Warum Zeiterfassung entscheidend für ein erfolgreiches Projekt ist

Projektmanagement und Zeiterfassung

Zeit ist womöglich die kostbarste Ressource eines Unternehmers. Dennoch wird bei Projekten oft nur das Budget in den Vordergrund gestellt. Dabei ist Zeit mindestens genauso wertvoll wie Geld.

Es gibt nicht umsonst das Sprichwort “Zeit ist Geld”. 

Um Zeit produktiv zu nutzen, sollte die Ressource schon zu Projektbeginn in einen Projektplan integriert und während der gesamten Projektdurchführung gemessen werden.

Erst bei der Evaluierung von Projektfortschritten wird nämlich sichtbar, wie effizient alle Arbeitsstunden in das Projekt investiert wurde. Wenn du deinen Zeitaufwand nicht regelmäßig misst, wirst du deine Produktivität nicht auswerten können. Dabei ist deine Arbeitseffizienz ein wichtiger Faktor für deinen Projekterfolg. 

Was du über Zeiterfassung wissen musst

Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Projekt ist zu erkennen, wie wichtig die Rolle der Zeiterfassung ist.

Es gibt viele Gerüchte, dass Zeiterfassung ein unnötiger Mehraufwand ist und du dabei nur kostbare Zeit verlierst, die du in deine Arbeit investieren könntest. Sobald du allerdings anfängst dich mit der Zeiterfassung zu beschäftigen, wirst du erkennen, dass die Aufzeichnung deiner Arbeitszeiten genauso lange dauert, wie die Zubereitung eines frischen Kaffees. Und das auch nur, wenn du genau aufschreibst, welche einzelnen Aufgaben du erledigt hast.

Zeiterfassung nimmt tatsächlich wenig von deinem Arbeitstag in Anspruch, und gibt dir klare Auskunft über deine Produktivität. Dein Ziel bei Projekten ist es nicht effektiv, sondern effizient zu arbeiten.

Jeder Unternehmer kann nämlich gesetzte Ziele erreichen. Wer mit möglichst wenig Input, viel Output erzeugt, sticht aus der Menge heraus. 

Zeiterfassung mit Projektmanagement kombinieren

Im Projektmanagement ist bekannt, dass vor Projektbeginn zuerst ein genauer Projektplan erstellt wird. Dieser bildet nämlich den Leitfaden für die gesamte Projektdurchführung. Du würdest nie ein Projekt beginnen, ohne das Budget einzuplanen, nicht wahr? Genauso wenig solltest du ein Projekt starten, ohne einen Zeitraum zu setzen. 

Zudem ist es eine gute Angewohnheit zu planen wie viel Zeit in einzelne Meilensteine bzw. Aufgaben fließen wird. Keine Sorge, wenn du den Zeitaufwand nicht genau einschätzen kannst, reichen Richtwerte völlig aus.

Umso öfters du deine Arbeitszeit planst, misst und bewertest desto realistischer werden deine zukünftigen Einschätzungen. Auch hier steckt wieder viel Wahrheit in dem wohlbekannten Sprichwort: “Übung macht den Meister”. 

Projektfortschritte regelmäßig verfolgen

Wenn du bereits an vielen Projekten gearbeitet hast, ist der nächste Punkt offensichtlich: damit ein Projekt erfolgreich durchgeführt wird, muss der gesamte Arbeitsprozess transparent bleiben. Um Projektfortschritte zu messen, solltest du den aktuellen Projektstatus immer mit dem Projektplan vergleichen und Erfolge bzw. Misserfolge notieren.

Wenn du deine Arbeitsstunden regelmäßig erfasst hat, wirst du schnell merken welche Aufgaben dich mehr bzw. weniger Zeit gekostet haben und an welchen Stellen du effizienter sein könntest. So kannst du deinen Arbeitsprozess während der Projektdurchführung optimieren und musst nicht erst auf den Endbericht des Projekts warten, um Problemstellen zu erkennen und Verbesserungen vorzunehmen. 

Eine bewusste Ressourcenplanung ist maßgebend für deinen Projekterfolg. Unternehmer müssen gleichermaßen Rücksicht auf Budgetüberschüsse, Überstunden und den Projektabschluss nehmen.

Ein Projekt, das zwar erledigt ist, aber unzählige schlaflose Nächte und tausende von Euros mehr gekostet hat, ist nämlich kein erfolgreiches Projekt. 

Mit Zeiterfassung die Projektplanung verbessern

Unternehmer, die regelmäßig ihre Arbeitszeiten und Projektaufwände dokumentieren, lernen ihren gesamten Arbeitsprozess gut kennen und bekommen ein gutes Gefühl für ihre verfügbaren Ressourcen. Dieses Know-how ermöglicht es ihnen zukünftige Projekte besser einzuschätzen und von Anfang an Budgetüberschüsse bzw. Abweichungen zu vermeiden. 

Um dein Projekt smart zu planen und deine Ressourcen richtig einzusetzen, solltest du deine Projekte regelmäßig evaluieren und neue Erkenntnisse in den nächsten Projektplan mit einbeziehen. So optimierst du deine Arbeitsprozesse und vermeidest nicht nur die Wiederholung von unnötigen Fehlern, sondern auch Mehraufwand, der immer wieder in der Projektdurchführung anfällt, wenn Meilensteine im Projektplan unterschätzt wurden.

Fazit

Zeit ist eine wichtige Komponente im Projektmanagement, die du regelmäßig messen und evaluieren solltest. Mit einem Zeiterfassungs-Tool kannst du genau erfassen, wie viel Zeit du in einzelne Aufgaben und Projektmeilensteine investierst. 

Zeiterfassung ermöglicht es dir bereits während der Projektdurchführung auszuwerten, wie effizient du arbeitest. Damit hast du einen Vorteil zu Unternehmern, die ihren Projekterfolg erst am Ende des Projektes beurteilen. Im Gegensatz zu ihnen, kannst du im Laufe des Projektes Prozesse ändern, Verbesserungen vornehmen und Probleme beseitigen, die den Erfolg deines Projektes beeinflussen.

Mit Zeiterfassung optimierst du nicht nur deine aktuellen Projekte, sondern lernst auch die Stärken und Schwächen deines Arbeitsprozesses kennen. Dieses Wissen kannst du in zukünftige Projektpläne stecken, um deine Projekte erfolgreicher durchzuführen. 

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