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Die Digitalisierung in deutschen Startups

Digitalisierung Startup

Industrie 4.0 und Digitalisierung sind zwei Begriffe, welche Du in den letzten Jahren wahrscheinlich schon vermehrt gehört hast. Berlin gilt als eine der führenden Startup Metropolen in Europa, welche innovative neue Technologien etablieren möchte. Ein entsprechendes Umfeld, die Förderung und die dynamische Infrastruktur machen Berlin zu einem beliebten Hotspot. 

Heute sollen die Themen rund um die Digitalisierung im Fokus stehen und warum Du mit Deinem Startup von Anfang an darauf aufbauen solltest.

Digitalisierung: Vorteile für Startups

Minimalismus ist ein Trend, welcher nicht nur im privaten, sondern auch im geschäftlichen Umfeld Platz findet. In Zeiten, wo ein Großteil aller anfallenden Aufgaben bereits mit einem Tablet, wie dem Apple iPad Pro erledigt werden können, träumen viele von einem papierlosen Büro.

Gerade, wenn Du ein Startup gegründet hast und für moderne Innovation und Technologie stehen möchtest, ist dies der perfekte Zeitpunkt, um direkt mit einem digital Office zu beginnen.

Der größte Vorteil dabei?

Du ersparst Deinen Mitarbeitern die Umstellung von Analog auf Digital. In etablierten Unternehmen sind Mitarbeiter teilweise seit Jahrzehnten beschäftigt. Wird ein solches Unternehmen auf digitale Prozesse umgestellt, ist das eine massive Veränderung, mit welcher nicht alle sofort klarkommen und eine aufwendige Einarbeitung benötigt.

Fängt man zum Start ins eigene Business direkt damit an, fällt die Umstellung wesentlich einfacher für Deine Angestellten aus.

Die Vorteile des digitalen Büros

Doch, warum genau sollte man auf Papier verzichten und alles digitalisieren?

Dadurch, dass sämtliches Papier entfällt, ist der Schreibtisch frei und die Regale aufgeräumt. Mehrere Studien haben in den letzten Jahren bereits gezeigt, dass es sich in einem aufgeräumten Umfeld wesentlich produktiver Arbeiten lässt.

Rechnungen, Dokumente und Kundendaten, welche Du auf dem Computer bzw. in der Cloud speicherst, kannst Du zudem schneller finden. In der Regel lassen sich PDF Dokumente durchsuchen.

Somit musst Du in die Suche an Deinem PC lediglich „Kundennummer XXX“ eingeben und alle passenden Dokumente werden Dir binnen weniger Sekunden angezeigt. Müsste nach einer speziellen Rechnung analog gesucht werden, kann dies gerne mal etliche Minuten dauern.

Sicher kennst Du das Problem, das Person X mit einem Dokument arbeitet, Person Y dieses aber ebenfalls benötigt und diese nun nicht weiß, wo sich das Dokument befindet. Eine digitale Speicherung in der Cloud beseitigt dieses Problem.

Dadurch können Dokumente auf einem Server gespeichert werden, welcher für alle zugänglich ist. Wer ein Dokument gerade benötigt, kann einfach drauf zugreifen. Gerade in Projekten kann dies ein Segen sein, da jeder aus Deinem Team den aktuellen Stand der anderen sehen kann.

Dies ermöglicht eine vereinfachte Kommunikation und am Ende hat Dein Team nicht vier verschiedene Versionen einer Datei, welche mühselig zusammengeführt werden müssen. Gleichzeitig wird durch die Digitalisierung Zeit und Kosten gespart. Der Drucker wird für die eigenen Dokumente nicht mehr benötigt, wodurch die Druckkosten gespart werden sowie die Zeit, die dafür jedes Mal benötigt werden.

Die Nachteile des digitalen Büros

Wie alles im Leben hat auch das digitale Büro seine Nachteile. Deutschland ist nicht für seinen guten Netzausbau bekannt. Dadurch, dass Daten und Dokumente primär in der Cloud gespeichert werden, ist eine Internetverbindung Voraussetzung, um arbeiten zu können.

Auch, wenn Du mit Deinem Startup von Anfang an mit dieser Methode beginnst, kommst Du um eine effektive Einarbeitung nicht herum. Aber gerade bei jungen Menschen, die damit aufgewachsen sind und sich nicht an die analogen Arbeitsabläufe gewöhnt haben, wird die Einarbeitung sehr kurz und einfach ausfallen.

Sollte Dein Startup bereits wenige Jahre aktiv sein und Du hast vor dieses auf digitale Prozesse umzustellen, sollten keinesfalls alle Prozesse, wie Projekteplanung, Kundenverwaltung und Buchhaltung zur selben Zeit umgestellt werden.

Dies kann im Endeffekt zu mehr Verwaltungsproblemen führen.

Anfangs sollten Prozesse umgestellt werden, die weniger komplex und relevant sind. Erst, wenn diese Vorgänge geklappt haben, können relevante Prozesse, wie die Buchhaltung und die Projektplanung digitalisiert werden.

In jedem Fall solltest Du Deine Mitarbeiter bezüglich der digitalen Medien und Geräte schulen lassen, da es dort einige Funktionen gibt, welche nicht jeder standardmäßig beherrscht.

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