Zeiterfassung für junge Unternehmen und StartUps: Basis für die Kalkulation der Preise und die Erfolgsmessung

Ein Partnerbeitrag in Zusammenarbeit mit clockodo.com.

Ein Start-Up-Unternehmen oder ein Gründer verfügt neben seinem Fachwissen, jede Menge Engagement und einer Soll-Planung (bzw. einem Businessplan) noch über vergleichsweise wenige belastbare Finanzdaten oder auch Kalkulationsunterlagen..

Wo beim Materialeinsatz die einzelnen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe auf wenige Gramm genau bekannt sind, tappt der Gründer bei der Arbeitskostenkalkulation weitestgehend im Dunkeln. Deshalb sollte ein Weg gesucht und gefunden werden, den Arbeitszeiteinsatz zumindest einmal abschätzen zu können ohne aufwendige Hardware beschaffen zu müssen. Eine webbasierte Anwendung bietet hier jede Menge Vorteile, da sie ortsunabhängig ist und somit auch an unterschiedlichen Standorten genutzt werden kann.

Am Beispiel des Online-Tools der Zeiterfassung clockodo.com – selbst noch ein junges Unternehmen – werden einige Vorteile und Anwendungsbereiche der Zeiterfassung deutlich.

Flexible Darstellung nach einzelnen Projekten oder Aufgaben

Viele Unternehmer kennen gerade nach der Anlaufphase der ersten Monate eine paradoxe Situation: Die Kapazitätsauslastung geht nahezu gegen 100%, die Umsätze steigen und dennoch weist die Gewinn- und Verlustrechnung noch zu geringe Gewinne aus. Die Zeiterfassung und die Zuordnung der geleisteten Arbeitsstunden zu einzelnen Projekten oder Abteilungen kann hier eine wesentlich bessere Informationsbasis schaffen. Vielleicht sind einzelne Produkte oder Dienstleistungen im Vergleich zur eingesetzten Arbeitszeit viel zu günstig? Oder die ganze Kalkulation oder Preisfestsetzung ist eher auf Umsatzgenerierung und schnelle Kapazitätsauslastung und nicht eine langfristige Gewinnerzielung ausgerichtet.

Deshalb sollte eine Arbeitszeiterfassung nicht nur die reinen Anwesenheitsstunden erfassen können, sondern auch einzelne Zeitabschnitte zu Projekten oder Abteilungen zuordnen können. Bei clockodo.de gibt es deshalb ganz individuelle Auswertungsmöglichkeiten.

Individualdaten oder Teamplanung sind möglich

Ein weiterer Vorteil der Zeiterfassung ist die Möglichkeit für Teams gemeinsam zu planen. So gibt es bei einer webbasierten Anwendung die Möglichkeit und auf Wunsch Teams auch standortübergreifend zu bilden. Damit kann den individuellen Gepflogenheiten eines Unternehmens oder einer Zusammenarbeit einfach Rechnung getragen werden. Das Arbeitszeiterfassungstool kann so wichtige Informationen bereitstellen und auch für zukünftige Planungen herangezogen werden.

Ein beispielhafter Anwendungsfall

Einfacher Export oder Import von Daten

Insbesondere das Rechnungswesen wird darüber erfreut sein, dass sich die Daten aus dem Zeiterfassungssystem clockodo.de auch im standardisierten Dateiformat CSV exportieren lassen. Damit wird die aufwendige und fehlerintensive Mehrfacheingabe von Daten vermieden und die Abteilung kann gleich mit der Auswertung loslegen. So kann das Rechnungswesen die Daten mit internen Stundenverrechnungs- und Kostensätzen anreichern und dann eine Zuschlagskalkulation mit den Gemeinkosten vornehmen. Wenn diese Daten dann mit dem Materialeinsatz bzw. dem Preis von Roh-/Hilfs- und Betriebsstoffen ergänzt werden, dann hat der Vertrieb eine Grundlage für die Festlegung von Mindestpreisen auch bei Abnahme höherer Stückzahlen.

So kann sich im Unternehmen eine Kultur des Mindestpreises einpendeln, so dass der von allen Unternehmen gefürchtete Verkauf unter Einstandspreis vermieden werden kann. Auch bei einer Umstellung von einer bisherigen Zeiterfassung auf das neue System ist der Datentransfer hilfreich. Hier können Bestandsdaten in gängigen Dateiformaten importiert werden. So gehen keine „Altdaten“ verloren und das Unternehmen muss insbesondere in den ersten Umstellungswochen nicht ohne Informationen auskommen.

Fairness untereinander bewahren

Gerade in kleinen Unternehmen ist ein gutes Arbeitsklima wichtig. Deshalb sollten alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen und richtig „Gas geben“. Allerdings ist es bei unterschiedlichen Arbeitszeiten oder einem attraktiven Gleitzeitmodell nicht immer einfach, den Überblick zu bewahren. Die Arbeitszeiterfassung kann hier wesentlich mehr Gerechtigkeit schaffen: Am Ende einer Woche kann man sehen, wer wieviele Stunden gearbeitet hat und wer immer als Erster nach Hause geht oder das Gleitzeitsystem für seine eigenen Zwecke nutzt.

Mit dem Arbeitszeitkonto gibt es dann eine allgemein akzeptierte Form der Messung der Arbeitszeit. Zudem können die Mitarbeiter aufgrund der belastbaren Daten für Brücken oder Gleitzeittage ansparen und so wesentlich mehr aus der Freizeit herausholen. Deshalb ist das Gleitzeitsystem nicht nur ein Mittel für die Gewinnung von Preisdaten und der Herstellung von Fairness, sondern auch Instrument für die Flexibilisierung der Arbeitswelt.

1 Kommentar zu "Zeiterfassung für junge Unternehmen und StartUps: Basis für die Kalkulation der Preise und die Erfolgsmessung"

  1. Es gibt viele Systeme zur Zeiterfassung. Kategorisiert sind sie auf unserer Homepage zu finden.

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