Die alte Kaufmannsregel „Im Einkauf liegt der Gewinn“ hat nichts an Ihrer Aktualität verloren – ganz im Gegenteil. Auch der Erfolgsdruck im Einkauf steigt infolge einer immer stärker werdenden Vernetzung unserer globalen Welt stetig an.
Einkäufer sind deshalb schon lange keine Bestellzettel-Verwalter mehr. Und ihr Einsatzgebiet ist meist international ausgerichtet. Die Aufgabe erfordert zudem eine Menge an Verhandlungsgeschick, da der optimale Einkauf bereits für junge Gründer immer öfter von weitreichender strategischer Bedeutung ist.
Unternehmenserfolg stark durch Kosteneinsparungen getrieben
Wie in anderen Unternehmensbereichen auch, beherrscht der Zwang nach Kostenersparnis ebenso den Einkauf. Denn nicht erst seit der Wirtschaftskrise, in der in vielen Branchen die Umsätze weit eingebrochen sind, wird besonders deutlich, dass der Einkauf ein direkter Hebel ist, um Liquidität im Unternehmen zu sichern. Denn jeder gesparte Euro erhöht in voller Höhe den Unternehmenswinn.
Zwar denken auch Einkäufer zunehmend darüber nach, wie sie über Produktdifferenzierung ihren Beitrag zur Wettbewerbsfähigkeit steigern könnten, aber noch läuft es meistens auf Kosteneinsparungen hinaus.
Checkliste: Wie Sie Ihr Einsparpotential ermitteln
Ermittlung der geplanten Einkaufsvolumina der kommenden 2-3 Jahre
Rollierende Kontrolle des Einkaufsvolumens im Verhältnis zum Umsatz. Ziel: Einkaufskosten so gering als möglich halten.
ABC-Analyse der Einkaufsvolumina
Güteranalyse nach deren Anteil am Einkaufsvolumen und Unterteilung in A-B-C Güter
Bewerten Sie Konditionen und Leistungsvermögen Ihrer Lieferanten
Festlegen welche Anforderungen und Lieferantenkriterien für Sie wichtig sind
Formulieren Sie Ziele für Ihre Einsparungen
Analyse, mit welchen einzelnen Gütern Sie welche Einsparungen erreichen lassen
Kostenoptimal einkaufen – Auf Basis der ausgewerteten Daten einkaufen
Dennoch sehen immer mehr Unternehmen keine weiteren nennenswerten Möglichkeiten für tiefgreifende Kostenreduktionen. Denn die klassischen Ansätze sind häufig erschöpft. Der Einkauf muss deshalb andere Wege finden. Produktivitätssteigerungen und technische Produktveränderungen stehen mittlerweile stark im Vordergrund.
Doch wie findet man gute Einkäufer oder gar neue Lieferanten?
Ein erster Anlaufpunkt hierzu ist sicherlich der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME). Denn dieser fördert durch seinen Netzwerkgedanken den intensiven Erfahrungsaustausch seiner Mitgliedsunternehmen vor Ort mit jährlich weit über 400 Veranstaltungen. Eine Menge Input ist dadurch garantiert.
Gleichzeitig haben sich im Internet eine Vielzahl an virtuellen Einkaufsplattformen etabliert, worüber mit wenigen Klicks weltweit neue Kontakte geknüpft werden können. Ziel dieser Hersteller und Produkt B2B-Portale ist die Geschäftsanbahnung durch die Informationsbereitstellung für die Benutzer. Dabei kann die Kommunikation zwischen vielen Anbietern und Nachfragern stattfinden.
High Performance durch die richtige Informationsversorgung
Zunächst muss der Bedarf genau analysiert werden. Bevor Bestellungen aufgegeben werden, müssen verschiedene Lieferanten miteinander verglichen und die besten Konditionen eingeholt werden. Langfristige Lieferverträge sind meist die Regel, um für das Unternehmen eine gewisse Planungssicherheit zu garantieren.
Auch nachdem die Ware geliefert wurde, ist der Einkaufsprozess nicht beendet. Denn die Ware muss geprüft und verteilt, sowie die Rechnung kontrolliert werden. Erst nach der vollständigen Zahlungsabwicklung ist der Einkaufsprozess abgeschlossen.
Und was zeichnet einen guten Einkäufer aus?
Einkäufer beeinflussen mit ihrem Verhandlungsgeschick wesentlich die Erfolgsaussichten eines Unternehmens und spielen somit eine gewichtige Rolle.
Schauspielerische Fähigkeiten gehören heutzutage zum grundlegenden Handwerkszeug erfolgreicher Einkäufer. Denn neben den bekannten Einwänden auf steigende Umsätze oder gesunkene Kosten beim Lieferanten entscheidet vor allem die richtige psychologische Taktik über eine erfolgreiche Preisverhandlung.
Der operative Einkäufer widmet sich noch ganz konkret der Warenbestellung und der optimalen Überwachung von Lagerbeständen. Strategische Einkäufer hingegen arbeiten konzeptionell und gestalten die Beschaffungsprozesse. Hierfür führen sie Marktuntersuchungen sowie Beurteilungen von Lieferanten und auch Spediteuren durch. Das bedarf es gezielter Branchenkenntnisse.
Deshalb besitzen Mitarbeiter für den strategischen Einkauf meist einen Hochschulabschluss in einer wirtschaftswissenschaftlichen Fachrichtung. Auch bei operativen Einkäufern zeichnet sich dieser Trend ab, obwohl eine kaufmännische Berufsausbildung oftmals noch ausreichend ist.
Um bei der Verhandlung von Verträgen, Preisen, Lieferkonditionen und Zahlungsbedingungen optimale Ergebnisse für das eigene Unternehmen zu erzielen, bedarf es also einer Menge an Know how.