Virtuelles Sekretariat – der virtuelle Mitarbeiter am anderen Ende der Welt

Virtuelle Sekretärin

Die Welt ist vernetzt. Wörter wie digital, online oder virtuell gehören ganz selbstverständlich zu unserem Sprachgebrauch. Wie weit geht aber diese Selbstverständlichkeit?

Sind virtuelle Mitarbeiter eine Alternative und was kann man sich unter einem virtuellen Sekretariat vorstellen?

Hilfe bei der Büroarbeit – ohne Vorzimmerdame

Termine organisieren, Telefonate entgegen nehmen, Kunden beraten, E-Mails beantworten und individuelle Anrufnotizen entgegennehmen, sind typische Aufgaben, die gerade auch Gründern die Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Aufbau ihres Unternehmens rauben.

Das virtuelle Sekretariat nimmt einem diese Aufgaben ab. Diese zeitaufwändigen Aufgaben können mit Hilfe eines Telefonservices ausgelagert werden und an einen virtuellen Mitarbeiter delegiert werden.

Das alles ohne jemanden anzustellen. Es gibt mittlerweile eine Vielzahl an Firmen, die für das virtuelle Sekretariat werben.

Im Internet geben die Suchbegriffe virtuelles Sekretariat oder virtuelle Assistenz schon auf den ersten Ergebnisseiten eine gute Auswahl der bekanntesten Anbieter aus. Die Schwerpunkte der Leistungsangebote und Preise der Anbieter variieren.

Was zeichnet ein Virtuelles Sekretariat aus?

Mit dem virtuellen Sekretariat bleibe ich erreichbar, ob im Urlaub oder im Meeting. Anrufe werden angenommen und meine Kunden begrüßt. Die gute Erreichbarkeit während der Geschäftszeiten hilft bei der Kundenbindung und wirkt professionell.

Man kann sich auf Kunden und Aufgaben konzentrieren, ohne Neuaufträge zu verpassen. Per Email, SMS oder Fax übermittelt das virtuelle Sekretariat die aufgenommenen Anrufnotizen.

Die Abrechnung dieser Dienste erfolgt über einen individuellen Monatsbeitrag, gestaffelt nach Nutzungsintensität. Ich buche nur, wenn ich das Geld dafür habe, und bezahle im Voraus. Es gibt keine Überraschung auf der Rechnung und die Gefahr, sich hoch zu verschulden, wird minimiert.

Virtuell oder real – Vor und Nachteile

In einem herkömmlichen Sekretariat ist der Assistent direkt vor Ort. Alle unterstützenden Aufgaben werden von der Assistenz direkt aus dem eigenen Büro erledigt.

Botengänge und andere örtlich gebundene Hilfstätigkeiten wie Kaffee kochen, Räume für Meetings vorbereiten, Kunden empfangen sind neben Schreib- und Recherchearbeiten, die typischen Aufgaben der persönlichen Assistenz.

Besonderer Vorteil des realen persönlichen Assistenten im Büro ist die Anwesenheit und die damit verbundene Möglichkeit auch ortsgebundene Aufgaben zu delegieren. Allerdings übernimmt man für einen Mitarbeiter auch soziale Verantwortung und hat neben dem Arbeitslohn Investitionen für Sozialabgaben. Im Krankheitsfall sind das laufende Kosten trotz Arbeitsausfall.

Virtuelle Assistenten können in den Geschäftsräumen keine Kunden empfangen oder den Kaffee zubereiten. Allerdings ist die Einsatzplanung des Mitarbeiters des virtuellen Sekretariats weitaus flexibler und durch die Buchung über einen großen Anbieter entstehen zudem keine Ausfälle durch Krankheit oder Ähnliches.

Als Beispiel kann hier der Telefonservice-Anbieter Bueroservice24 genannt werden. Mit seinem umfangreichen Leistungsangebote und geschultem Fachpersonal bietet er Unternehmen jeder Größe eine passende Lösung.

Die Vielzahl der verfügbaren virtuellen Mitarbeiter gewährleistet ein kontinuierliches Bedienen und Bearbeiten der täglich anfallenden Aufgaben. Eine feste Anstellung mit den Verpflichtungen eines Arbeitgebers ist nicht nötig.

Besonders kleine Unternehmen und Existenzgründer profitieren von zusätzlichen Arbeitskapazitäten und dem verbesserten Zeitmanagement durch die Unterstützung ohne größere finanzielle Verpflichtungen einzugehen. Größere Unternehmen hilft das virtuelle Sekretariat durch Auftragsspitzen.

Virtuelles Sekretariat – Ja oder Nein?

Ob und in welchem Umfang die Beanspruchung eines virtuellen Sekretariats oder  sinnvoll ist, sollte im Einzelfall entschieden werden. Besonders kleine Unternehmen und Startups profitieren von diesem Geschäftsmodell.

Die Anrufannahme an ein virtuelles Sekretariat auszulagern erleichtert den Arbeitsalltag und verbessert die Kundenbindung. Man verpasst keine neuen Anfragen und jeder Kunde bekommt eine individuelle und persönliche Beratung, die er verlangt.

Zudem hilft ein virtuelles Sekretariat Aufgaben fristgerecht abarbeiten zu können und Auftragsspitzen zu überwinden. Die Ausgaben bleiben übersichtlich und durch das breite Angebot auf dem Markt kann man mittlerweile die Kernkompetenzen und Preise der Unternehmen vergleichen und das Passende für seine Zwecke finden.

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