen zur Dokumentenabwicklung, die sich für jedes Unternehmen als äußerst nützlich erweisen.

Digitalisierung von Dokumenten – warum man sich dafür entscheiden sollte

Durch die Digitalisierung von Dokumenten können die Betriebsabläufe eines Unternehmens erheblich verbessert, die Betriebskosten gesenkt und Aufgaben und Projekte schneller abgewickelt bzw. umgesetzt werden.

Dank einer korrekt durchgeführten Digitalisierung von Dokumenten können unter anderem die Unterhaltskosten eines Unternehmens gesenkt und unnötige Ausgaben vermieden werden, die dem Unternehmen zuvor für den Kauf von Schreibwaren, die Wartung eines physischen Archivs entstanden sind. Dies wirkt sich auch positiv auf Sicherheitsfragen aus, da nur befugten Benutzern der Zugriff auf vertrauliche Daten gestattet wird.

Abgesehen davon wird auch die Arbeit im Unternehmen selbst verbessert – es müssen keine Hunderte oder sogar Tausende von Dokumenten durchsucht werden, wodurch Zeit und Energie der Mitarbeiter gespart werden und praktisch alle Vorgänge innerhalb des Unternehmens beschleunigt werden können.

Die Dateien sind an jedem Ort verfügbar und können von überall eingesehen, bearbeitet oder an einen anderen Benutzer im Home-Office oder im Außendienst übertragen werden. Schließlich wirkt sich die Digitalisierung von Dokumenten auch positiv auf die Umwelt aus, da dadurch die Anzahl der Druckkopien auf das notwendige Minimum reduziert wird.

Dokumentenmanagementsystem – wie man das richtige Digitalisierungswerkzeug auswählt

Die Digitalisierung von Dokumenten erfolgt in der Praxis mit speziellen IT-Lösungen, zu denen auch Systeme der DMS-Klasse gehören. Das Dokumentenmanagementsystem sollte entsprechend an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst sein und umfangreiche Funktionen bieten, die die tägliche Arbeit mit Dokumenten erleichtern.

Derzeit werden auf dem IT-Markt viele Systemlösungen der DMS-Klasse für Unternehmen angeboten. Unternehmer können aus den sogenannten Out-of-the-Box-Lösungen, also Systemen, die speziell für sie von Grund auf neu geschrieben wurden, sowie funktionale und flexible Low-Code-Plattformen auswählen.

Unternehmen, die sowohl eine hohe Effizienz als auch die Fähigkeit wünschen, das System einfach an wechselnde Anforderungen anzupassen, müssen in den Kauf und die Implementierung von Low-Code-Plattformen investieren. Mit denen können schnell für jedes Unternehmen maßgeschneiderte, hochfunktionale und leicht modifizierbare Geschäftsanwendungen erstellt werden.

Low-Code-Plattformen ermöglichen das Erstellen von Anwendungen per Drag & Drop und erfordern keine Kenntnisse der Programmiersprachen, wodurch das Unternehmen unabhängiger von den Diensten bestimmter Entwicklungsteams agieren. Somit lassen sich die Effizienz der implementierten Geschäftsanwendungen und der Automatisierung eigenständig und flexibel an die aktuellen Bedürfnisse anpassen.

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