Software für Unternehmen – was wird wann wichtig?

Welche Software wann

Eine Unternehmensgründung ist eine spannende Sache. Und umfangreich noch dazu. Es bedarf einiges an Vorbereitung, Wissen und auch Kapital, um ein Unternehmen erfolgreich zu starten. Ein wichtiger Aspekt für einen guten Start ist die Software. Sie erleichtert die Arbeit in vielen Bereichen. Doch welche Software ist – abhängig von der Unternehmensentwicklung – wann wichtig?

Den Alltag als Unternehmer durch Software erleichtern? Welche Programme sind dafür geeignet und worauf ist bei der Auswahl zu achten?

Die Software zu Beginn

In der Anfangsphase jedes Unternehmens steht vor allem eines im Fokus: sparen. Softwarelösungen dürfen in dieser Phase nicht teuer sein. Müssen sie auch nicht. Doch was braucht ein Unternehmen überhaupt an Software zu Beginn?
Das richtet sich vor allem nach der Unternehmens-Branche. Doch bestimmte Software solle bereits gleich zu Beginn vorhanden sein:

  • Büroanwendungen – besonders verbreitet ist hier Microsoft Office. Soll auch hier gespart werden, empfehlen sich Office-Freeware-Produkte wie OpenOffice.
  • E-Mail-Programm – hier hat der Neu-Unternehmer die Qual der Wahl aus verschiedenen Lösungen. Webmail-Komponente des gewählten E-Mail-Anbieters, lokales E-Mail-Programm auf dem PC wie MS Outlook oder Mozilla Thunderbird oder auch Groupware wie beispielsweise Horde.
  • Buchhaltungssoftware – hilft, die Buchhaltung ordnungsgemäß zu bearbeiten. Und erspart zudem die Einstellung eines Buchhalters und die Kosten eines Steuerberaters für diese Arbeit.
  • Rechnungsprogramm – auch für die Erstellung von Rechnungen gibt es spezielle Software. Zwar könnten die Rechnungen auch im normalen Textverarbeitungsprogramm erstellt werden, doch ist dies auf Dauer eine ziemlich mühselige Arbeit. Ein Rechnungsprogramm spart Zeit und erleichtert die Arbeit enorm. Nicht nur, dass Waren und Artikel im Programm gespeichert und per einfachem Klick in die Rechnung eingefügt werden können, auch die Kundendaten wie Anschrift und Kundennummer werden in dieser Software gespeichert.
  • Software für Geschäftsprozesse – für die einfache Koordination von Bestellung, Vertrieb und Produktion. Besonders häufig verwendet wird hierbei SAP.

Noch mehr sparen – mit Komplettlösungen

Ob Rechnungsstellung oder Buchhaltung, es gibt für fast jede Aufgabe in einem Unternehmen auch eine passende Software. Doch all diese Bausteine einzeln zu erwerben, geht ins Geld.

Besser: auf Komplettlösungen setzen.

Komplettlösungen vereinen verschiedene Unternehmenssoftware in einem Paket. Meist werden Bausteine wie

  • Auftragsbearbeitung
  • Buchhaltung
  • Lohnabrechnung
  • Warenwirtschaft

in einem Paket zusammengefasst. Bekannte Anbieter solcher Komplettpakete sind beispielsweise Datev, Lexware, Sage und WISO.

Daten? Bitte sichern!

Auch ein neu gegründetes Unternehmen ist vor Problemen mit der Festplatte nicht gefeit. Deshalb ist die Datensicherung von großer Wichtigkeit. Zwar können Daten auch gerettet werden, doch solch eine Datenrettung kostet schnell einen höheren dreistelligen Betrag. Das muss nicht sein.

Denn zur Datensicherung gibt es verschiedene Methoden:

  • simple Desktopprogramme (Ein-Klick-Lösung)
  • komplexe Backup-Suiten mit Verschlüsselung
  • Netzlaufwerke mit zentralen Backups

Software für Unternehmen nach der Gründungsphase

Nach und nach wächst das Unternehmen. Und die Software-Anforderungen mit ihm. Neben den bisherigen Softwarelösungen für Buchhaltung, Rechnungsstellung, Datensicherung und Co. wird nun oft Software für Projektmanagement benötigt.

Hier gibt es beispielsweise:

  • Trello
  • GAIN teamwork
  • Microsoft Project
  • Open Proj

Besonders beliebt ist Trello. Dabei handelt es sich um eine webbasierte Projektmanagement-Software, bei der auf sogenannten Boards zusammen mit weiteren Mitgliedern Listen, Checklisten, Anhänge und Termine erstellt werden können.

Eine weiter ähnliche Business-Softwarelösung ist GAIN teamwork. Geeignet für 1 – 25 Arbeitsplätze. Diese Software ist – ebenso wie Trello – schnell einsetzbar und vor allem schnell erlernbar.

Bei Open Proj handelt es sich um eine Open-Source Desktopsoftware die verschiedene Betriebssysteme unterstützt und Microsoft Project ähnelt. Im Gegensatz zu Microsoft Project ist Open Proj kostenlos.

Weitere Projektmanagement-Software:

  • Webcollab
  • Dotproject
  • Factro
  • GanttProjekt
  • TeamLab
  • Werkstatt42
  • QdPM

Weitere Softwarelösungen für Unternehmen nach der Gründungsphase

  • Kundenservice, Service-Helpdesk – Jira Service Desk-Helpdesk
  • Zeiterfassung – ClockingIT, kostenlos
  • Dokumentenverwaltung – Xerox

Software für mittelgroße Unternehmen

Hat das ehemalige StartUp sich schließlich in den Mittelstand hochgekämpft, werden wieder andere Software-Optionen wichtig. Stichwort ERP und CRM.

ERP-System

ERP = Enterprise Ressource Planning“. Diese Software hilft bei der Ressourcen-Verwaltung.

Darunter fallen:

  • Lagerbestände
  • Material
  • Zeitkontingente

Ein ERP-System vereinfacht zudem die Schätzung von Stückkosten bei der Produktion sowie die Inventur und optimieren die betrieblichen Abläufe. ERP ist ein wichtiges Hilfsmittel bei der Verschlankung und Automatisierung von Betriebsabläufen.

Dabei ist das ERP-System nicht einfach nur eine klassische Warenwirtschafts-Software. Es vereint vielmehr alle operativen Unternehmensprozesse wie:

  • Controlling
  • Finanzwesen
  • Marketing
  • Materialwirtschaft
  • Personalwirtschaft
  • Produktionsplanung
  • Produktionssteuerung
  • Rechnungswesen
  • Verkauf

CRM-System

CRM = Customer Relationship Management. Diese Software ist genau genommen eine Kundendatenbank. Im CRM enthalten sind kundenrelevante Daten wie beispielsweise:

  • Adressdaten
  • Gesprächsnotizen
  • aktuelle Projekte

Warum ein CRM-System so wichtig ist? Ein Unternehmen kann nur dauerhaft bestehen, wenn die Einnahmen die Ausgaben überwiegen. Und das gelingt nur durch zufriedene Kunden. Das CRM-System hilft beim Management der Kundenbeziehungen und sorgt somit dafür, dass sich kundenorientierte Lösungen im Einzelfall finden lassen.

Die richtige Software zum richtigen Zeitpunkt – heute gibt es elektronische Helfer für zahlreiche unternehmerische Tätigkeiten.

Fazit

Welche Software ein Unternehmen benötigt, hängt von zwei Faktoren ab:

  • der Branche
  • dem eigenen Entwicklungsstand

Fakt ist jedoch: ohne Software geht es nicht. Bereits als Start-Up wird ein gewisser Grundstock an Programmen benötigt. Für die Dokumentenerstellung, für die Buchhaltung, für die Rechnungserstellung, für den e-Mail-Verkehr. Die Verwendung von spezieller Software erleichtert den Unternehmensalltag und sorgt zudem für geringere Kosten. Zum Beispiel durch die Einsparung eines Buchhalters und verminderte Steuerberatungskosten.

Mit dem Unternehmen wachsen allerdings auch die Ansprüche an seine Software. Je größer es wird, desto komplexer werden seine Abläufe. Projektmanagementsoftware, sowie Programme für die Zeiterfassung und den Kundenservice kommen hinzu.

Spätestens, wenn das Unternehmen den Mittelstand erreicht hat, sind ERP- und CRM-Systeme ein Muss. Sie helfen beim Ressourcenmanagement und unterstützen beim Kundenmanagement. Geeignete Software ist für Unternehmen in jedem Entwicklungsstand wichtig. Sie spart Geld und Zeit und ermöglicht es dem Unternehmer so, sich auf seine Hauptaufgabe und somit den Sinn des Unternehmens zu konzentrieren.

Kommentar hinterlassen on "Software für Unternehmen – was wird wann wichtig?"

Hinterlasse einen Kommentar

E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.


*


Software für Unternehmen – was wird wann wichtig?

Lesezeit: 4 min
0