Geschäftsprozesse effizient gestalten – so lassen sich Arbeitsfallen vermeiden

Effiziente Abläufe gestalten

Gründer sind froh, wenn ihr Startup einschlägt und immer mehr Aufträge kommen. Das sollten sie auch sein, immerhin ist der Start eines Unternehmens kein einfaches Unterfangen.

Doch bedeutet eine gesteigerte Auftragslage auch, dass das Unternehmen mehr gefordert wird.

Gründer und Mitarbeiter, sofern welche vorhanden sind, müssen die Anfragen, Bestellungen, Lieferungen und Rückfragen im Blick behalten, korrekt bearbeiten und ganz nebenbei dafür sorgen, dass der eigene Warenbestand auf einem guten Level bleibt.

Das bedeutet Stress und nicht selten verzettelt sich ein Unternehmer in all den Anforderungen.

Ganz nebenbei muss auch noch die Buchhaltung sauber durchgeführt werden – neben all den Tätigkeiten, die in einem Unternehmen abseits der Hauptarbeit anfallen. Aber wie kann ein Gründer oben auf bleiben und sich nicht verlieren? Dieser Artikel zeigt einige Wege auf.

Wie lassen sich Geschäftsprozesse so gestalten, dass man nicht in die Arbeitsfalle tappt?

Softwareunterstützung – Prozesse effizient verwalten

Heute werden wohl nur noch die wenigsten Gründer den Weg gehen, ihre Prozesse rein in Excel-Tabellen zu führen. Warum sollten sie es auch? Es gibt wunderbare Softwares, die ein Startup von Anfang an unterstützen.

Für kleine Betriebe und Unternehmer, die bislang nicht genau wissen, mit welcher Art von Programmen sie arbeiten wollen, sind sogar Open-Source-Lösungen verfügbar, die kostenlos nutzbar sind.

All die unterstützenden Programme haben eines gemeinsam: Sie helfen dabei, Prozesse und Arbeitsabläufe effizient zu gestalten, Fehler zu vermeiden und Auftragsstaus aus dem Weg zu gehen:

  • Buchhaltung – auf ein gutes Buchhaltungsprogramm sollte kein Gründer verzichten. In ihm laufen zahlreiche Prozesse zusammen, zudem lassen sich viele Programme direkt mit CRM-Systemen oder Warenwirtschaftssystemen verbinden. Mit den Verknüpfungen lassen sich Rechnungen sogleich ausstellen, buchen, Eingangsrechnungen archivieren und natürlich die Gehälter und Steuern korrekt buchen. Anfangs mag eine Buchhaltungssoftware arbeitsintensiv sein, auf lange Sicht vereinfacht sie den Arbeitsalltag jedoch nachhaltig. Unternehmer sollten darauf achten, dass die Software die mobile Erfassung unterstützt und somit auch von unterwegs aus nutzbar ist.
  • CRM – das Customer Relation Management ist ein System, welches Unternehmer in diversen Bereichen unterstützt. In dem System werden sämtliche Daten zu einem Kunden abteilungsübergreifend zusammengeführt. Das einfachste Beispiel dieses Systems ist, dass der Computer direkt die Kundendaten anzeigt, sobald dieser sich telefonisch im Unternehmen meldet. Auch die direkte Zuordnung von E-Mails ist hierüber möglich. Der Vorteil: Anrufe, E-Mails und Notizen werden direkt gespeichert und gehen nicht verloren. Das ist gerade für Unternehmen wichtig, die selbst auf Produzenten angewiesen sind. Merkmale zu bestimmten Produktgruppen oder besondere Lieferdetails werden im Programm hinterlegt und können von jedem freigeschalteten Mitarbeiter zu jeder Zeit eingesehen werden.
  • ERP – dieses System ist für produzierende Unternehmen wichtig. Es hilft dabei, die Lagerhaltung zu perfektionieren und Prozesse so zeitgenau zu planen, dass Nachbestellungen immer pünktlich erfolgen, ohne dass Unmengen an Waren eingelagert werden müssen. ERPs können auf den einzelnen Betrieb hin abgestimmt werden, sodass jeder selbst entscheidet, welche Module gewünscht werden und welche nicht. Grundsätzlich hilft das System ebenfalls dabei, die Arbeitsabläufe zu verschlanken und Kosten zu sparen.
  • Projektboards – hier gibt es etliche Modelle. Virtuelle Projektboards unterstützen dabei, einzelne Projekte zu skizzieren und in kleinere Abschnitte zu unterteilen. Gleichfalls können sie auch zur Präsentation von Ideen genutzt werden, die später Investoren vorgestellt werden. Da jeder Unternehmer anders arbeitet und es auf diesem Gebiet keine klare Linie gibt, sollten sich Gründer mehrere Boards ansehen und für sich entscheiden, welches die eigene Arbeitsweise und den Betrieb am besten widerspiegelt.

Mittlerweile gibt es sämtliche Softwarelösungen nicht nur zur Installation auf einem eigenen Server, sondern auch in der Cloud. Diese Variante besitzt gerade für Startups Vorteile, da kein eigener Server benötigt wird, die Programme unabhängig vom Betriebssystem laufen und natürlich von überall aus einsehbar sind.

Gutes Datenmanagement

Wer hat sich nicht schon einmal über ein Unternehmen geärgert, welches den Namen immer falsch schreibt oder mehrfach am Telefon nach dem Namen fragt? Oder letztendlich Zahlungen nicht zuordnet und Wochen nach der Zahlung eine Mahnung schickt?

Mit einem guten Datenmanagement lassen sich diese Fehler gleich im Keim ersticken. Da das Management nicht mehr mit Listen und zig Unterordnern durchgeführt wird, gibt es natürlich auch für das Datenmanagement Softwarelösungen, die folgende Vorteile bieten:

  • Kundendaten – alle Daten, Informationen und Notizen zu einem Kunden werden in einer zentralen Datei hinterlegt. Jeder Anruf, jede E-Mail des Kunden wird abgespeichert. Wird der Kunde nun von einer Abteilung aus im Programm aufgerufen, sieht der Mitarbeiter gleich alle relevanten Daten – inklusive offener Rechnungen oder Sperrungen.
  • Informationen – das Datenmanagement führt auch die vorherigen Käufe oder Anfragen eines Kunden auf. Unternehmen können anhand dieser Daten personifizierte Werbung erstellen, die den Geschmack des Kunden tatsächlich trifft, ohne ein Produkt vorzuschlagen, das erst vor einem Monat erworben wurde.
  • Lieferanten – mögliche Lieferanten, Interessenten und deren Besonderheiten – all diese Fakten kommen ebenfalls in die Software.

Das Datenmanagement kann natürlich mit Buchhaltungsprogrammen oder einem CRM-System kombiniert werden. Ziel ist, dass ein Unternehmer sämtliche Fakten zu einem Kunden direkt vor Augen hat, wenn er diesen aufruft.

Das lästige Nachfragen in anderen Abteilungen oder gar der Verlust von Informationen, wenn der Hauptansprechpartner des Kunden das Unternehmen verlässt, entfallen.

Viele Gründer orientieren sich gar generell in die Richtung der Datenanalyse, da hier ganz besonders großes Potenzial schlummert. Big Data ist für viele Geschäfte von enormer Bedeutung, auch die Industrie 4.0 kommt nicht mehr ohne aus. Deswegen ist es wichtig, von Beginn an so viele Daten wie möglich mit aufzunehmen um eine durchdringende Analyse parat zu haben.

Weitere Tipps

Generell sollte ein Unternehmer eine Software nicht nur nutzen, sondern über sie auch prüfen, in welchem Bereich Verbesserungen erwirkt werden können. Gerade ERP- und CRM-Systeme bieten Analysen und Hilfestellungen, die den Workflow innerhalb eines Unternehmens nachhaltig verbessern können.

Gleichzeitig helfen die Programme, mögliche Überlastungen im Vorfeld zu entdecken und vorzuarbeiten. Dennoch muss jeder Gründer für sich entscheiden, welche Software für ihn selbst und seine Bedürfnisse geeignet ist. Ein CRM, mit dem die Konkurrenz arbeitet, kann für den Gründer selbst absolut ungeeignet sein.

Effizienz bei den Geschäftsprozessen ist auch für den Kunden am Ende hilfreich.

Fazit – direkt unterstützt beginnen

Es gibt keinen zu frühen Zeitpunkt, an dem sich ein Gründer um Softwareunterstützung kümmern kann. Mindestens die Buchhaltungssoftware sollte gleich vom ersten Tag an vorhanden sein. Darüber hinaus ist es empfehlenswert, möglichst schnell mit einem CRM-System zu arbeiten, um die Datenerfassung sauber und ordentlich umzusetzen. Denn eines ist sicher: Die Nacherfassung und das Beseitigen von Fehlern ist stets zeitintensiver und mühsamer, als die korrekte Umsetzung von Anfang an.

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