Wächst das eigene Unternehmen, können zu Anfang selbst ganz einfache Abläufe schnell kompliziert werden. Mit einer zunehmenden Anzahl an Mitarbeitern steigt auch der Verwaltungsaufwand und das Stichwort Personalmanagement rückt immer weiter in den Vordergrund.
Unterschiedliche Arbeitszeiten, Arbeitszeitmodelle und Aufgaben müssen unter einen Hut gebracht werden. Niemand möchte hierfür mehr auf Excel-Listen zugreifen, die schlichtweg unhandlich und unpraktikabel geworden sind.
Lösungen wie Online Dienstpläne, die praktischerweise auch per App nutzbar sind, helfen bei der Planung ungemein.
Flexible Personaleinsatzplanung
Ein StartUp wird irgendwann an einen Punkt kommen, an dem neue Mitarbeiter benötigt werden. Oft fehlen entweder für den weiteren Weg benötigte Kompetenzen oder das Unternehmen benötigt aufgrund der guten Auftragslage weitere Unterstützung, um wachsen zu können.
Je größer das Team wird, desto mehr Anforderungen stellt das Personalmanagement. Denn es gilt, gesetzliche Vorgaben zu kennen und zu erfüllen. Vielschichtige Themen wie Arbeitsschutz und Dokumentationspflicht verlangen nach einer strukturierten Vorgehensweise.
Hier kommt eine strukturierte Personaleinsatzplanung ins Spiel.
Lösungen, wie ein Online Dienstplan sind hier insbesondere für StartUps eine hervorragende Möglichkeit. So kann nicht nur die Dienstplanung online erledigt werden, sondern auch die gesamte Arbeitszeiterfassung darüber abgewickelt werden.
Das praktische daran: Online Dienstpläne passen sich an dein Business an. Stellst du neue Mitarbeiter ein, wächst dein Dienstplan mit. Verringert sich dein Mitarbeiterstamm, kannst du auch den Dienstplan jederzeit anpassen.
Übersichtliche Dienstplanung
Je mehr Mitarbeiter dein StartUp hat, desto unübersichtlicher werden An- und Abwesenheiten, Urlaube und Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter. Umso wichtiger ist es, hier eine einfache Lösung zu finden, die den Aufwand für die Personalplanung verringert.
Digitale Lösungen, wie der Online Dienstplan kommen dir als Gründer hier sehr entgegen. Die folgenden Punkte unterstützen dich dabei:
- Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen
Erstellst du einen Dienstplan beispielsweise von Hand oder über Excel, hast du keinerlei Übersicht darüber, welche Vorschriften zu Arbeits- und Pausenzeiten oder dem Mindestlohn existieren. Ein digitaler Dienstplan greift dir ganz einfach unter die Arme und weist dich auf mögliche Einschränkungen hin. - Analysemöglichkeiten
Ein Online Dienstplan bietet die Möglichkeit, Daten und Metriken über das eigene Unternehmen zu sammeln und dadurch Potentiale und Schwachstellen aufzudecken. - Automatisierte Dienstplanung
Eine automatisierte Dienstplanung verringert nicht nur den Zeitaufwand, sondern sorgt auch dafür, dass wesentlich weniger Fehler dabei entstehen. Ein weiterer Vorteil: hier können die Soll-Stunden für alle Mitarbeiter hinterlegt werden. Diese können Ihre Arbeitszeit dann via App oder Desktop erfassen. - Effizienzsteigerung
Die Erfassung von Ressourcen ist ebenfalls hilfreich, um eigens gesteckte Ziele abzugleichen. Ist dein Business noch auf Kurs? Oder müssen Korrekturen vorgenommen werden? Sind deine Ziele überhaupt realistisch? Die Online Dienstplanung kann also viel mehr für dich tun, als nur die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter zu erfassen. - Flexibel erweiterbar
Ein digitaler Dienstplan ist flexibel und passt sich deinen Anforderungen jederzeit an. Nicht nur um Mitarbeiterumfang, sondern auch in seinen Funktionen. Mitarbeiter lassen sich darüber verwalten, Abwesenheiten und Urlaube erfassen und einplanen. So behält dein Personalbeauftragter jederzeit den Überblick.
Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle im Griff behalten
Besonders in der Anfangszeit greifen viele StartUps auf Unterstützung durch Freelancer oder Studenten zurück, die nicht immer zu festen Zeiten arbeiten können.
Je größer der Pool an Mitarbeitern wird, desto weniger eignet sich eine Dienstplanung mit Zetteln oder in Excel Tabellen. Eine flexible Arbeitszeitgestaltung ist dabei zwar machbar, aber schwer zu überblicken. Insbesondere, wenn Mitarbeiter im Remote-Modus oder aus dem Home-Office arbeiten.
Kommen zu Schichttausch und unterschiedlichen Arbeitsmodellen dann noch Abwesenheiten durch Weiterbildung, Urlaub oder Krankheit, braucht es eine übersichtliche Lösung.
Denn werden Dienste oder Schichten getauscht, ist das Chaos perfekt. Mit einem Online Dienstplan lässt sich das Personalmanagement einfach in den Griff bekommen. Auch für Mitarbeiter ist damit die Planung übersichtlich.
Ihre individuellen Arbeitszeiten lassen sich jederzeit über Browser oder App aufrufen, ebenso die noch zu leistenden Stunden, wie auch die bereits geleistete Zeit.
Mobil und unabhängig:
Ein Online Dienstplan kann von überall aus abgerufen werden. Dabei ersetzt das Tool zwar nicht das Intranet, kann aber als eine Art interne Plattform dienen.
Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen Account, mit der er Zugang zu den Dienstplänen erhält und seine Arbeitszeit erfassen kann. Möchte er für einen bestimmten Zeitraum Urlaub beantragen, sich für eine bestimmten Dienst einteilen lassen oder eine Schicht tauschen, kann er den Antrag ganz einfach über das Tool einreichen und der Personalverantwortliche kann sich darum kümmern.
Besonders die bereits erwähnten Freelancer und Studenten können somit ihre Arbeit so legen, dass sie die Zeit möglichst effektiv nutzen können. Kollegen können sich so darauf einstellen und Termine untereinander einfach und bequem koordinieren.
Individuelle Personaleinsatzplanung mit Online Dienstplänen
Personaleinsatzplanung kann also ganz einfach sein. So flexibel wie StartUps insbesondere zu Beginn agieren müssen, so flexibel passt sich ein Online Schichtplan den Anforderungen an, ob nun fünf Mitarbeiter oder 100.
Digitale Lösungen bieten die Möglichkeit, jederzeit und von überall aus auf den Dienstplan zuzugreifen und zeitnah Bescheid geben zu können, wenn sich etwas geändert hat. So werden die Ressourcen nicht durch eine Vielzahl an Telefonaten blockiert, sondern durch eine schlanke und effiziente Kommunikation ersetzt.
Es lohnt sich also, in einen Online Dienstplan zu investieren und damit Nerven, Zeit und Geld zu sparen.