Rechnungsprogramm vs. Word & Excel – was ist besser?

Vorteile Rechnungsprogramm

Du hast gerade ein Unternehmen gegründet und schon den ersten Auftrag an Land gezogen? Gratuliere! Aber bevor Du nach getaner Arbeit mit einem Glas Sekt darauf anstößt, solltest Du eines nicht vergessen: Deinem Kunden eine Rechnung ausstellen.

Jetzt stellst Du Dir vermutlich die Frage: Wie erledigt man als Gründer seine Rechnungsstellung schnell & einfach?

Manuell mit Word oder Excel oder doch besser mit einem Rechnungsprogramm?

Hier kommen die Vorteile und Nachteile beider Lösungen!

Rechnungen schreiben: Rechnungsprogramm oder Word/Excel?

Der Gesetzgeber lässt Dir beim Thema Rechnungsstellung prinzipiell freie Wahl.

Wichtig ist, dass Deine Rechnung die nötigen Pflichtangaben beinhaltet. Wie Du eine Rechnung schreibst – ob mit Word/Excel oder einem Rechnungsprogramm – bleibt hingegen Dir überlassen.

Viele Gründer greifen darum anfangs auf eine Word/Excel Rechnungsvorlage aus dem Internet zurück.

Der Vorteil: Sie ist kostenlos und Du musst dich nicht in ein neues Programm einarbeiten.

Der Nachteil: Du hast damit einiges an manuellem Aufwand.

Schließlich musst Du alle Angaben – Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kunden-, und Produktdaten – bei jeder Rechnung manuell eintippen. Dabei können sich auch Fehler einschleichen.

Schreibst Du nur wenige Rechnungen, kann diese Lösung dennoch ausreichend sein.

Verschiedene mit einem Rechnungsprogramm geschriebene Rechnungen

Bild 1: Verschiedene mit einem Rechnungsprogramm geschriebene Rechnungen

Einfacher geht es jedoch mit einem Rechnungsprogramm.

Viele Rechnungsangaben – wie Rechnungsnummer und Rechnungsdatum – werden bereits automatisiert in die Rechnungsvorlage eingefügt. So kann Dir kein Fehler durch z.B. doppelte Vergabe von Rechnungsnummern passieren.

Kunden-, und Produktdaten fügst Du direkt über ein Dropdown-Menü hinzu.

Dadurch sparst Du Zeit und manuellen Aufwand bei Deiner Rechnungsstellung. Außerdem kannst Du sicher sein, dass die Rechnungsvorlage in Deinem Rechnungsprogramm 100% rechtskonform ist.

Rechnungsdesign: Rechnungen individuell gestalten

Hast Du Deine Rechnung inhaltlich fertiggestellt, geht es nun um das Rechnungsdesign.

Viele Gründer und Unternehmer wollen ihre Rechnung an ihr Corporate Design anpassen – Du bestimmt auch, oder?

Zumindest Dein eigenes Logo solltest Du als Wiedererkennungsmerkmal in die Rechnung einfügen.

Rechnungsvorlagen für Word/Excel bieten Dir dafür ein einfaches Rechnungsdesign, das Du manuell anpassen kannst bzw. musst. Beachte dabei: Word und Excel sind keine Grafikprogramme! Gerade bei mehrseitigen Rechnungen solltestDu unbedingt darauf achten, dass sich das Layout nicht verschiebt oder Zeilenumbrüche verschwinden – schließlich willst Du ja, dass Deine Rechnung seriös aussieht, oder?

In einem Rechnungsprogramm stehen Dir im Gegensatz zu Word/Excel bereits verschiedene Vorlagen für Rechnungsdesigns zur Verfügung. Diese kannst Du per Klick auswählen und noch weiter individualisieren bzw. an Dein Corporate Design anpassen. So kannst Du sichergehen, dass Deine Rechnung immer professionell aussieht.

Zahlung: Mit dem Rechnungsprogramm schneller bezahlt werden

Der Grundbaustein ist gelegt: Du hast Deine Rechnung nun mit Hilfe von Word/Excel oder einem Rechnungsprogramm erstellt und fertig layoutiert.

Nun geht es an den Rechnungsversand und die Bezahlung Deiner Rechnung. Beide Punkte sind miteinander verknüpft, oder besser gesagt: Lassen sich im Idealfall miteinander verknüpfen.

Wenn Du Deine Rechnung mit Word oder Excel schreibst, kannst Du sie entweder ausdrucken und per Post verschicken oder per Email über Dein Email-Programm versenden. In beiden Fällen erfolgt die Bezahlung durch Deinen Kunden manuell. Das bedeutet, Dein Kunde muss sich in sein Onlinebanking einloggen und dort eine Überweisung durchführen.

Bild 2: Verschiedene mit einem Rechnungsprogramm geschriebene Rechnungen

Ein Rechnungsprogramm hat viele dieser Funktionen automatisiert. Du kannst die Rechnung direkt aus Deinem Rechnungsprogramm heraus per Mausklick versenden. Und Dein Kunde hat die Möglichkeit, ebenso einfach per Klick zu bezahlen, denn:

Du kannst verschiedene Zahlarten wie PayPal oder Kreditkarte mit Deiner Rechnung verknüpfen. Dein Kunde muss nur auf den “Jetzt bezahlen” Button in seiner Email klicken. So kann Dein Kunde einfacher und schneller bezahlen.

Rechnungsverwaltung: Automatisiert mit Rechnungsprogramm

Super: Dein Kunde hat gerade bezahlt! Natürlich solltest Du diesen Vorgang jetzt auch in Deiner Buchhaltung vermerken. Nur so behältst Du die Übersicht über Deine Zahlungseingänge und überfälligen Rechnungen.

Arbeitest Du mit Word/Excel, erstellst Du Dir am besten eine Excelliste mit allen Rechnungen, dem Zeitpunkt der Fälligkeit und dem Zeitpunkt der Zahlung. Du musst also regelmäßig Deinen Kontostand überprüfen und alle Zahlungseingänge manuell vermerken. So lange Du nur wenige Rechnungen schreibst, hält sich der Aufwand für Dich dafür in Grenzen.

Schreibst Du jedoch regelmäßig Rechnungen, empfiehlt sich die Geschäftsprozesse effizient zu gestalten. Hierbei hilft dir die Verwendung eines Rechnungsprogramms. Eine Rechnungssoftware verwaltet Deine Rechnungen nämlich automatisch: Du verknüpfst Dein Konto einfach mit Deiner Rechnungssoftware und kannst dadurch alle Zahlungseingänge per Mausklick importieren.

Dein Rechnungsprogramm erkennt nun automatisch, welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört und markiert Deine bezahlten Rechnungen als “bezahlt”. So ersparst Du Dir den manuellen Aufwand der Buchhaltung. Plus: Überfällige Rechnungen kannst Du ganz einfach in eine Mahnung umwandeln und diese verschicken.

Fazit: Was ist besser – Rechnungsprogramm oder Word/Excel?

Im Rahmen dieses Beitrags haben wir versucht, die Vorteile der Rechnungsstellung zwischen Word/Excel und einem Rechnungsprogramm zu vergleichen. Hier siehst Du noch einmal die Vorteile beider Lösungen im Überblick:

Zu den Vorteilen von Word/Excel zählen:

  • Kostenfreie Nutzung der Rechnungsvorlage
  • Keine Einarbeitung notwendig

Zu den Vorteilen eines Rechnungsprogramms zählen:

  • 100% rechtskonforme Rechnungsvorlage
  • Automatisierung: Auto-Fill-in Funktion für Deine Rechnungen
  • Professionelles Rechnungsdesign durch individualisierbare Vorlagen
  • Rechnungsversand per Mausklick direkt aus dem Rechnungsprogramm
  • Schnelle Zahlung durch Verknüpfung von Zahlungsoptionen mit der Rechnung
  • Einfache und automatisierte Rechnungsverwaltung

Deshalb: Wer nur sporadisch und unregelmäßig Rechnungen schreibt, für den kann eine Rechnungsvorlage in Word/Excel ausreichend sein. Eine professionelle und automatisierte Rechnungsstellung, die viel Zeit & Aufwand spart, bietet jedoch nur ein Rechnungsprogramm.

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