Professioneller Telefonservice – was ein virtuelles Sekretariat leisten kann

Viele Gründer und Selbstständige wissen es. Ein professioneller Service und eine gute Erreichbarkeit sind vom Start weg überlebenswichtig. Doch im Unternehmeralltag sieht  es mitunter schon mal anders aus.

Sind Sie immer und überall erreichbar?

Es müssen viele Aufgaben gleichzeitig bewältigt werden. Und es ist nicht selten eine kleine Herausforderung, alle anfallenden Tätigkeiten unter einen Hut zu bekommen. Da kann es in der Hektik des Tagesgeschäftes schon mal vorkommen, dass der ein oder andere Anruf ins Leere läuft.

Nicht wirklich optimal. In größeren Unternehmen gibt es hierfür Sekretärinnen. Diese fangen die Anrufer ab, leiten sie zu den richtigen Ansprechpartnern weiter, oder nehmen einfach das jeweilige Anliegen auf.

Doch wie schaut dies in kleineren Businesseinheiten oder bei Solo-Selbstständigen aus?

Lohnt es sich eine Vollzeitkraft ausschließlich für diesen Job einzustellen? Falls Anrufe nur sporadisch eintreffen, wird die Vorzimmerdame definitiv nicht ausgelastet sein.

Zudem stellt sich die Frage: was würde das für die Fixkosten bedeuten?

Was also tun?

Was ist eine virtuelle Sekretärin?

Ein virtuelles Büro ist eine Dienstleistung zumeist für Solo-Unternehmer oder kleine Firmen, welche sich kein Sekretariat leisten können. Bei telefonischen Kontakt landet der Kunde nun in einem Service-Center, statt beim eigentlichen Auftragnehmer.

Dabei übernimmt das Online-Sekretariat alle Aufgaben einer klassischen Vorzimmerdame.

Es wird nach dem Anliegen des Kunden gefragt. Dabei werden alle Daten aufgenommen und bspw. einmal am Tag an den Auftraggeber weitergeleitet.

So versäumt man keinen Anruf mehr. 

Warum lohnt sich ein Telefonservice?

In unserer schnelllebigen und leistungsorientierten Zeit wird es immer wichtiger, permanent für die eigenen Neukunden oder Bestandskunden erreichbar zu sein.

Da selbst der beste Chef einmal Feierabend oder sogar Urlaub haben möchte, lohnt sich ein Telefonservice in jedem Fall. Er ist auch eine ideale Lösung während Engpässen, Stoßzeiten oder als Krankheitsvertretung.

Denn der Kunde erwartet heutzutage, dass sowohl jemand persönlich das Telefongespräch annimmt, als auch sein Anliegen zügig bearbeitet.

Ein professioneller Kundenservice hat stets den Anspruch, diese Erwartungen zu erfüllen. Nur gelingt das häufig nicht, weil die eigenen Ressourcen mitunter begrenzt sind.

Wenn Sie sich beispielsweise in einem wichtigen Kundentermin oder Projekt befinden und das Telefon klingelt, was passiert dann mit Ihrem Anrufer?

Spricht dieser auf Ihren Anrufbeantworter? Das ist meistens die Ausnahme, denn der Großteil Ihrer Anrufer wird den Anrufbeantworter nicht besprechen.

Im schlimmsten Fall geht Ihnen als Folge der „Unerreichbarkeit“ Ihr Kunde und damit auch potentieller Umsatz verloren.

Mit einem Online-Sekretariat ist die optimale Erreichbarkeit für Geschäftspartner und potenzielle Neukunden stets gesichert.

Somit ist klar: Um eine ständige Erreichbarkeit für Ihre Kunden zu gewährleisten, lohnt sich ein Sekretariatsservice für die meisten Unternehmen ohne eigene Sekretärin.

Denn dieser Dienstleister ist nicht nur die kundenorientierte Alternative zum Anrufbeantworter, oder zur Warteschleife. Vielmehr bietet er in jedem Fall die persönliche und repräsentative Visitenkarte Ihres Unternehmens.

So funktioniert der Sekretariatsservice

Mit der Aktivierung einer Rufumleitung werden eingehende Anrufe während Ihrer Servicezeiten oder außerhalb in Ihrem Namen entgegengenommen.

Ihr virtueller Assistent sendet Ihnen im Anschluss eine Anrufnotiz per SMS, E-Mail oder Fax zu.

Sie entscheiden nach Erhalt der Anrufnotiz ganz einfach, wen Sie wann zurückrufen.

Über ein Onlinetool können Sie Ihre Einstellungen (Status, Mitarbeiterliste etc.) jederzeit ändern und ergänzen. So bestimmen nur Sie, wann und für wen Sie persönlich erreichbar sein wollen.

Leiten Sie Ihre Anrufe immer nach Bedarf um, z.B. während eines Kundentermins oder außerhalb Ihrer Geschäftszeiten. Darüber hinaus können Sie auch eine Kundenhotline einrichten und diese komplett zum Sekretariatsservice umleiten.

Mit dieser Servicekomponente steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens enorm und stellen Ihre Kundenkommunikation in den Vordergrund.

Kostenvorteil durch Telefonservice

Virtuelle Mitarbeiter sollen Ihnen den Rücken frei halten. Damit dies funktioniert, ist es enorm wichtig, dass diese in wöchentlichen Schulungen umfassend über Ihr Unternehmen informiert werden. Denn nichts ist peinlicher, als wenn der Anrufer bemerkt, dass er nicht direkt mit Ihrer Firma telefoniert.

Für die Qualität eines Sekretariatsservices sorgt eine hohe Qualifikation der Mitarbeiter. Diese müssen mit grundlegenden Techniken der Gesprächsführung vertraut sein und im Umgang mit individuellen Gesprächspartnern regelmäßig geschult werden.

Mit einer professionellen Kompetenz der Mitarbeiter ist das Sekretariat von Mobile Office von Ihrem eigenen Sekretariat nicht mehr zu unterscheiden.

Ihre Kunden werden im Namen Ihres Unternehmens begrüßt und ggf. direkt an Sie durchgestellt. Sie können jederzeit selbst entscheiden, wann und wie Sie über verpasste Anrufer informiert werden möchten.

Was den Service von Mobile Office so besonders macht, ist der kundenorientierte Kostenvorteil. Das heißt, der Nutzer zahlt nur, wenn für ihn telefoniert wird.

Denn es gibt keinerlei Grund- oder Annahmegebühren. Zudem kann der Kunde sich für eine durchgehende Erreichbarkeit entscheiden, denn der Sekretariatsservice ist an 365 Tagen 24 Stunden am Tag aktiv.

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